Организация презентации

Для того чтобы организовать среднюю по стоимости презентацию, например, в поддержку рекламной кампании какого-либо продукта, необходимо совершить несколько действий.

Цель презентации

Прежде всего, необходимо четко определить цель презентации. Это может быть, например, усиление массированной рекламной кампании, которая должна вскоре начаться. В таком случае потенциальная мишень получит широкое ос­вещение в прессе события еще до начала кампании, т. е. будет присутствовать не­кая интрига: аудитория еще не видела рекламы продукта, но уже может им заинте­ресоваться.

В данной ситуации задача организующего презентацию РА — получить как можно больший отклик в прессе. Одновременно может решаться и несколько дру­гих задач: например, еще раз показать уверенное и стабильное положение компа­нии на рынке партнерам и дистрибьюторам или важно одновременно с этим продемонстрировать свою лояльность к властям страны или города, от которых зависит выдача лицензии, и нр. Все дополнительные задач и решаются одновремен­ное главной.

Цель презентации — освещение ее в СМИ — диктует выбор дня проведения, оптимальным при этом будет среда или четверг.

Исходя из целей презентации, определяют место ее проведения, а также коли­чество и состав гостей. Оба этих вопроса решают одновременно, т. к. они взаимо­связаны.

Место презентации

Место действия зависит от презентуемого продукта и уровня гостей. Если цель презентации — освещение ее в прессе, то лучше всего, если помещение будет необычным.

Например, презентация одного знаменитого бутика была организована в депо московского метрополитена. На полчаса закрыли станцию метро «Маяковская». В это время по специальным приглашениям телезвезды спускались по эскалатору в метро, для них был подогнан специальный состав, и всех их увезли в депо, где происходило дефиле: модели демонстрировали одежду из этого бутика. По окон­чании гости получили соответствующие уровню презентации подарки. В резуль­тате информация об этом событии прошла по всем телеканалам и была освещена в прессе.

Таким образом, если планируется презентация, например, спортивных товаров, то можно эффектно провести ее в популярном фитнес-клубе, желательно с бассей­ном, где будут устроены выступления по синхронному плаванию. Или — в холле спортивного сооружения, или в отеле. Важно, чтобы это помещение было удобным и в нем могло разместиться планируемое количество гостей. Кроме того, оно долж­но находиться в удобном месте города — в центре или на основном проспекте, куда людям будет легко подъехать и дорога не займет много времени из любой точки города.

Гости

Большой риск для организаторов — если придет слишком много народу и бу­дет тесно, и наоборот — если придет слишком мало людей и будет ощущение пус­того зала. И того, и другого необходимо избежать.

Целевую аудиторию, как правило, задает заказчик презентации. Если это дело­вые партнеры и друзья компании, т. е. те, кто регулярно с ней контактирует, то нуж­но разослать чуть больше приглашений, чем необходимо. Например, если предпо­лагается, что должно быть 200 гостей, то нужно разослать 250-280 приглашений. Тогда придут как раз 180-200 человек.

Если это люди не избалованные подобными мероприятиями, а те, кто с удо­вольствием пойдет развлекаться, особенно если в приглашении обещано что-либо очень интересное: например, выступление известного артиста, показ кинофильма, выставка модного фотографа, — то нужно разослать примерно в два раза больше приглашений, чем нужно, т. е. в данном случае — 350-400.

Если же приглашают известных людей, избалованных вниманием, так называ­емых «светских персонажей», то в этом случае надо послать в три раза больше при­глашений, т. е. 500-550. Из них придут те же 180 человек.

Когда необходимо осветить презентацию в СМИ, то, прежде всего, надо пригла­сить лидеров общественного мнения, которые потенциально могут воспользовать­ся презентуемым продуктом. Если это магазин спортивной одежды или марка спортивных товаров, то важно, чтобы на презентацию пришло как можно больше знаменитых спортсменов. Если это магазин модной одежды — то как можно боль­ше богатых людей, артистов, телеведущих и др. Наличие таких гостей даст журна­листам необходимую «зацепку» для репортажа.

И, кроме того, надо пригласить максимальное количество журналистов.

Журналистов приглашают персонально. По теме презентации выбирают соот­ветствующие издания и составляют список журналистов, которые пишут на эту тему. С каждым журналистом лучше всего заранее поговорить по телефону, после чего отправить приглашение. Журналистам и обычным гостям высылают пригла­шение на одно лицо.

Плакат из проекта «Студия». Издательский дом «Спорт Экспресс». Фотограф Сергей Касьянов (Москва)

Отдельно приглашают представителей власти и особо важных гостей. Их лич­но обзванивает руководитель компании не позже, чем за 10 дней до презентации, согласно международному этикету. После получения согласия прийти высокопо­ставленным гостям обязательно присылают два приглашения. Самым большим чиновникам и самым важным и желанным гостям нужно позвонить накануне пре­зентации, чтобы еще раз о ней напомнить.

Стилистика

После всего прочего продумывают идею и стилистику презентации, которая может быть самой разной. От самой изысканной — когда все помещение оформле­но цветами, играет классическая музыка, строго одетые официанты подносят до­рогие вина и шампанское, от гостей требуются вечерние костюмы и платья; до авангардной — где все в джинсах, по стенам развешаны рваные плакаты, гостей уго­щают пивом и хот-догами. Презентацию можно оформить в спортивном стиле, на­циональном стиле, ретро-стиле и т. д. — все зависит от фантазии организаторов. Но главное — чтобы стилистика была выдержана от начала и до конца. Не может быть хорошей безыдейной презентации: событие должно быть придумано и организо­вано так, чтобы всем хотелось о нем рассказать и написать.

В соответствии со стилистикой делают приглашение, составляют меню, выби­рают музыку, приглашают артистов, продумывают подарки и их упаковку: все это является составными элементами стиля.

Приглашение

Приглашение должно соответствовать стилистике презентации: оно может быть, например, напечатано на дорогой бумаге с золотыми вензелями или же на­писано на картонке плакатным шрифтом.

Но в любом случае лучше, если оно именное и на нем стоит фамилия и подпись от руки руководителя компании. На крайний случай можно использовать факси­миле пли в макете приглашения заложить подпись синего цвета, чтобы ее напеча­тали в типографии вместе с текстом приглашения.

В тексте приглашения также должна быть соблюдена стилистика — он может быть написан официально или с юмором. В приглашении обязательно указывают день, время и место презентации. Если место необычное, то нужно сделать на самом приглашении или на вкладыше схему проезда. Можно написать программу меро­приятия. Также может быть указан dress code — желательный вид одежды. (Обычно это упоминают, если требуется вечерняя одежда.) Можно добавить и просьбу под­твердить свое присутствие по такому-то телефону за день-два до презентации. Не­обходимо также, чтобы в приглашении было четко указано — на одно или на два лица. Оформление конверта тоже зависит от стилистики.

В СМИ дополнительно направляют факс или письмо по электронной почте на имя главного редактора или редактора отдела, чтобы они знали, какой из их журналистов приглашен на презентацию.

Оформление места презентации

Всегда лучше, если вход места презентации празднично оформлен. В последние годы модно оформление воздушными шариками, кроме того, можно использовать цветы, флажки и т. д. Перед входом может играть духовой оркестр или звучать му­зыка из динамиков. Все вместе это настраивает гостей на праздничный лад.

При входе гостей должны встречать либо сотрудники РА, либо специальные люди, одетые соответственно стилистике мероприятия. Обязательно должна быть регистрация прессы, а иногда регистрируют и гостей. Для регистрации журнали­стов за столиком с табличкой «Пресса» сидит человек и записывает фамилии и ко­ординаты пришедших журналистов, которых тут же можно спросить, когда пред­полагается выход материала, сделав об этом пометку. Журналистам вручают пресс-релиз или пресс-пакет. Пресс-релиз должен быть как можно более объем­ным, содержать максимум информации о компании, о ее продукции, маркетинговой стратегии, планах и т. д., чтобы облепить работу журналистов, дав им необходи­мую информацию для публикации. Пресс-релиз пишут заранее и делают несколь­ко больше экземпляров, чем приглашенных журналистов, т. к. некоторые гости тоже могут захотеть его получить. Пресс-пакет может включать папку с пресс-релизом и дополнительными материалами: например, диаграммами, таблицами, буклетом, иллюстративным материалом (фотографиями руководителей компа­нии, продукции и т. д.).

Плакаты для наружной рекламы водки «Смирновъ». PA Euro RSCG Maxima (Москва).

Гран-при конкурса «Печатная реклама» 7 ММФР. «Бронзовый Лев» в номинации

«Алкогольные напитки» конкурса Press & Poster МФР «Каннские Львы-98»

(см. раздел 4.2)

Плакат «Жизнь удалась!». РГ «ЛогвинОез1дп» (Москва). Специальный приз жюри конкурса «Печатная реклама» 7 ММФР «За икраметность» (см. раздел 4.4)

Плакаты для наружной рекламы «Делси - крупная рыба».

Торговая марка «Делси». РА «Анатольев и партнеры»

(Красноярск). Гран-при конкурса «Печатная

реклама» 9 ММФР (см. раздел 2.8)

Постеры из рекламной кампании «Избегайте неэффективных решений».

Телекоммуникационная компания Comstar.

PA Euro RSCG Maxima (Москва). 1 место в номинации

«Корпоративная реклама» конкурса «Печатная

реклама» 11 ММФР (см. раздел 2.3)

Плакаты для наружной рекламы из серии «Формы». Каталог IKEA. PA BBDO Moscow.