98. Подготовка и планирование участия в выставке экспонента. Этап проведения и послевыставочная стадия.

Основные этапы проведения выставки:

1. Принятие решения об участии в выставке.

2. Организация участия в выставке.

3. Работа на самой выставке, функционирование стенда.

4. Послевыставочная деятельность.

• Планирование участия в выставке.

1. Постановка маркетинговых целей, относящихся к участию в выставке: коммуникативные цели, цели ценовой политики, цели товарной политики.

2. Стратегическое планирование выставочной деятельности – миссия и весь комплекс маркетинга. Стратегическими целями могут быть формирование благоприятного имиджа предприятия, оценка общей коньюктуры рынка, изучение тенденций развития отрасли, поиск новых рынков, уточнение позиционирования своего товара на фоне товаров конкурентов и др.

3. Оперативное планирование – выбор выставки, определение целей участия в конкретной выставке.

• Решение участия в международной выставке принимается задолго, иногда за 2-3 года. Возможно совместное участие нескольких организаций. Если фирма ориентирована на территориально ограниченный рынок, то предпочтение отдается известным региональным выставкам.

• Выбор выставки зависит от организации, бюджета, маркетинговых целей предприятия, планируемого конечного результата, степени готовности в конкретный период времени (людские ресурсы)

• Подготовка участия в выставке:

1. Подготовка персонала, экспонатов.

2. Определение бюджета, определение критериев успеха участия в выставке.

3. Планирование работы после окончания выставки.

4. Определение размеров необходимой выставочной площади.

5. Заключение договора об участии: оговариваются условия предоставления площади и оборудования. Письмо-заявка – подтверждает согласие предприятия с условиями выставки. После подачи письма предприятие вносится в официальный каталог выставки.

6. Информационное обеспечение на подготовительном этапе. Рекламно-информационную деятельность осуществляет не только предприятие, но и компания-организатор выставки, необходимо согласовать.

• Цели рекламы: популяризация имиджа экспонента, ознакомление посетителей с разнообразием экспонатов, осведомленность о расположении стенда на территории выставки, убедить посетителей в необходимости посещения выставки.

1. Заранее – организация питания сотрудников.

• Основные ошибки в подготовке:

• - неосведомлённость потребителей об участии в выставке;

• - несоответствие тематики выставки целям предприятия;

• - важно, будут ли охвачены существующие потенциальные или новые сегменты рынка, важные для предприятия;

• - важна репутация организатора выставки.

• Этап функционирования выставки.

• Самый короткий, но наиболее загруженный этап.

1. Перед открытием проверяется готовность стендов, экспонатов, документации;

2. Ведется качественный анализ данных (информация от посетителей, конкурентов, оценка замечаний, высказываний);

3. Помимо стендов м.б. демонстрация видео, вывески, раздаточный материал.

4. Работа корпоративного веб-сайта, либо специально созданного промо-сайта, на котором активно выкладываются фото, видео материалы во время выставки. Сайт должен продолжать работать и после окончания выставки.

5. Работа сотрудников:

• - проводится инструктивное совещание, назначается ответственный за работу у стенда. На стенде должно работать минимум 2 стендиста. Проговариваются наиболее частые, скользкие вопросы.

• - Организатор оценивает, какая площадь нужна для стенда, какие экспонаты наиболее ценны – эта информация необходима, чтобы устранить недостатки в последующей выставочной деятельности.

• - Организатор может посетить выставочные стенды конкурентов для оценки общей коньюктуры рынка, деятельности конкурентов.

• - Технические работники – обеспечивают работу стенда, раздают рекламную продукцию.

• - Работа стендиста:

• Стендист должен хорошо разбираться в продукции предприятия. От стендиста требуется: выделять предприятие с использованием стенда, активно стимулировать интерес к стенду, привлекать клиентуру, пояснять непонятные посетителям элементы стенда.

• Прием «работа с куклой» - нанимается 1-2 опытных промоутера. Они создают видимость наличия публики возле стенда, активно беседуют со стендистом – это привлекает публику.

• Одна из задач стендиста – не отпускать заинтересованных клиентов без обмена координатами.

• Стендист должен быть готов к приходу конкурентов. Вне зависимости от отношений, им тоже вручаются рекламные материалы.

• Визит журналистов: их необходимо приглашать на мероприятия по итогам выставки.

• Послевыставочный этап.

• Проводится целый комплекс послевыставочных мероприятий. Часть из них проводится для сотрудников внутри фирмы, часть – для СМИ и общественности.

• Для сотрудников проводится совещание по подведению итогов выставочных дней – как правило, не позднее 15 дней после окончания выставки, пока информация еще свежа в сознании участников. После совещания составляется подробный отчет об участии в выставке.

• Работа послевыставочного этапа ведется по следующим направлениям:

1. Анализ контактов, собранных на выставке, который включает классификацию и оценку отношений, оценку заинтересованности посетителей, активацию деятельности компании по выполнению полученных заказов, оперативное предоставление клиентам запрошенных дополнительных данных.

2. Затраты участия: оценка сметных и реальных затрат, затрат на рекламные и пиар мероприятия.

3. Анализ впечатлений, откликов, реакций посетителей на фоне активности у конкурентов.

4. Оценка состава посетителей.

5. Анализ контрактов, договоров.