10. Специальные мероприятия для журналистов. (Пресс-конференция, брифинг, пресс-ланч, пресс тур, семинар, круглый стол).

Пресс-конференция – встреча официальных лиц организации с представителями СМИ с целью информирования общественности по актуальным вопросам. Обязательно нужен информационный повод.

Подготовка и проведение:

дата и время проведения пресс-конференции выбираются с учетом времени освещения информации утренними и вечерними газетами, радио и телевидением. Начало в 11 утра позволяет вечерним газетам сделать краткое сообщение в этот же день вечером, а утренним – на следующий день. День проведения назначается так, чтобы не было совпадения по времени с другими важными для общественности мероприятиями.

СМИ извещаются о предстоящей пресс-конференции заранее – (сначала почтой – приглашение, пресс-релиз), а затем по телефону. Извещение (анонс) должно быть четким и ясным: предмет (тема), дата, время и длительность, место проведения, докладчик, имя и должность специалиста PR для контакта, номер телефона. Иногда стоит сообщить некоторые подробности, убеждающие журналиста в целесообразности освещения события. Извещение рассылается за неделю, за день до проведения следует сделать телефонный звонок-напоминание.

Тексты всех докладов должны быть отпечатаны заранее и быть доступными на пресс-конференции для всех присутствующих. По ее окончании эти тексты рассылаются в газеты и журналы, представители которых не присутствовали на конференции.

Место: зависит от значения конференции. Проводятся в основном в гостиницах, пресс-агентствах (Интерфакс, РИа-новости, Итар-тасс, Мир новостей)

Зал: на фоне докладчика – логотип организации. Обязательно предоставление воды, двусторонних табличек с именами. Нужно, чтобы у всех журналистов были места, а телевизионщики друг другу не мешали.

Длительность пресс-конференции должна быть объявлена заранее – чтобы репортеры знали, сколько у них будет времени для вопросов.

Докладчика надо держать вне достижения репортеров до начала конференции.

Для дополнения презентации докладчика стоит подготовить сопутствующую информацию – пресс-кит, включающий все относящиеся к докладчику, предмету и организации материалы.

Должен быть ведущий. Его роль: приветствует всех, говорит о продолжительности встречи (30-60 минут), представляет докладчиков, координирует вопросы

При прибытии журналистов проводится аккредитация, выдается раздаточный материал (пресс-релиз, ручка, блокнот). Встречать журналистов должны сотрудники пресс-центра и сам ответственный за связь с прессой.

По окончании пресс-конференции журналистов принято угощать напитками и легкими закусками

После завершения пресс-конференции проводится пресс-клиппинг (мониторинг публикаций СМИ для отчёта)

Брифинг – в отличие от пресс-конференции, брифинг проводится по наиболее важным событиям общественной, политической и экономической жизни. Брифинг часто бывает ответной реакций руководителей, глав ведомств на кризисную ситуацию. Брифинг представляет собой непродолжительную встречу официальных лиц с представителями СМИ, на которой вкратце излагается официальная позиция по определенному вопросу или согласованная сторонами, участвующими в международных переговорах, заседаниях, конференциях, информация об их ходе, взглядах сторон и т.д. Брифинг длится в среднем 15-30 мин., как правило, на брифинге выступает один спикер, который может отклонить вопрос журналиста, сославшись не недостаточность данных или переадресовать его вопросом боле компетентному лицу.

Пресс-ланч – неформальные встречи с журналистами, направленные на поддержание и улучшение взаимоотношений.

Экскурсии (пресс-туры) – журналисты получают «эксклюзивную возможность» посетить с профессиональными целями особо охраняемые, секретные, опасные для жизни и т. п. объекты – в режиме самостоятельного доступа недостижимые. Могут служить в качестве имиджевых мероприятий – например, корпорация ИКЕА раз в год вывозит журналистов в город Эльмхульт в Швеции, где был открыт первый магазин ИКЕА.

Круглые столы – одна из форм генерирования и многостороннего обсуждения идей, значимых для различных групп общественности. Так, например, обсуждение актуальных социально-значимых проблем может быть организовано в форме «круглого стола», участниками которого являются авторитетные представители академического сообщества, делового мира, госаппарата, общественных организаций, СМИ.

Темы и обсуждаемые вопросы планируются и обсуждаются заранее, участников знакомят с ними до начала заседания. Это дает участникам возможноть подготовить аргументы, материалы для демонстрации, цифры, факты. Число участников может составлять 6-14 человек. Таблички-идентификаторы имен и организаций облегчают процесс общения. Работу «стола» организует ведущий, он объявляет участникам порядок хода обсуждения и регламент, объявляет вопросы для обсуждения и корректирует ход дискуссии. Если «круглый стол» транслируется СМИ, необходима подготовка студийного помещения, стол должен иметь форму, обеспечивающую всем участникам видимость друг друга.

Семинары – один из основных видов учебных практических занятий, имеющих целью передачу сведений, знаний. Широко используется при обучении в ВУЗах. Вид групповых занятий по какой-либо научной, учебной и др. проблеме, обсуждение участниками заранее подготовленных сообщений, докладов и т. п.

Виды семинаров

• Учебный семинар проводится в университетах, школах, училищах с целью закрепления учебного материала в памяти, отработки умений и формирования навыков деятельности или высокой степени компетентности по разным вопросам.

• Бизнес-семинар - занятие проводимое для представителей компаний, фирм, государственных учреждений с целью повышения образовательного уровня, обмена опытом и мнениями по различным вопросам, связанным с основной деятельностью всех, кто участвует в данном мероприятии, прежде в сфере бизнеса, предпринимательства.

• Научно-практический семинар - мероприятие организуемое с целью выработки какого-либо решения или мнения по поводу разных проблем интересующих специалистов, прежде всего учёных, то есть научных работников и практиков, которые применяют те или иные методы и технологии для разрешения существующих трудностей, ради которых и был организован такой семинар.