1.Печатные средства коммуникаций

Развитие Интернет обуславливает вытеснение печатных средств коммуникаций электронными. Тем не менее, печатные средства еще остаются актуальными для внутриорганизационных коммуникаций, особенно там, где они более доступны.

К печатным средствам организационных коммуникаций относятся периодические новостные издания (листки новостей, газеты, журналы), управленческие публикации, брошюры, методические инструкции, книги, письма, вкладыши и приложения, доски объявлений, копии речей и выступлений.

Выпуск печатных средств организационных коммуникаций имеет следующие цели:

Поддержка информированности занятых об основных направлениях бизнеса, ориентирах и целях организации.

Предоставление занятым информации, необходимой им для профессионального выполнения своих функций.

Поощрение занятых поддерживать и улучшать организационные стандарты качества, эффективности и социальной ответственности.

Признание достижений и успехов занятых.

Листки новостей, газеты и журналы.

Периодические новостные публикации организации могут иметь форму простого листка новостей или малоформатной газеты. Новостные издания могут содержать рекламу – для поддержки издательских затрат.

Организационные издания ориентированы на несколько групп общественности, однако большинство изданий используется в коммуникациях с занятыми. Занятые – приоритетная аудитория организационных публикаций. Преимуществом организационных публикаций является их способность довести специфическую и детализированную информацию до узко определенных целевых аудиторий. Многие организации имеют несколько изданий для занятых; каждое разработано так, чтобы соответствовать информационным потребностям конкретных групп занятых. Листок должен служить важным средством для объяснения менеджментом философии и политики компании. Топ-менеджмент должен предоставлять редакции часть материалов (давать интервью, отвечать на вопросы читателей, делать официальные сообщения). Топ-менеджмент должен участвовать в формировании миссии и определении целей издания, его задач и редакционной политики, санкционировать бюджет.

Важно, чтобы листок также обеспечивал двустороннюю коммуникацию, выражая не только позиции менеджмента, но и мнения других сотрудников. Двусторонний поток информации может строиться так: издание предлагает тему, задает вопросы для обсуждения, проводит исследования, а затем публикует результаты. Двусторонние коммуникации предполагают доверие. Занятые часто не склонны задавать вопросы или писать в редакцию, если не верят, что их мнение значимо и способно внести свой вклад в решение проблем.

Внутренние газеты или листки новостей – одно из наиболее распространенных средств коммуникаций. Небольшой листок – достаточно доступное средство коммуникаций. Благодаря настольным издательским системам он относительно просто и быстро готовится, а также не дорого печатается. Он может распечатываться на принтере и размножаться с помощью ксерокса. Листок-газета может издаваться полиграфическим способом.

Листки могут быть тематическими, выпуск по конкретной тематике («новости рынка», «новые проекты», «персонал») может окрашиваться в свой цвет. Формат листка определяется его назначением. Формат А-4 удобен для кратких сообщений, однако мал для обзоров, очерков, историй и аналитических статей.

Преимуществом корпоративной газеты должна быть ее близость к повседневным профессиональным интересам сотрудников, их участие в формировании газеты. Здесь должны быть интервью не только с топ-менеджерами среднего и высшего уровней, но и с менеджерами среднего и низшего уровней, а также с занятыми; должна присутствовать их точка зрения. На последней странице могут размещаться объявления (на платной основе) и реклама, имеющие отношения к интересам читателей. Так, например, в газете Университета Джорджа Вашингтона, которую читают в основном студенты и сотрудники, а также стажеры и гости университета, на последней странице размещались объявления о вакансиях и местах стажировок для студентов, а также из серии «занимаюсь с отстающими», «даю уроки», «найдено-потеряно», «куплю-продам», «сдаю-снимаю».

Одной из проблем корпоративной газеты является низкий интерес к ней занятых. Занятые могут относиться к газете как к чему-то далекому от них. Решением проблемы является превращение газеты в достаточно открытую трибуну, в дискуссионный ринг, в ярмарку идей. Занятые должны хотеть читать о том, что происходит в организации.

Ежегодные отчеты для сотрудников.

Относительно новым и менее распространенным средством для российских организаций являются ежегодные отчеты для занятых, хорошо известные в практике иностранных компаний. Такие отчеты могут печататься параллельно с ежегодными отчетами для акционеров или распространяться как единые годовые отчеты. Естественно, что многие сотрудники интересуются результатами работы компании и тем, что делает менеджмент для ее будущего. Ежегодный или годовой отчет несет информационную функцию, отражая деятельность и значительные события компании в течение года.

Типичный отчет включает:

Обращение-письмо высшего руководителя к штату компании, рассматривающее результаты работы за год и содержащее благодарность занятым за их помощь в достижении результатов.

Описание компании. Простое географическое объяснение того, что организация представляет собой и где расположены ее отделы, филиалы.

Организационная политика. Обсуждение текущих задач – по поводу которых менеджмент имеет серьезное мнение и в решении которых он ищет поддержки занятых.

Финансовое положение компании с описанием активов, задолжностей компании и собственности акционеров в динамике.

Освещение социальной ответственности. Обсуждение роли организации в решении социальных задач общества.

Материалы, акцентирующие человеческий аспект, показывающие значимость людей для организации. Это могут быть достаточно глубокие профили конкретных занятых, комментарии специалистов об их работе и зарисовки, эссе о людях на работе.

Годовой отчет – это средство признания достижения сотрудников. Годовые отчеты все чаще публикуются на Интернет-сайтах организаций.

Книги, брошюры, инструкции.

Книги, брошюры и методические инструкции играют обеспечивающую роль в информировании занятых, дополняя новостную информацию о текущих событиях подробным и системным описанием деталей важных для компании вопросов.

Эти средства коммуникаций выполняют следующие функции:

Введение. Книги, брошюры и инструкции вводят новых сотрудников, стажеров, посетителей в состояние дел, помогают им «вписаться» в корпоративную среду и понять процессы, происходящие в компании в историческом, культурном и технологическом контексте.

Информационно-справочная. Корпоративные публикации могут детально объяснять корпоративную политику по конкретному вопросу, что трудно сделать в небольшой газете. Это может быть история развития компании, программа повышения квалификации, правила техники безопасности, организационная политика и процессы профессионального роста. Здесь можно получить точные данные о деятельности компании, познакомиться с правилами и процедурами организации, корпоративными ценностями и нормами поведения.

Институциональная. Корпоративные издания декларируют и тем самым формально определяют культурные ценности, основные принципы, нормы и правила поведения в компании, которым должны следовать занятые.

Создание своих книг-летописей, своеобразных историй становления и функционирования предприятий с фотографиями, собственными героями, не редкость в практике российских предприятий, работающих много десятилетий. Такая книжка может быть составлена старейшими сотрудниками, стоявшими у истоков компании. Иногда такие книги пишутся сторонним автором по заказу организации. Книги помогают хранить традиции, знакомить гостей с организацией, используются как сувениры и символы значимости компании.

Доски объявлений.

Доски объявлений весьма распространены в организациях. Однако менеджмент не всегда помнит, что они могут использоваться не только для информирования в чрезвычайных ситуациях, но и для улучшения производительности труда, сокращения потерь и инцидентов.

Доска объявлений может висеть у входа в компании внутри или в другом месте интенсивного потока занятых – в переходах и коридорах.

Доски объявлений позволяют размещать короткие сообщения в людных местах. Доска может быть разделена на тематические разделы. Чтобы сделать доску объявлений читаемой, следует регулярно ее обновлять, например, еженедельно. Если занятые видят на доске одну и ту же информацию, они перестают обращать на нее внимание. Ведением доски объявлений может заниматься один человек в подразделении ПР. Во многих организациях наряду с обычными работают электронные доски объявлений.