1. Презентация

В практике делового общения широкое распространение получи­ли презентации. Рассмотрение этой важной формы коммуникации начнем с уточнения значения самого слова презентация. Латинское praesentatio переводится как «представление», «предъявление». Вна­чале это слово употреблялось у нас в качестве термина в значении «предъявление, представление к взысканию денежного документа» (например, презентация векселя). Об этом говорят данные «Толко­вого словаря русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова (т. 3, 1939), «Словаря русского литературного языка» в 17 томах (т. 11, 1961). «Современный словарь иностранных слов» (1993) уточняет прежнее и фиксирует новое значение слова презентация. Приведем полный текст словарной статьи из этого словаря:

Презентация (лат. praesentatio) — 1) представление, предъявле­ние переводного векселя лицу, обязанному совершить платеж (трас­сату); 2) общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, напр, книги, журнала, кинофильма, теле­программы, организации.

Любопытно, что в «Толковом словаре русского языка» С. И. Оже­гова и Н. Ю. Шведовой (1993) данное слово вообще не приводится. А вот в «Толковом словаре русского языка конца XX в. Языко­вые изменения» (1998) отмечаются только его новые значения:

1. Большой официальный прием (иногда с угощением), устраи­ваемый фирмой, организацией, предприятием и т. п. с целью рекламы, для ознакомления со своей деятельностью

2. Торжественное публичное представление, демонстрация чего-либо, ознакомление с чем-либо (иногда сопровождаемое при­емом с угощением).

Приведенные в словарях толкования слова презентация позволя­ют глубже осмыслить суть явления, обозначенного этим словом, и учесть его трансформации при чтении литературы, относящейся к разным историческим периодам.

Под презентацией мы будем понимать любое публичное представ­ление чего-либо нового.

По мнению Л. Арредондо, специалиста по эффективной коммуни­кации, презентации помогают отдельным лицам или организациям приобрести необходимую известность, которая является визитной карточкой делового успеха, и таким образом достичь своих целей.

В книге «Искусство деловой презентации» он пишет: «Презента­ция — испытанное средство привлечь внимание. Деловая презента­ция, проведенная успешно, заставляет людей положительно оценить и вас и ваше сообщение. Как для отдельных людей, так и для орга­низаций успешная презентация — это профессиональный инстру­мент, помогающий добиваться желаемого».

Автор формулирует цели, которых может достичь человек в ре­зультате успешной презентации:

1. Создать мнение о себе как о высококвалифицированном специ­алисте, знающем свою работу и относящемся к ней творчески.

2. Проявить свои лидерские качества и интеллектуальный потен­циал.

3. Продемонстрировать инициативность, организованность и спо­собность к творчеству.

4. Убедить других принять ваши идеи, рекомендации, предложе­ния или точку зрения.

Большие возможности презентация открывает и перед организа­цией любого типа. Она позволяет:

1. Продвинуть продукцию, услуги; расширить интересы, обога­тить программу.

2. Распространить информацию внутри организации или среди широкой публики.

3. Повысить узнаваемость имени или названия.

4. Поднять восприимчивость потребителя к новым продуктам или услугам.

5. Найти пути и новые возможности воздействовать на тех, кого организация стремится обслуживать (т. е. клиентов, избирате­лей, жертвователей и прочих).

Таким образом, презентация мобилизует ресурсы личности и организации, увеличивает их популярность, привлекает внимание к их деятельности деловых кругов и широкой общественности.

Главная цель деловой презентации — убедить присутствующих действовать в нужном направлении: одобрить предлагаемый проект; поддержать новую идею, предложение; купить продукт или услугу; принять бюджет, законодательный акт; использовать полученную информацию; внедрить новые методы; проголосовать за кандидата; подписаться на периодическое издание и т. п.

Как и другие виды делового общения, презентация представляет собой далеко не простое явление. Существуют различные виды пре­зентаций. В литературе делаются попытки классификации презен­тации по разным основаниям.

Так, Л. Арредондо дифференцирует презентации по отношению аудитории к презентатору. Он выделяет два типа презентаций: внеш­ние и внутренние.

Внешняя презентация рассчитана на лиц, не принадлежащих к организации, которую представляет презентатор. Например, выступ­ление торгового представителя фирмы перед покупателями.

Внутренняя презентация относится к тем ситуациям, при которых презентатор и аудитория находятся в рамках одной и той же орга­низации (например, управляющий обращается к руководящим ра­ботникам своей фирмы, менеджер выступает перед сотрудниками отдела, референт докладывает совету по некоторой теме).

Внутренние презентации в зависимости от позиции сторон по вер­тикали делятся на нисходящие и восходящие. Если коммуникация идет вниз по иерархической лестнице, т. е. руководитель выступает перед начальниками подразделений, начальники перед подчиненны­ми, то презентация будет «нисходящей». И, наоборот, презентация подчиненного перед начальниками, начальника перед вышестоящим руководителем называется «восходящей». В любом случае готовит презентацию специалист-пиарщик.

Как внешние, так и внутренние презентации могут быть продви­гающими (их цель — рекламировать, продвигать, внедрять новые идеи, услуги, товары, программы, поддерживать определенного кан­дидата, политическую платформу и т. п.) и информационными (ос­новной удар делается на сообщение и передачу информации)

Представляется целесообразным рассматривать презентации так­же с точки зрения размера аудитории, т. е. количества слушателей, к которым обращается презентатор. По этому параметру можно вы- делить три типа презентации. Условно назовем их публичные, ка­мерные и приватные.

Публичная презентация. Она рассчитана на большую аудиторию. Публичные презентации бывают массовыми (от 50 человек до 200 и более) и групповыми (от 15 до 50 человек). Заметим, что четкой границы между этими видами провести невозможно, так как пове­дение аудитории, ее характеристики зависят не только от количества слушателей, но и от многих других обстоятельств.

Публичная презентация представляет собой, как правило, хоро­шо спланированное и подготовленное мероприятие. Обычно она проводится в соответствии с заранее разработанным сценарием, в котором четко определены роли всех участников, содержание и по­рядок их выступлений, использование визуальных вспомогательных средств (плакаты, схемы, таблицы, слайды, фильмы и др.). Специаль­ное время отводится ответам на вопросы. Публичная презентация проходит чаще всего в течение 1,5—2 ча­сов. Начинать ее рекомендуют примерно в 15.00—16.00 часов.

После презентации организаторы предлагают коктейль или фур­шет (17.00-19.00).

Соответствующим образом готовится помещение для презента­ции. Зал заседания, фойе оформляются рекламными плакатами, стендами, иллюстративными материалами и т. п.

Хорошее впечатление на участников презентации производит вру­чение им рекламных подарков, в качестве которых используют не­дорогие предметы: авторучки, записные книжки, календари, значки, проспекты, печатная продукция организации и др.

Принято сообщать о предстоящей презентации в средствах мас­совой информации, а участникам и гостям присылать пригласитель­ные билеты.

При проведении публичной презентации очень важно учитывать особенности поведения и реакции людей в большой аудитории. Вот что пишет по этому поводу Э. Джей в книге «Эффективная презен­тация»: «Главный парадокс аудиторий состоит в том, что чем они больше/тем больше похожи на одного человека. Вместо того, чтобы стать более разрозненной, она становится более однородной. (действуют законы социальной психологии). В свя­зи с увеличением размера аудитории у ведущего возникает допол­нительная проблема: чем больше аудитория, тем меньше она реаги­рует на то, что презентуется, и тем больше на человека, который все это презентует».

Таким образом, для публичной презентации характерны, прежде всего, строгая регламентированность процедуры ее проведения (по­рядок выступлений, распределение ролей, согласование тематичес­кой направленности речей, ответы на вопросы и т. п.) и четкое струк­турирование презентационных речей. При демонстрации предмета презентации особенно важно обратить внимание на такие парамет­ры: актуальность решаемой задачи, новизна и оригинальность реше­ния, перспективы развития, коммерческая эффективность, готов­ность общества к восприятию данного проекта.

Камерная презентация. Это довольно распространенный тип пре­зентации для небольшого количества слушателей (до 15 человек). Такие презентации проводят в помещениях фирм, организаций, уч­реждений. Особой популярностью камерные презентации пользуют­ся у торговых фирм, продающих косметику, посуду, лекарства и дру­гие мелкие товары. Нередко такого рода презентации проводят не только в помещениях организаций и учреждений, но и в домашней обстановке.

Хозяйка дома, играющая роль женщины «приятной во всех отно­шениях», приглашает к себе в гости подруг, знакомых на презента­цию товаров. Она поддерживает оживленную беседу, подает легкую закуску, чай, кофе и предлагает сделать заказ на тот или иной товар. С продажи каждого предмета она получает определенный процент.

Концепция домашних вечеров хорошо изучена и давно уже ши­роко используется на Западе и в США. Например, известная ком­пания Tuppervare вообще отказалась от сети розничных магазинов. Подсчитано, что каждые 2,7 секунды где-нибудь начинается вечер, организуемый этой компанией, и в день она продает более 2,5 млн единиц товара.

Как считают психологи, решающим фактором оказывается здесь не качество самого продукта, а возникающая социальная связь. Люди больше доверяют тем, кто им знаком и кто им нравится, поэтому они охотнее покупают у подруг, чем у незнакомого продавца. Интересно то, что сами покупатели ощущают оказываемое на них улыбчивой «подругой» давление, но не знают, как его избежать. Вот как описы­вает свою реакцию на такие презентации одна женщина:

Дело дошло до того, что я начинаю выходить из себя, когда кто-нибудь приглашает меня на вечер, организуемый фирмой Tuppervare. У меня уже есть все контейнеры, которые мне требуют­ся, и если мне потребуется еще какая-либо вещь, я смогу без труда купить ее в любом магазине, причем даже дешевле. Но когда меня приглашает подруга, я чувствую, что должна идти. И когда я при­хожу на вечер, я чувствую, что должна что-то купить. Что я могу поделать? Ведь это я делаю для одной из моих подруг . Отличительной особенностью маленькой аудитории является то, что она не представляет собой единого монолита, чего-то целого. Здесь каждый остается личностью, имеет возможность проявить свою индивидуальность. В маленькой аудитории от презентатора ждут не длинного монолога, а живого, непосредственного диалога, умения во­влечь в разговор всех присутствующих. Количество времени, посвящен­ного ответам на вопросы, в определенной мере является показателем успешной презентации. Очень важно во время презентации уметь со­здать неформальную, непринужденную, доверительную обстановку. Приватная презентация — неофициальная презентация, предназна­ченная для 1—2 человек. Чаще всего такая презентация осуществляется при продаже товара в магазине (продавец — покупатель), в учреждени­ях, организациях, на производстве, на улице (реализатор- распространитель — потенциальный покупатель, клиент) и т. п.

Чтобы добиться желаемого успеха, презентатор должен быть хо­рошим психологом, уметь разбираться в людях, быть квалифициро­ванным товароведом, досконально знать достоинства и недостатки распространяемого товара своей фирмы, а также аналогичных това­ров конкурентов.

Анализ подобных приватных презентаций позволяет представить их примерную схему. Она выглядит следующим образом:

1. Выбор и оценка потенциального покупателя, клиента (возраст, внешний вид, материальные возможности и т. п.).

2. Общая характеристика презентуемой фирмы, ее услуги, предо­ставляемые клиентам.

3. Анализ качества предлагаемого товара и сопоставление его с образцами конкурирующих фирм (эффективность, удобство, безопасность, универсальность, стоимость и др.). Выделение преимуществ данного товара.

4. Нейтрализация сомнений и возражений покупателя, клиента.

5. Приглашение к сотрудничеству, указание на каналы связи.

Важной особенностью приватной презентации является ее диало­гический и разговорный характер. Это позволяет достичь большей теплоты и доверительности в беседе с клиентом.

Свободная структура разговора дает возможность оперативно ре­агировать на слова собеседника, адекватно отвечать на его реакции, своевременно разрешать его сомнения, корректировать собственную стратегию и тактику. В результате приватной презентации клиент зачастую становит­ся помощником презентатора, пропагандируя товар среди своих дру­зей и знакомых.

Презентацию для немногочисленной группы участников лучше всего проводить, расположив всех за одним столом, особенно, если предполагается общее обсуждение. Вполне понятно желание ведущего находиться за ОДНИМ СТОЛОМ с участниками в такой группе. Это помогает созданию дружественной творческой атмосферы, одновременно позволит ненавязчиво направлять общее обсуждение в нужное русло. Наиболее естественным способом расположения слушателей для такого случая является вариант «круглого стола», но если для презентации вы предполагаете использовать нечто больше, чем заранее розданные печатные материалы, а именно презентационное оборудование – доски, флип-чарты, проекционные устройства, то планируя расстановку стульев для участников помните, что одно из направлений должно остаться свободным, чтобы обеспечить комфортную видимость соответствующих средств для всех участников одновременно. Если сообщение или совместное обсуждение требует просмотра изображений на компьютерном дисплее или видеозаписей, следует позаботиться о большом экране для вывода изображения: уже 3 человека не смогут смотреть в один монитор компьютера одновременно, не мешая, друг другу. Для таких презентаций можно использовать специальные небольшие конференц-залы, которые часто предоставляются в аренду отелями именно для подобных целей. Иногда они бывают оснащены необходимым оборудованием или его можно также взять в аренду.