Материалы для распространения в процессе организации и проведения новостных событий

Распространяемые на пресс-мероприятиях. Тексты, распространяемые на пресс-мероприятиях, написаны, как правило, официально-деловым стилем, содержат минимум визуальных элементов, рассчитаны на профессиональную деловую аудиторию.

Основные «контактные документы» коммуникации организации и масс-медиа.

Пресс-релиз

Один из важнейших документов в коммуникации «организация – масс-медиа». От грамотно составленного пресс-релиза зависит, заинтересуется ли журналист мероприятием, станет ли сама организация потенциальным источником информации и т.п.

Гуннадин приводит определение А.Звягинцева из книги «Коммуникационный мен-т»: пресс-релиз – небольшой, предназначенный для прессы организационный документ, содержащий актуальное сообщение.

Приглашение — это распространяемый путем прямой или личной рассылки, а также через СМИ текст о новостном событии (мероприятии), касающемся базисного субъекта PR, в котором адресату (конкретному лицу или организации) предлагается принять участие.

Бэкграундер (от англ. backgrounder) — это информационный PR материал для СМИ, представляющий информацию об организации, её профиле, продуктах и услугах, истории создания, развития и т. д., персонялиям, событии. Цель бэкграундера — информировать и давать объективные ответы на возможные, возникшие у представителей СМИ вопросы после прочтения пресс-релиза.

Лист вопросов-ответов (от англ. Q & A: question-and-answer form) — жанровая разновидность PR-текста, позволяющая в форме ответов на возможные или наиболее часто задаваемые вопросы поддерживать паблицитный капитал организации (фирмы). Лист вопросов-ответов — это текст, соответствующий, по мнению его составителя, информационным ожиданиям целевой аудитории, а в нашем случае — ее конкретному сегменту.

Основным отличием фактической справки (факт-листа) от информа­ционного письма является то, что она представляет собой не связный и законченный текст, а набор фактов, цифр или тезисов, предназначенных для использования и цитирования журналистами. Это документ, с помо­щью которого журналист получает в сжатой форме наиболее важную фак­тическую информацию об организации или событии

Биография — жанр PR-текста, представляющий опорную фактическую информацию о должностном лице организации, фирмы или социально значимой персоне. Биография используется как во внешних, так и внутренних коммуникациях базисного субъекта PR.

Байлайнер (от англ. by-liner) обычно определяется как именная, или авторская, статья, написанная PR-специалистом и мнимо подписанная должностным лицом фирмы, организации. «Использование бай-лайнера (исходя их правил правописания заимствований в русском языке, мы используем слитное написание данного термина. — А. К.) придает публикации престижность, а также позволяет корпоративным спикерам высказывать свои взгляды в более авторитетной форме.

Заявление для прессы

Официальные заявления для прессы предназначены для случаев, когда необходимо представить мнение руководства организации, госу­дарственного деятеля или политика широкой общественности. Сам факт подготовки заявления для прессы — показатель значимости события, степени его влияния на деятельность организации, репутацию и карье­ру человека.

Поздравление

Поздравление — жанровая разновидность PR-текста, представляющая поздравление от первого лица (должностного лица, коллегиального органа) базисного субъекта PR со знаменательным событием.

По своей текстовой структуре поздравление также напоминает байлайнер: имеет обязательные рамочные элементы — обращение к адресату и подпись первого лица организации, конгратуляционную (повод и собственно поздравление), констатирующую и оптативную (собственно пожелание) части.

Пресс-кит, «медиа-кит», «информационный пакет», «медиа-карта».

Под медиа-китом понимается «справочный комплекс носителя, подборка рекламных материалов периодического издания или вещательной станции, состоящая из рекламного проспекта, тарифных карточек, статистических данных и др., которые могут заинтересовать потенциального заказчика»'.

В пресс-ките могут быть представлены различные текстовые (PR-тексты, рекламные, журналистские) и иконические (фотографии, графики, схемы, рисунки) материалы.

Два способа оформления: более простой способ подбора всех необхо­димых документов в папку и более сложный и затратный способ объе­динения материалов в сброшюрованную «книгу».

Эффективная работа с масс-медиа определяется наличием в активном обиходе целого ряда материалов, которые при первой же необходимости могут быть предоставлены журналистам.