12.«Внутренние» организационные документы (регламенты, планы, программы).

Специалист по связям с общественностью часто отвечает за проведение разного рода специальных мероприятий: презентаций, конференций, торжественных церемоний и т.д. При подготовке таких мероприятий он готовит документы, которые служат основой всей работы: график подготовки (календарный план) мероприятия, списки приглашенных гостей и журналистов, сценарий проведения и бюджет мероприятия. По завершении мероприятия PR-менеджер готовит итоговый отчет ( основные этапы подготовки, ход проведения мероприятия, оценка эффективности мероприятия, публикации в СМИ о мероприятии, их оценка). Пресс-клиппинг - анализ и контроль выходящих в СМИ материалов на определенную тему.

Годовой отчет

К ежегодному собранию акционеров служба связей с общественностью готовит годовой отчет организации. В настоящее время годовой отчет - это красочный буклет, который не только распространяется на собрании акционеров, но и информирует о деятельности организации другие целевые аудитории, например, финансовые круги, государственные структуры, а также клиентов, настоящих и потенциальных.

Итак, первое, что следует подчеркнуть, - это мультимодусность текстa годового отчета: использование фотографий и рисунков, диаграмм и графиков, разнообразие цветового и шрифтового оформления требующего привлечения к созданию годового отчета художника, фотографа, редактора.

Обычно в годовой отчет включаются данные о результатах производственной деятельности организации в прошедшем году, изложение общей стратегии деятельности организации, описание ситуации на рынке и планов на будущее. При этом информация подается как в текстовой, так и в числовой форме.

Структура годового отчета включает в себя следующие компоненты:

1. Обращение главы организации к акционерам (Chairman's Statement), которое сопровождается его фотографией.( результаты работы, перспективы, объем : одна страница, по стилистике похож на заявление для прессы, в конце подпись)

2. Раздел, посвященный производственной деятельности организации в отчетном году (Business Performance). (общие результаты, достижения, объяснение неудач), какие изменения в структуре бизнеса произошли за минувший год. Здесь же формулируются задачи менеджмента на следующий год. В этом разделе приводятся графики и диаграммы, которые об' легчают восприятие информации.

3. Раздел, посвященный работе с персоналом (Human Resources). Каждая компания стремится показать в отчете, что одна из ее главных ценностей - это ее сотрудники. Поэтому в специальном разделе рассказывается о том, что сделано для работников организации в отчетном году: как выглядит социальный пакет, какие виды повышения квалификации были организованы, как сотрудники участвуют в управлении компанией и т.д.

4. Раздел, посвященный благотворительной деятельности организации (Social Activity).

Например, компания «Нестле» поддерживает образовательную программу для детей «Разговор о правильном питании», разработанную Институтом возрастной физиологии Российской Академии образования.

Результаты благотворительной деятельности также находят отражение в годовом отчете. Как правило, в этом разделе много фотографий, иллюстрирующих участие организации в общественной жизни города или региона, где она функционирует.

5. Раздел, посвященный финансовому положению организации

(Financial Review).

балансовый отчет (Balance Sheet), отчет о прибылях и убытка (Profit and Loss Statement), отчет о чистом доходе, т.е. после выплаты все налогов (Net Income Statement), и т.д. Эти сведения представлены в вид таблиц с соответствующими заголовками.

В этот раздел включается и официальное заключение независимо аудиторской компании (Auditors' Report), проводившей проверку финансового состояния организации, на бланке с факсимильной подписью главы аудиторской компании и указанием даты проверки.

6. Реквизиты организации.

Годовой отчет обязательно содержит официальный адрес организации, ее телефон, факс и адрес электронной почты. На обложке отчет должен быть указан логотип. Иногда на внутренней стороне первой страницы обложки указывают миссию организации.

Если тактическая задача годового отчета заключается в информировании целевой аудитории о деятельности компании за истекший год, то стратегическая - в продвижении ее положительного имиджа как процветаю шей и стабильно развивающейся организации. Поэтому менеджер по связям с общественностью должен стремиться к тому, чтобы и содержание, и оформление годового отчета оставили у его читателя наиболее благоприятное впечатление. Безупречность стиля, грамотность и четкого изложения наряду с оригинальным дизайном служат залогом успеха.

Информационный регламент:

Внутренний – как информация циркулирует внутри организации, от кого к кому, периодичность и т.д.

Внешний регламент - какие СМИ, каков принцип аккредитации, работа с внешними аудиториями

PR-планы. Разнообразие PR планов определяется различием характеристик компаний, для которых они разрабатываются. Поэтому единого и универсального шаблона PR плана быть не может. PR план определяет: Целевую аудиторию· Задачи· Приоритеты

Далее мы приводим в качестве примера PR план, разработанный для укрепления позиций компании на рынке и рассчитанный на три месяца.