19. Современная пресс-конференция. Онлайновая пресс-конференция

Пресс-конференция (ПК) - встреча журналистов с представителями гос.учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур по какому-либо важному информационному поводу.

Определяем день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.

Приглашение на ПК рассылаются по редакциям, как правило, за неделю. Если необходимо срочно, то можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально.

В приглашении д.б.указано время и место проведения ПК, тема, программа, имена спикеров, участники, наличие фуршета, контактные данные. Желательно также сообщить некоторые подробности, которые могли бы убедить редактора в целесообразности освещения события, но не следует сообщать слишком много деталей, поскольку в этом случае может отпасть необходимость в присутствии на пресс-конференции.

Если в приглашении будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале.

Каждая ПК имеет свой план с указанием исполнителей и времени (вплоть до минут):

- Открытие;

- представление хозяев (устроителей) пресс-конференции;

- вступительное слово ведущего;

- выступления (информационные сообщения);

- вопросы и ответы;

- закрытие;

- неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п.

Общая продолжительность ПК не должна превышать 30-50 минут.

Важно проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию для всех участников и проверить всю технику и аппаратуру. Необходимо прорепетировать вопросы и ответы, что можно осуществить с помощью привлечения статистов.

Выступления на ПК готовятся заранее, их характер и структура зависят от целей ПК. Общественно-политическая проблематика требует развернутого заявления с обоснованием позиции, сообщением новой информации, подробностей и деталей.

Организаторами ПК заранее готовится пакет документов (пресс-кит),оформленный в фирменную папку:

- пресс-релизы,

- тематические обзоры печати по теме пресс-конференций,

- справочные материалы,

- официальные документы, относящиеся к теме встречи,

- комментарии экспертов.

Перед выступающими стоят таблички с их именами (крупным шрифтом). Все сотрудники, задействованные на ПК, должны иметь бэйджи.

Пресс-секретарь. Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь или ответственный за это мероприятие сотрудник. Все заявления пресс-секретаря должны носить объективный, достоверный характер и быть информационно достаточными.

Во вступительном слове пресс-секретаря объявляется тема пресс-конференции и представление каждого из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами (поименное знакомство, с указанием должности, титула, звания и пр.). Ведущим пресс-конференции также оглашается и регламент, а в дальнейшем он следит за его соблюдением. Выступлений представителей фирмы должны быть информационно емкими, лаконичными и краткими особенно если предполагается, что будет много вопросов.

Ход ПК: у входа ставятся столы регистрации журналистов. Вопросы журналистов, касаясь существа дела, не должны повторяться. Они не могут принимать форму собственных заявлений и деклараций. Ведущий может отвести такие вопросы, т.е. оставить их без ответа, ссылаясь на отклонение от объявленной темы пресс-конференции, на попытки навязать собранию необъявленный порядок работы. Последний вопрос специально объявляется и после ответа на него пресс-конференция закрывается. Ответы выступающих на вопросы журналистов согласуются с их компетенций.

Если организаторами встречи с журналистами предусматривается демонстрация видеоматериалов, то лучше всего провести просмотр после закрытия ПК.

Завершение ПК: фуршет – возможность для установления контактов и обмена инфой. Бывают он-лайновые ПК, они дешевле, доступнее, может быть приглашено больше участников, менее трудозатратны.