6.4 Организация пресс-конференции

Пресс-конференция носит организованный характер и чаще всего специалисты по PR являются ответственными за проведение пресс-конференций.

Пресс-конференцию можно определить как встре­чу журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур и т.д., цель которой - предоставить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о собы­тии, явлении, проекте и пр. Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей (ньюс­мейкера), получение информации «из первых рук», возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

Анализ российского рынка PR-услуг показывает, что средняя по качеству пресс-конференция обеспе­чивает значительно больший выход материалов в СМИ, чем самый блестящий пресс-релиз. Последний хорош на этапе подготовки события, в том числе пресс-конференции (как «разогревающая» информа­ция), при его прохождении и после завершения акции (как дополнительный материал).

Пресс-конференции бывают корпоративными (внутрифирменными), региональными, общенацио­нальными и международными.

Работа по подготовке и проведению пресс-конфе­ренции начинается, как правило, за несколько недель до ее официального открытия и заканчивается не­сколько позже окончания.

Что же важно учитывать при проведении пресс-конференции?

1. Место. Основные требования: известное, привлекательное, комфортное место, до которого удобно добираться, техническое оснащение (возможность показа слайдов, видеороликов, проведения фуршета).

2. Содержание - следует приглашать тех, кому про­фессионально близко содержание события.

3. Визуальная сторона – следует продумать, что, кроме «говорящих голов», смогут увидеть журналисты, особенно телеви­зионщики.

4. Время не должно совпадать с другими важными деловыми событиями этого дня, а также необходимо учитывать бу­дущий выход газеты.

В приглашении на конференцию должны быть освещены следующие аспекты: цель события, место, где оно состоится, когда и почему нужно прийти, а не получить эту информацию по телефону, упоминание о еде и напитках и контактная информация для полу­чения дополнительных разъяснений.

Каждому журналисту желательно предоставить максимум информации в письменной форме, чтобы облегчить ему процесс написания будущих материа­лов. Письменные материалы формируются в отдель­ную папку, которая называется пресс-кит или медиа-кит (media-kit).

Подготовка к пресс-конференции включает в себя также и составление списка возможных вопросов и ответов. Иногда лучше потратить время на репетицию устного диалога.

Существуют многочисленные рекомендации по подготовке и проведению пресс-конференций.

Время. Лучшими днями для пресс-конференции, применительно к российским условиям, являются вторник, среда и четверг. А вот если пресс-конференцию провести в пятницу, то вероятность, что материал попадет в субботние выпуски газет, мала. А к следующему выпуску (во вторник, так как в воскресенье и понедельник газеты не выходят) он, скорее всего, «состарится» и не выйдет.

Оповещение. Первый анонс следует дать за неде­лю, а повтор - за два дня до пресс-конференции. Рас­пространение анонса менее чем за сутки до пресс-кон­ференции приводит к сложностям с явкой СМИ, если, конечно, новость не является «горячей». Самой луч­шей формой оповещения, конечно, являются визиты к редакторам СМИ, однако это не всегда приемлемо из-за отсутствия временного ресурса или достойных курьеров. Что касается рассылки анонсов-приглаше­ний, то их лучше осуществлять вечером и ночью (ког­да каналы связи наиболее свободны) в режиме автома­тического факса с дублированием по электронной почте. Не позднее чем за сутки до пресс-конференции целесообразно сделать третий, «контрольный», звонок в СМИ для выяснения вопросов: «Получено ли пригла­шение? Планируется ли явка? Не нужна ли какая-то дополнительная информация?»

Оформление. Не стоит пренебрегать такой мело­чью, как изготовление указателей: объявления на вхо­де в здание, где будет проходить пресс-конференция, с обозначением этажа и комнаты; стрелки с текстом «пресс-конференция» внутри здания, таблички на две­ри помещения, где проводится пресс-конференция и указатель «регистрация» на столе, где фиксируется прибытие журналистов.

На стол, за которым будут сидеть участники пресс-конференции, ставятся таблички с их данными. На табличках должны быть написаны фамилия, имя и отчество ньюсмейкера, написанные полностью, достаточно крупно и повторенные на обрат­ной стороне таблички (чтобы участник пресс-конфе­ренции без проблем мог найти свое место за столом).

Нагрудные указатели – бейджи (с названием структуры, которая проводит пресс-конференцию, фамилией, именем и отчеством сотрудника), должны иметь все организаторы, чтобы журналисты видели, к кому они могут обратиться по различного рода про­цедурным и иным вопросам.

На стене за столом участников следует располо­жить логотип с наименованием организации-организатора пресс-кон­ференции. Во-первых, это как, бы закрепляет авторские права на данную пресс-конференцию, а кроме того, логотип с наибольшей вероятностью попадет в поле зрения телевизионных камер.

Желательно, чтобы каждому участнику пресс-кон­ференции был предоставлен персональный «джентль­менский набор», включающий микрофон, бутылку ми­неральной воды, стакан, бумагу и ручку для записей.

Организация пресс-конференции

Для определения числа участников, сидящих в президиуме, ис­пользуется правило: «Чем меньше, тем лучше!». Обычно в президиуме находится от 3 до 5 че­ловек.

Встречать участников пресс-конференции необхо­димо сразу же после входа в здание и предусмотреть помещение, где они могли бы отдохнуть перед пресс-конференцией, выпить чашку чая или кофе и побесе­довать с организаторами. Необходимо постараться оградить нью­смейкеров от общения с журналистами до начала пресс-кон­ференции, поскольку последние могут пытаться сделать это, чтобы получить информацию первыми.

Ход пресс-конференции. Практикуемая продолжи­тельность пресс-конференции – 30-60 минут. Если она длится менее 30 минут, то ее называют «оператив­ный брифинг».

Обычно первым слово берет ведущий (модератор). Его задача за 1-2 минуты заложить организационную основу дальнейшего хода пресс-конференции. Он объявляет тему и устанавливает регламент ее проведения, кото­рый обычно включает: выступления, вопросы-ответы и неофициальную часть. Порядок вопросов обычно ре­гулируется очередностью поднятых журналистами рук или поступивших записок. Чтобы не возникала си­туация отсутствия вопросов, можно заранее попро­сить знакомых журналистов задать вопросы, позволя­ющие более полно раскрыть тему в интересующем ус­троителей направлении. То же самое можно поручить сотрудникам вашей организации. Наконец, можно произнести фразу вроде: «Перед пресс-конференцией нам было передано несколько записок (поступило не­сколько звонков) с вопросами» и т. д.

Особое внимание следует уделить прощанию, по­этому лучше всего для этого назначить определенного человека, в задачу которого будет входить благодарность гостей перед уходом и пре­поднесение какой-либо скромного (но не бесполез­ного) подарка.