6.5 Организация презентаций

Презентации иногда называют «пресс-конференцией плюс», поскольку основная часть (сбор журналистов и ознакомле­ние их с некоторыми сведениями) присутствует на лю­бой презентации. Пресс-конференция может перейти в презентацию и наоборот без всяких дополнительных действий.

Что же является отличительным признаком презен­тации? На презентациях информация «материализо­вана» в виде нового предмета или явления: продукта, услуги, достижения, книги, закона и т. д. Презентуется то, что можно увидеть, потрогать или даже опробовать. Презентации чаще всего устраивают не только для СМИ, но и для потенциальных потребителей, покупа­телей, инвесторов, партнеров, влиятельных госслужа­щих и т. п., которые должны воспринимать презентуе­мое не только через СМИ, но и непосредственно. Полномасштабная презентация сложнее пресс-конференции и требует больших орга­низационных и материальных затрат. Кроме того, в презентации обычно большее место отводится нео­фициальной части: банкету, музыкальной программе, шоу и т. д.

В контексте PR презентацию можно рассматривать как самостоятельное мероприятие или акцию.

В зависимости от характера и целей проведения все презентации можно условно разделить на следующие виды:

• презентация нового товара или услуги;

• презентация новой технологии;

• презентация предприятия в целом или его отдель­ного структурного подразделения (бюро, службы, отдела, филиала, регионального представительства и др.);

• презентация (представление) группы новых со­трудников фирмы;

• презентация нового проекта или идеи (по созданию продукта, освоению рынка и т.д.);

• презентация фирменного стиля (нового логотипа, названия);

• презентация достигнутых результатов предприятия (промежуточных или конечных) и т.д.

Главной целью любого из перечисленных видов презентаций являются эффективная передача инфор­мации об объекте презентации и обеспечение всесто­ронней поддержки со стороны контактной аудитории.

Схема проведения презентации предполагает цепь накладывающихся друг на друга событий, а именно:

• приглашение и встреча;

• пресс-конференция;

• презентационная часть;

• неформальное общение;

• сопровождение (дополнение) общения;

• прощание и «одаривание».

На пресс-конференцию часть можно пригла­шать всех, но вероятнее всего туда придут только журналисты.

Неформальное общение – это либо коктейль (с на­питками и минимумом закусок), либо фуршет («уси­ленный коктейль», который может включать горячие блюда, десерт, кофе и т. д.), либо обед (с выбором блюд из меню либо без такового). Общение обычно сопро­вождается негромкой фоновой музыкой, лучше «живой» (фортепьяно, джаз, камерный оркестр).

Выделение этапа «прощания» продиктовано тем, что неплохо, если человек уйдет с презентации с подарком (книгой, бутылкой вина, компакт-диском и проч.). Если раздавать подарки в на­чале, они превратятся в некоторую обузу, которую не­куда деть, а когда человек уходит – подарок окажется в самый раз.

Технология подготовки и проведения презентации

Во-первых, необходимо сформулировать цели презентации. Целью мо­жет быть создание информационных поводов для представителей СМИ в целях продвижения нового то­вара, идеи, проекта и пр.

Во-вторых, определить целевую группу или группы. Это могут быть журналисты и руководители местных (ре­гиональных, федеральных) печатных и электронных СМИ, представители административной и политичес­кой элиты, партнеры, лучшие клиенты, друзья компа­нии и пр.

В третьих, необходимо пригласить участ­ников и оповестить СМИ о проведении презентации. Презентацию лучше всего проводить в четверг. Это даст возможность транслировать его в четверг во второй по­ловине дня. Журналисты газет, которые верста­ют газеты в субботу и воскресенье, будут иметь лишний день на подготовку материала. Известить о презентации все СМИ лучше всего в понедельник с помощью курьерской развозки по редакциям. Первыми поставить в известность те газеты, которые выходят из печати во вторник, возможно, они дадут информацию о наступлении события. Приглашение должно иметь красивый дизайн. В среду необходимо обзвонить все редакции, напомнить о событии, спросить, придут ли жур­налисты и кто именно. В четверг утром снова позвонить в редакции, напомнить о презентации и уточнить, кто придет.

В-четвертых, необходимо продумать процедуру регистрации участников. Всех участников должны встречать и регистрировать специально выделенные для этой цели сотрудники. Они отмечают прибывших по списку и выдают каждому участнику бейджик с фамилией, именем и названием СМИ.

В-пятых, необходимо позаботиться о подарках для участников презентации. Самым оптимальным будет подарочный набор, имеющий отношение к презентуемому товару (проекту).

В-шестых, подготовить раздаточный материал для участников презентации. Раздаточный материал должен включать информацию о состоянии рынков продукта, об истории компании, о сортах вы­пускаемого товара, высказывания известных людей о предмете презентации. Материал должен быть кра­сиво оформлен, распечатан на принтере, переплетен.