1. Письма

В современном мире с его бурно развивающимися новыми электрон­ными средствами коммуникации (факс, e-mail, Интернет) письмо, от­правленное по почте или с курьером, при всей своей традиционности не утратило определенной значимости. Прежде всего письмо, прихо­дящее в запечатанном конверте, предназначено персонально лицу, ука­занному в качестве адресата, и никому более, и именно этот факт при­дает данному виду письменной коммуникации особый личностный характер.

Виды деловых писем, составляемых специалистами по связям с обще­ственностью:

• информирующее письмо. Цель написания такого письма - сообщить, оповестить о каком-либо планируемом мероприятии или о вновь принятых решениях, важных для адресата, или о предполагаемых действиях. Эти письма прямоли­нейны и прозрачны; они, если можно так выразиться, односторонни и поэтому не всегда требуют обязательного ответа. Однако если в таком письме помимо информирующей части содержится и приглашение при­нять участие в каком-либо мероприятии, то предварительная регистрация адресата на участие в этом мероприятии обычно желательна;

• информационное (новостное) письмо, информационный релиз, newsletter. Этот вид послания не следует смешивать с информирующим письмом, рассмотренным в предыдущем пункте, поскольку цели их создания различны. Если информирующее письмо предназначено для сообщения адресату о каком-либо событии или факте, то роль новостного письма заключается в регу­лярном информировании целевых аудиторий (держателей акций, кли­ентов, потребителей, партнеров) об изменениях, нововведениях, по­исках и результатах повседневной деятельности организации. По­добные письма пишутся главным образом либо для того, чтобы поддержи­вать интерес к своей организации со стороны своих реальных партнеров или клиентов, либо для того, чтобы расширять круг своих целевых аудиторий; иногда и для того, и для другого.

В качестве способов передачи информации в формате информаци­онных писем используются как традиционные каналы, такие как по­чтовая рассылка и курьерская доставка, так и электронные средства связи, занимающие в настоящее время все большее место в коммуни­кациях между организациями: факс, e-mail, Интернет. Для того чтобы целевые аудитории регулярно получали от вас новую информацию, организация должна иметь базу данных с адресами всех своих целе­вых аудиторий, всех адресатов, в информировании которых заинтере­сована прежде всего сама организация;

• письмо-заявление. Письмо-заявление может быть адресовано как в средства массовой информации, так и заинтересованным целевым аудиториям. Как пра­вило, это документ, в сжатой форме объясняющий позицию организа­ции по отношению к какому-либо конкретному событию, факту или лицу. Цель такого письма - недвусмысленно заявить о своем отноше­нии к явлению, которое в настоящее время волнует либо всю широ­кую общественность, либо ее часть;

• письмо-просьба. Необходимость в написании такого рода писем может возникнуть в любого рода организации, в том числе и в органах власти, если, например, им потребуется экспертное мнение специалиста или крупного ученого по тому или иному вопросу. Коммерческие фирмы, например, могут испытывать потребность в помощи со стороны финансовых или административных структур; к такого же рода письмам с просьбами о поддержке их мероприятий прибегают политические партии и отдель­ные политики во время предвыборных кампаний.

Специалисты по связям с общественностью в неком­мерческих организациях довольно часто сталкиваются с необходимостью составления таких писем. Медицинские, образовательные, культурные и спортивные организации нуждаются в материальной поддержке со стороны крупного бизнеса, и подобная поддержка оказывается в виде благотворительных акций, специальных фондов, стипендий и грантов.