2.14.1. Оперативний облік і контроль оптових закупівель товарів

Важливою частиною комерційної роботи підприємств є налагодження оперативного обліку і контролю за оптовими закупівлями товарів. Він спрямований на повсякденне спостереження за ходом закупівлі і надходження товарів, перевірку виконання постачальниками договірних зобов'язань щодо кількості, асо­ртименту і строків постачання товарів.

Організація обліку виконання договорів має велике значення для забезпечення своєчасного і безперебійного надходження товарів у необ­хідному асортименті. Якщо після укладання договору не буде організовано облік його виконання, не будуть прийматися заходи впливу на постачаль­ників, які порушують свої зобов'язання, договір втрачає своє значення.

У процесі контролю за якістю постачання товарів встановлюється: ступінь виконання договорів окремими постачальниками, відповідність надходження товарів договорам і специфікаціям щодо кількості, суми, внутрішньогрупового асортименту та інших ознак; рівномірність і ритміч­ність постачання; застосування санкцій до постачальників, що порушили умови договору, та їх дієвість в боротьбі за зміцнення договірної дисцип­ліни.

В основі всієї системи оперативного контролю за якістю постачання товарів лежить облік виконання договорів постачальниками. Це надзвичайно трудомістка робота, оскільки кожне підприємство укладає безліч договорів, а надходження товарів в асортименті нараховує сотні різновидностей. Тому актуальним завданням комерційної роботи є механізація і автоматизація обліку постачання товарів з допомогою ЕОМ та іншої комп'ютерної техніки. Робочі місця комерційних працівників слід забезпечувати персональними комп'ютерами (ПЕОМ), створюючи так звані автоматизовані робочі місця (АРМ), які забезпечують безперервний щоденний контроль за постачанням товарів за кожною позицією асорти­менту і кожним постачальником.

В умовах низької забезпеченості більшості торговельних підпри­ємств комп'ютерною технікою облік виконання договорів постачання мо­же здійснюватися і вручну на спеціальних картках або журналах, де фік­суються дані про фактичне відвантаження і надходження товарів і вияв­ляються випадки порушення постачальниками договорів. Карткова або журнальна форма обліку виконання договорів дуже трудомістка і не до­зволяє мати щоденних даних про надходження товарів в розгорнутому асортименті.

Картки обліку виконання договорів заводяться на кожний окремий товар на кожного постачальника і мають такий вигляд.