2.9.4. Оформлення результатів комерційних переговорів
Відповідальний за проведення переговорів до складу їх учасників повинен призначити особу, яка буде записувати зміст переговорів. Слід підкреслити, що стенографування і магнітне записування комерційних переговорів робити не прийнято. Це розцінюється як прояв недовіри і бажання спіймати партнера на слові.
Працівник, якому доручено записування переговорів, коротко зазначає основні позиції сторін, розбіжності і домовленості. Після закінчення переговорів він розшифровує свої помітки і складає запис , який затверджується відповідальним за ведення переговорів, підшивається у справу договору і вводиться в комп'ютерний файл договору. На основі досягнутих на переговорах домовленостей працівники оперативних комерційних груп і відділів вносять зобов'язання сторін у свої комплексні плани з вказівкою контрольного терміну їх виконання і контролю.
Дивною вважається практика багатьох фірм, які акуратно підшивають у справу часом малозначні комерційні документи і не оформляють записи переговорів, на яких прийняті серйозні зобов'язання сторін одночасно із складанням запису переговорів той же або інший учасник переговорів складає довідку на фірму контрагента, в яку заносяться всі відомості про контрагента, отримані в ході розмови. Але це аж ніяк не означає, що партнера потрібно спеціально випитувати за складеною програмою.
У довідку про фірму можуть входити відомості, про її організаційно-правову форму, величину статутного капіталу, структурну схему управління, число працівників, номенклатуру випущених, закуплених і товарів, що збуваються, обсяг випуску і товарообігу, систему збуту і будь-які інші відомості. Одночасно з цим даються персональні характеристики представників контрагента: п'є, палить, витриманий або ризикований, затятий або схильний до компромісів, на якому напрямі комерційної діяльності спеціалізується, яке посідає становище на фірмі, яке коло повноважень і т.д. Довідка підписується її складачем і вноситься в комп'ютерне досьє на фірму. Нагромадження довідкових матеріалів на контрагента є процесом утворення "золотого запасу" комерційної фірми, що забезпечує можливість іншим працівникам, призначеним на наступні переговори з тим же контрагентом, завчасно бути зорієнтованими у важливих характеристиках його роботи. В комп'ютерні дані на контрагентів бажано заносити вихідні і кінцеві матеріали до подання і вирішення рекламацій на товари, а також матеріали інших претензій до цієї фірми. Якщо контрагент проявив себе особливо позитивно у виконанні зобов'язань, то і такі відомості також корисно вводити в його комп'ютерне досьє. Всі ці справи звичайно зосереджуються у відділі маркетингу або комерційному відділі і доступні всьому керівництву і оперативному персоналу фірми.
Складання записів переговорів і довідок про фірми - це практика, застосована всіма добре організованими компаніями. Без сумніву, після переговорів представники іноземного контрагента, повернувшись в готель, складуть і запис переговорів , і довідку на Вас і Вашу фірму.
Якщо внаслідок переговорів не вдалося остаточно дійти згоди, все ж для фірми бажано зафіксувати досягнуті домовленості для наступного розвитку співробітництва, можна підписати протокол про наміри. У випадках, коли контрагент відмовляється підписати протокол про наміри, але якщо фірма все-таки хотіла б зафіксувати частковий процес у переговорах, щоб не повертатися до вже узгоджених питань, можна скласти пам'ятну записку (меморандум), підписати її з двох сторін або хоча б зі своєї сторони і примірник вручити контрагенту. Ні протокол про наміри, ні тим більше меморандум не мають обов'язкової юридичної сили, але певною мірою зобов'язують контрагента зважати на раніше прийняте рішення. Природно, що підписані протоколи про наміри і меморандуми підшиваються в досьє контрактів і угод, а також вводяться в комп'ютерне досьє.
Останнім часом широко практикується складання протоколу про наміри. Це порівняно нова в нашій країні форма оформлення результатів переговорів, прийнята звичайно в комерційній діяльності. В цьому протоколі сторони виражають свої наміри вступити в контрактні відносини і приймають конкретні підготовчі зобов'язання на визначений термін.
Простота процедури і складання документа до таких протоколів, як здається на перший погляд, вимагає уважного ставлення, щоб не допустити прийняття в них будь-яких зобов'язань, здатних потягти за собою фінансові вимоги або претензії.
Протокол повинен містити таку мінімальну інформацію :
назву документа;
місце складання і дату;
повні юридичні назви сторін, які беруть участь, прізвище і ім'я представників, їх посади і права;
предмет обговорення і наміри сторін з цього приводу;
цілі сторін з предмета обговорення;
попереднє зобов'язання сторін;
зобов'язання сторін за протоколом;
зобов'язання не розголошувати конфіденційної інформації;
зобов'язання здійснювати оферти за предметом протоколу третій особі в період дії протоколу чи зобов'язання за ним;
термін дії протоколу, після закінчення якого домовленість сторін втрачає силу, якщо обидві сторони (або одна із них) не зробили конкретних кроків в напрямку здійснення будь-яких дій, обумовлених цим протоколом;
зобов'язання сторін здійснювати всі дії і витрати щодо виконання своїх зобов'язань за цим протоколом за свій рахунок і не пред'являти фінансових або інших претензій до партнера.
Остання умова є дуже важливою і окреслює ризик кожної із сторін. Слід зауважити, що на практиці значна частина таких протоколів не має життєвої сили і залишається тільки на папері. Необхідність складання такого протоколу залежить від рішення сторін і від їх практичних намірів. Протокол про наміри може бути корисним під час вирішення питання про виділення фінансування об'єкту, одержання кредитів, складання перспективного плану і в інших випадках практичної діяльності з підготовки контракту, наприклад, під час проведення науково-технічної, екологічної або іншої експертизи, патентних досліджень.
Більш поглиблена і розширена форма протоколу про наміри - попередній контракт. В ньому сторони формулюють основні принципи та умови майбутнього контракту і беруть зобов'язання щодо додаткового оформлення документації, одержання кредитів, пошуку підрядників та інше. За таким контрактом сторони в майбутньому зобов'язуються укласти контракт на передачу продукції, виконання робіт і т.д. на умовах, здебільшого передбачених цим контрактом.
Попередній контракт може містити обмежені фінансові зобов'язання сторін з деякими застереженнями. Попередній контракт обов'язково укладається в письмовій формі. Інколи сторони розуміють попередній контракт в контексті генеральної угоди або контракту, в якому докладно описують найзагальніші принципи майбутніх стосунків і умов взаємодії. Такий контракт має юридичну силу і посилання на нього дійсні. Кінцевою метою комерційних переговорів є підписання контракту про купівлю-продаж товарів, вимоги до змісту якого розглядалися вище.
ЧИ ЗНА ЄТЕ ТЕПЕР ВИ?
1. Основні норми поведінки учасників переговорів?
2. Порядок знайомства учасників переговорів?
3. Порядок формування груп учасників переговорів?
4. Як розпочати комерційні переговори?
Особливості психологічної атмосфери комерційних переговорів?
Якими документами можна оформити результати переговорів?
- Науково-теоретичні основи комерційної діяльності на ринку товарів та послуг
- Предмет, зміст і завдання дисципліни
- 1.1.1. Комерційна діяльність на ринку товарів та послуг як наукова дисципліна
- 1.1.2. Зміст і функції дисципліни
- Характеристика комерційної діяльності, принципи і чинники її розвитку
- Комерційна діяльність як категорія, процес, функція
- Структура комерційної діяльності
- Структура комерційної діяльності
- 1.2.3. Принципи комерційної діяльності
- 1.2.4. Чинники розвитку комерційної діяльності
- Оптимальна націнка для досягнення запланованого рівня рентабельності *
- 1.3. Торгівля як сфера комерційної діяльності
- 1.3.1. Функції торгівлі та параметри її ресурсного потенціалу
- 1.3.2. Функціональна структура торгівлі
- Функціональна структура торгівлі
- 1.3.3. Соціальна структура сфери торгівлі
- Динаміка розвитку соціальних форм торгівлі в Україні
- 1.3.4. Організаційна структура торгівлі
- 1.4. Суб'єкти комерційної діяльності
- 1.4.1. Види і класифікація суб'єктів комерційної діяльності
- 1.5. Об'єкти комерційної діяльності
- 1.5.1. Товар як об'єкт комерційної діяльності
- 1.5.2. Послуги і вимоги до них
- 1.5.3. Характеристика особливих видів об'єктів комерційної діяльності
- 1.5.4. Основні вимоги до об'єктів комерційної діяльності
- 2.1. Організаційна структура оптового ринку товарів і послуг
- 2.1.1. Оптове підприємство як основний суб'єкт оптового ринку та його комерційні функції
- 2.1.2. Оптово-посередницькі господарські формування
- 2.1.3. Інфраструктура оптового ринку
- 2.1.4. Комерційні служби суб'єктів оптового ринку
- 2.2. Система зв'язків на оптовому ринку та їх правове регулювання
- 2.2.1. Господарські зв'язки суб'єктів оптового ринку: значення, види та класифікація
- 2.2.2. Організаційно-правове регулювання взаємодії суб'єктів на оптовому ринку
- 2.2.3. Види господарських договорів
- 2.2.4. Зміст договору постачання товарів і обґрунтування його умов
- 2.3. Оптові закупівлі товарів та їх комерційне забезпечення
- 2.3.1. Суть, мета, принципи та зміст закупівельної роботи на оптовому ринку
- 2.3.2. Оперативне планування оптових закупівель товарів
- План надходження товарів на підприємство
- План оптових закупівель товарів підприємством
- 2.3.3. Обґрунтування вибору постачальників товарів
- Критерії попереднього відбору постачальників
- Критерії кінцевого вибору постачальника
- 2.4. Закупівлі товарів на основі прямих
- 2.4.1. Суть, переваги і умови організації закупівель товарів на основі прямих зв'язків
- 2.4.2. Оптові закупівлі товарів на основі товарообмінних операцій
- 2.4.3. Порядок укладання прямих договорів
- 2.5. Організація закупівель товарів на ярмарках і виставках
- 2.5.1. Поняття, види та завдання ярмарків та виставок
- 2.5.2. Порядок підготовки та проведення ярмарків в Україні і за кордоном
- 2.5.3. Технологія ярмарково-виставкової діяльності
- 2.6. Оптові закупівлі товарів на аукціонах і міжнародних торгах (тендерах)
- 2.6.1. Закупівля товарів на аукціонах
- 2.6.2. Поняття і значення міжнародних торгів (тендерів)
- 2.6.3. Процедура підготовки та проведення тендерів
- 2.7. Оптові закупівлі товарів на біржах і через брокерські контори
- 2.7.1. Біржова торгівля як форма організації оптового ринку
- 2.7.2. Товарна біржа, її роль та функції
- 2.7.3. Організація біржових торгів товарами і сировиною
- Структура укладених угод на вітчизняних біржах1
- 2.7.4. Види оборудок і операцій на товарних біржах
- 2.7.5. Організація закупівлі товарів через брокерські контори
- 2.8. Оптові закупівлі товарів у закордонних
- 2.8.1. Організація експортно-імпортних оптових закупівель товарів
- 2.8.2. Порядок регулювання оптових закупівель від інофірм
- 2.8.3. Види міжнародних оптових операцій та методи їх здійснення
- 2.8.4. Структура і зміст зовнішньоторговельних угод і контрактів
- 2.8.5. Організація підготовки і проведення гуртових операцій із закордонними контрагентами
- 2.9. Основи ведення комерційних переговорів
- 2.9.1. Загальні норми ведення комерційних переговорів
- 2.9.2. Підготовка до комерційних переговорів
- 2.9.3. Порядок ведення переговорів
- 2.9.4. Оформлення результатів комерційних переговорів
- 2.10. Оптимізація шляхів товаропросування
- 2.10.1. Поняття і суть процесу товаропросування
- 2.10.2. Форми і ланковість товаропросування
- 2.10.3. Принципи і методи онтимізації товаропросування
- 2.11. Формування асортименту товарів в підприємствах оптової торгівлі
- 2.11.1. Поняття про товарний асортимент
- 2.11.2. Порядок формування та регулювання асортименту товарів на оптових підприємствах
- 2.11.3. Управління товарними запасами в оптовій торгівлі
- 2.12. Організація оптового продажу товарів
- 2.12.1. Форми оптового продажу товарів
- 2.12.2. Організація та методи продажу товарів зі складів оптових баз
- 2.12.3. Дрібнооптова форма продажу товарів
- 2.13. Система товаропостачання роздрібної торговельної мережі
- 2.13.1. Суть і завдання раціональної організації товаропостачання торговельної мережі
- 2.13.2. Вимоги до організації товаропостачання торговельної мережі
- 2.13.3. Ефективні форми і методи товаропостачання
- Замовлення
- Графік доставки
- 2.13.4. Управління товаропостачанням торговельної мережі
- 2.14. Облік і контроль якості постачання товарів
- 2.14.1. Оперативний облік і контроль оптових закупівель товарів
- Картка обліку виконання договору
- 2.14.2. Комерційні спори і порядок їх розв'язання
- 2.15. Види і форми послуг на оптовому ринку
- 2.15.1. Передумови формування ринку оптових послуг і їх класифікація
- 2.15.2. Організація і комерційне забезпечення торгівлі послугами на оптовому ринку
- 2.15.3. Соціально-економічна ефективність торгівлі оптовими послугами
- Комерційна діяльність у роздрібній торгівлі
- Побудова і розміщення роздрібної торговельної мережі
- 3.1.1. Поняття роздрібної торговельної мережі і її соціально-економічне значення
- 3.1.2. Класифікація роздрібної торговельної мережі
- 3.1.3. Спеціалізація і типізація торговельної мережі
- 3.1.4. Основні напрями розвитку і розміщення мережі магазинів
- 3.1.5. Ефективність використання торговельної мережі
- Формування асортименту товарів у роздрібній торговельній мережі
- Суть і зміст асортиментної політики в торгівлі
- 3.2.2. Вплив чинників на побудову асортименту товарів у торговельній мережі
- 3.2.3. Методологічні підходи до формування асортименту товарів у магазинах
- 3.2.4. Регулювання і контроль асортименту товарів у торговельній мережі
- Магазинні форми продажу товарів
- Класифікація форм і методів продажу товарів
- Методи продажу товарів і умови їх застосування
- Методи активізації продажу товарів
- Позамагазинні форми продажу товарів
- Організація дрібнороздрібної торгівлі
- Торгівля на ярмарках та базарах
- Посилкова торгівля
- Особливості та правила продажу окремих груп товарів
- Порядок заняття торговельною діяльністю. Правила торговельного обслуговування населення
- Правила продажу основних груп продовольчих товарів
- Терміни реалізації безалкогольних напоїв в роздрібній торговельній мережі
- Правила продажу основних груп непродовольчих товарів
- 3.5.4. Порядок обміну і повернення товарів
- Особливі форми продажу товарів
- 3.6.1. Комісійний продаж непродовольчих товарів
- 3.6.2. Продаж товарів у кредит
- 3.6.3. Продаж товарів на аукціонах
- 3.6.4. Особливості реалізації у цінених товарів
- 3.6.5. Торгівля ношеним одягом - "секонд-хенд"
- Організація торгівлі на ринках
- 3.7.1. Суть і значення торгівлі на ринках
- 3.7.2. Підприємство ринку і його складові елементи
- 3.7.3. Організація торгівлі на продовольчих ринках
- 3.7.4. Організація торгівлі на речових ринках
- Система послуг у роздрібній торгівлі
- 3.8.1. Асортимент послуг та його класифікація
- 3.8.2. Розширення сервісного обслуговування як ефективний засіб конкурентної боротьби за покупця
- 3.8.3. Організація сервісного обслуговування
- 3.8.4. Стандарти обслуговування
- 3.8.5. Створення сприятливих умов та стимулювання продажу послуг
- 3.8.6. Ризики покупців під час придбання послуг
- 3.9. Культура та якість торговельного обслуговування
- 3.9.1. Поняття і соціально-економічне значення культури торгівлі
- 3.9.2. Критерії і показники рівня культури торговельного обслуговування
- 3.10. Психологічні аспекти торговельного обслуговування. Професійна етика комерсанта
- 3.10.1. Психологічні фактори торговельного обслуговування
- 3.10.2. Психологічна характеристика особистості
- 3.10.3. Психологія спілкування в торгівлі
- 3.10.4. Психологічні етапи процесу продажу товарів
- 3.10.5. Професійна етика продавця
- 4. Ризик і ефективність комерційної діяльності
- 4.1. Ефективність комерційної діяльності
- 4.1.1. Суть, методи, критерій ефективності комерційної діяльності
- Ефективність комерційної діяльності
- Ефективність комерційної діяльності
- 4.1.2. Показники ефективності комерційної діяльності
- Система показників соціально-економічної ефективності
- 4.2. Комерційний ризик і шляхи його пом’якшення
- 4.2.1. Суть і зміст комерційного ризику
- 4.2.2. Аналіз і оцінка комерційного ризику
- Зони ризику
- Методи аналізу ризиків
- 4.2.3. Зниження ризиків
- Алфавітний словопокажчик
- Література