2.9.2. Підготовка до комерційних переговорів

Підготовка до комерційних переговорів залежить від кола обгово­рюваних питань і характеру запланованих до підписання документів. За­лежно від запропонованого предмета переговорів працівник, який вести­ме ці переговори, повинен:

• підібрати учасників переговорів від фірми й узгодити кандида­тури з їх безпосереднім керівником ;

• запропонувати учасникам ознайомитися з довідковими матері­алами на контрагента і необхідними комерційними документами ;

• підготувати свої проекти комерційних документів, які пропону­ється підписати внаслідок переговорів;

• оцінити необхідність проведення кон'юнктурної наради з пред­ставниками спеціалізованих відділів і досвідченими експертами, зв'язаними з тематикою майбутніх переговорів, для уточнення пропозицій і тактики фірми.

Переговори-ознайомлення проводяться з метою вияснення взаємної зацікавленості і можливості встановлення торговельних зв'язків, організації збутової або виробничо-збутової кооперації, в тому числі, в складі консорціумів, для укладення посередницьких угод щодо закупівлі або збуту товарів, укладення угод ка­ртельного типу і т.д.

Залежно від очікуваної теми переговорів керівником звичайно призначається представник відділу маркетингу і цін, до складу учасників можуть бути запрошені представники відділу з координації закупівель і продажу або відділу координації роботи з посередниками. Цій групі необ­хідно визначити перелік переданого контрагенту інформаційного і рекла­много матеріалу про найбільш перспективних для збуту товарів з прайс-листами і термінами поставок, узгодити з відділом маркетингу і цін гра­ничні розміри знижок на первинні угоди, підготувати особисті варіанти посередницьких і коопераційних угод або підготувати проект протоколу про наміри з конкретними обставинами сторін і термінами їх виконання.

Переговори щодо укладення контракту на продаж товарів проводяться звичайно як продовження попереднього комерційного листу-

вання щодо узгодження запитів і пропозицій на цілком визначені товари. Відповідальним за ведення переговорів може бути призначений, напри­клад, заступник начальника відділу координації закупівель і продажу. До складу групи буде включений представник оперативної комерційної гру­пи, що займається цим видом товару або ті, що працюють в регіоні покуп­ця, а також працівник відділу маркетингу і цін. В перелік робіт повинні бути включені такі: ознайомлення з довідкою на фірмі покупця, складан­ня оперативною комерційною групою свого проекту контракту і його по­передня угода з юридичним і валютно-фінансовим відділом, а також узго­дження з оперативно комерційною групою, що займається закупівлями цього товару у постачальників, мінімально допустимої ціни продажу това­ру. З керівниками відділу координації закупівель і продажу повинно бути вирішено питання доцільності проведення кон'юнктурної наради для об­говорення проекту контракту і тактики ведення переговорів.

На переговорах з розглядання претензій до фірми, напри­клад, у зв'язку з поставкою великої партії товару з тривалим прострочен­ням проти встановленого доповненням до рамкової угоди терміну, в якості ведучого переговори призначається комерційний директор фірми. До складу групи включаються представник оперативної комерційної групи, який виконує цей контракт, начальник відділу з координації закупівель і продажу, начальник відділу з координації роботи з посередниками і юрист.

Всім членам групи слід вивчити довідку про посередницьку фірму, рамкову угоду, умови доповнення на поставку простроченої партії товару, текст претензії фірми і комерційне листування, пов'язане з виконанням доповнень. До встановленого директором терміну члени групи повинні проаналізувати хід виконання взаємних зобов'язань, знайти в діях контра­гента причини, які виправдовують певною мірою затримки у виконанні зобов'язань фірмою, і підготувати декілька варіантів вирішення претензії з мінімальними втратами для фірми.

Начальнику відділу координації закупівель і продажу слід зібрати розширену кон'юнктурну нараду із запрошенням представників відділів, пов'язаних з розглядом претензії, для узгодження найбільш прийнятного для фірми рішення і вироблення тактики ведення переговорів. Отже, щоб досягнути з контрагентом взаємоприйнятних рішень на найбільш вигід­них для фірми умовах, надзвичайно важливою є старанна підготовка до переговорів.

У комерційній практиці нерідко стикаємося з прикладами ведення переговорів, які закінчуються втратою для тієї сторони, яка недостатньо пропрацювала з комерційної і правової точки зору обґрунтованість позиції контрагента, не передбачила варіанти компромісних рішень, що її захи­щають. У більшості випадків це відбувається тому, що представники сто­рони, що програла, переоцінили рівень своєї компетентності і недооціни­ли контрагента.

Під час комплектування груп для участі в ділових переговорах, слід обмежитися необхідним мінімумом учасників.

Чим вужче коло учасників переговорів, тим простіше тому, хто веде переговори, координувати позиції учасників для досягнення поставленої мети. Важливість перегово­рів для фірми не є причиною для невиправданого розширення складу уча­сників. Не слід запрошувати представників спеціалізованих відділів на всякий випадок. Краще до переговорів попередити їх, що у випадку необ­хідності їх можуть викликати для консультації або з ними проконсульту­ються телефоном. Оптимальне число учасників з кожної сторони – 3-4 чо­ловіка, включаючи перекладача.

Більше число учасників може створити у контрагента несприятливе враження про те, що :

• той, хто веде переговори або погано до них підготовлений або некомпетентний у спірних питаннях права, фінансових розрахунках, ціно­вої політики фірми, споживчих властивостей товару і т.д.;

• керівники і оперативний склад фірми мають низьку комерційну підготовку або їх робота погано скоординована;

• керівництво фірми не дорожить робочим часом своїх співробіт­ників і, у підсумку, затратами фірми, особливо це стосується переговорів за кордоном.

Коли переговори з контрагентом веде один керівник, то це свідчить про надто авторитарний стиль керівництва, незручний для ділових відно­син, або бажання керівника використати переговори з особистою метою.