logo
Лекции МК (часть 1- зачет)

Определение целей участия фирмы в работе выставки

  • Выбор конкретной выставки, в работе которой будет участвовать фирма. Эффективному решению данного вопроса способствует тщательный анализ с точки зрения интересов и возможностей фирмы по следующим направлениям:

    • время и место проведения выставки

    • авторитет выставки/ярмарки на целевом рынке фирмы

    • численный и качественный состав участников и посетителей

    • уровень деловой активности (количество и общий объем заключенных контрактов) на последней выставке. При этом необходимо учитывать возможные умышленные и неумышленные искажения публикуемых данных.

    • возможность предоставления выставочных площадей и услуг

    • разработка чернового варианта сметы участия фирмы в выставке и изучение соответствия затрат возможностям фирмы.

  • 4) Подготовительно-организационный период. После того как сделан выбор в пользу конкретной выставки, фирма информирует оргкомитет выставки о своем участии.

    Приказом по предприятию назначается ответственный коорди­натор по выставке (ярмарке), за которым закрепляют необходимый аппарат сотрудников (1—2 человека). Координатор решает следующие организационные вопросы:

    5) Разработка тематического плана экспозиции и сметы участия в выставке. Он включает в себя:

    5.1 окончательный отбор образцов продукции, экспонатов, которые будут демонстрироваться.

    Принципы при отборе экспонатов:

    5.2 разработку стендов фирмы с учетом выделенных площадей, высоты выставочных помещений возможностей в обеспечении электроэнергией, водоснабжение и т.п.

    Стенд – это предприятия-экспонента в миниатюре, воплощающий его общую предпринимательскую культуру.

    Размеры стендов зависят от:

    Основные типы расположения стендов:

    Стенды можно планировать открытые (с хорошим внешним об­зором и возможностью общения через границу стенда) и закрытые (с прозрачными или непрозрачными стенами), на которых все общение происходит внутри образовавшегося помещения. Они могут быть стандартными (может представлять организатор) или индивидуаль­ными (собственность предприятия).

    Предприятие (экспонент) должно стремиться расположить стенд напротив и справа от главного входа; на центральных внутрен­них проходах; в углах; вблизи от «активных» экспонентов и специаль­ных помещений для проведения различных мероприятий (презента­ций и т.д.). Предприятию (экспоненту) следует избегать размещения стенда: вдали от выходов и центральных проходов; в задней части зала; позади больших колонн и лестниц; лицом в противоположную сторо­ну от места, где происходят различные мероприятия.

    Планировка стенда тесно связана с размером арендуемой пло­щади (6, 9, 12, 18, 24 м2 и более). Если стенд достаточно большой, а товары мелкие, то рекомендуется использовать витрины. Офис на стен­де отгораживается тогда, когда нуждаются в комнате для переговоров (не менее 6 м2) или месте складирования экспонатов на ночь (не ме­нее 2 м2). Наличие офиса увеличивает потребность в общей площади.

    5.3 генеральную компоновку экспозиции фирмы - распределение экспонатов по тематическим разделам в соответствии с логикой раскрытия основной темы экспозиции.

    Выставочная площадка фирмы-участницы условно разбивается на 3 основные зоны:

    1. публичная (самая большая по площади, на которой находятся экспонаты, обеспечиваются контакты с посетителями, работают стендисты и т. п.);

    2. рабочая (место для проведения переговоров коммерческих представителей фирмы со специалистами и потенциальными заказчиками);

    3. служебная (вспомогательные помещения и площадки для хранения экспонатов, специальной литературы, рекламных носителей, сувениров и т. п.).

    После решения указанных вопросов становится возможной разработка окончательной сметы участия фирмы в выставке. Затраты крупных фирм на участие в выставочных мероприятиях могут составлять 15-30% всех средств, расходуемых на маркетинговые ком­муникации. Причем для предприятий, производящих товары индивидуального потребления, этот показатель, как правило, несколько ниже — около 5-10%, а для производителей средств производства выше - 30-35%.

    6) Работа в ходе функционирования выставки.

    Рекламно-информационную работу надо начинать еще до на­чала выставки (ярмарки), чтобы посетители заблаговременно узнали о предприятии и его участии в выставке. Для этого используют рек­ламу на радио, телевидении, в гостиницах, прямую почтовую рекламу. Например, реклама в местной прессе должна быть использована так, чтобы максимально побудить потребителей посетить стенд предпри­ятия. Для этого рекламное объявление достаточно большого размера следует публиковать в течение 3 дней перед открытием выставки. В качестве наружной рекламы обычно используется стандартный щит на дороге, ведущей к выставке (ярмарке). Он должен быть выставлен не позднее чем за 2 недели до ее открытия.

    На этом этапе важнейшим инструментом для поднятия популярности экспонентов является организация контактов со СМИ.

    Классическими формами таких контактов являются:

    1. пресс-конференции. По продолжительности не более 60 минут. Схема проведения:

    1. Интервью, которое может быть:

    1. досье для пресс-центра выставки-ярмарки. Задача – привлечь журналистов к посещению стенда экспонента. Помещается на специальных стеллажах для прессы и раздается бесплатно.

    Неотъемлемым элементом эффективной работы стенда является периодическая проверка предпринятых действий и переоценка данных на основании динамики развития событий. Такая оценка должна осуществляться в конце каждого рабочего дня. Она предполагает:

    Особая роль в обеспечении успеха выставочной деятельности фирмы принадлежит стендистам - сотрудникам предприятия. В работе выставки (ярмарки) принимают участие три категории сотрудников: специалисты, хорошо знающие выставляемые экспонаты; специалисты, умеющие общаться; технические работники. Например, задачи последних — раздавать рекламные материалы у входа, разно­сить их по стендам, обслуживать переговоры, следить за стендом. Специалисты «по общению» должны уметь легко входить в контакт с посетителями и клиентами, останавливать, «завлекать» на стенд по­тенциальных потребителей. Специалисты, хорошо разбирающиеся в экспонатах, должны иметь полномочия для совершения сделок, вла­деть техникой переговоров.

    Рекомендуется ставить двух стендистов на стенде длиной 2 м, еще одного — на каждые следующие 3 м и еще одного — на каждые 12 м2 общей площади.

    Рабочий день на стенде организуется следующим образом:

    — встреча всех сотрудников за 15 мин до открытия выставки для публики;

    — ознакомление с программой дня (визиты важных гостей, пе­реговоры, пресс-конференции и др.);

    — проверка состояния экспонатов (перед началом работы и пе­риодически в течение дня);

    — проверка наличия рекламных материалов на выкладках и в ячейках «для специалистов», пополнение недостающих;

    — оперативное распределение кабин для переговоров, наведе­ние чистоты и порядка после окончания переговоров (запланирован­ные посетители не должны ждать);

    — в конце рабочего дня, после закрытия — обсуждение итогов с персоналом, просмотр записей и бесед с посетителями, отправка запросов на дополнительную документацию и т.д.

    Основное внимание должно уделяться посетителям-коммерсантам. Для них должна быть обеспечена свобода передвижения по стенду, получение непосредственной и достоверной информации, понимание их роли со стороны персонала, прием по всем правилам.

    Основные типы посетителей:

    1. с точки зрения поведения:

    1. с точки зрения сферы интересов:

      • интересующиеся потребительскими товарами;

      • интересующиеся промышленными товарами.