7) Подведение итогов участия фирмы в работе выставки

7.1 анализ контактов за период работы стенда:

• классификация и оценка заключенных соглашений;

• непосредственная проверка «личности» посетителя;

• активизация предприятия для выполнения полученных заказов в установленные сроки;

• своевременная подготовка и рассылка образцов согласно принятым обязательствам;

• направление благодарственных писем всем посетившим;

7.2 проверка результатов участия – сравнение целей и достигнутых результатов:

• сметные и реальные затраты;

• расходы на рекламу, пропаганду и вызванный ими резонанс;

• впечатления, оставленные стендом;

• предложения и наблюдающиеся рыночные тенденции;

• эффективность работы персонала

7.3 Результатом этого этапа является составление отчета об участии.

Общие показатели оценки эффективности участия в выставке.

1. среднедневная частота посещения;

2. дневной показатель обслуживания посетителей = отношение среднедневной частоты посещений к числу контактов;

3. степень интенсивности коммерческих контактов – отношение посетителей к количеству ярмарочных дней, умноженных на количество контактов;

4. степень привлечения новых посетителей – отношение количество новых посетителей к общему числу посетителей;

5. доля активных посетителей – отношение количество посещений, представляющих коммерческий интерес, к общему количеству посетителей,

6. показатель отклика приглашенных посетителей – отношение общего количества посетителей к количеству приглашенных;

7. стоимость участия на одного посетителя (отношение общей стоимости к общему количеству посетителей);

8. стоимость участия из расчета на одного активного посетителя – отношение общей стоимости к количеству посещений, представляющих коммерческий интерес);

9. расходы на содержание персонала в расчете на одного посетителя.

Для определения суммы расходов участия в выставке (ярмарке) составляется смета, которая представляет собой способ определения расходов, необходимых для ее осуществления. Как инструмент эконо­мического планирования, смета устанавливает пределы, в которых должны производиться расходы, чтобы обеспечить достижение целей, продиктовавших необходимость участия в выставке (ярмарке).

В смету включаются следующие расходы:

— арендная плата закрытой (в павильоне) и открытой площади;

— стоимость проекта экспозиции, изготовления или аренды конструктивных и оформительских элементов;

— транспортно-экспедиторские расходы на доставку экспонатов на выставку (ярмарку) и возвращение их, в том числе таможенные расходы и стоимость хранения тары во время прохождения выставки;

— оформление служебных помещений и стенда (мебель, холо­дильники, посуда, аптечка, цветы и т.п.);

— содержание служебных помещений (телефон, телефакс, элек­троэнергия, вода, уборка, охрана);

— монтаж и демонтаж экспозиции (командировочные расходы, наем иностранных рабочих, страховка);

— оплата труда стендистов и персонала (командировочные рас­ходы, гостиница, транспорт);

— представительские расходы (сувениры, угощение посетителей, приемы почетных гостей, рассылка пригласительных билетов и т.п.);

— рекламные расходы (предварительная реклама, объявление в каталоге выставки и в местных газетах, пресс-конференция, наруж­ная реклама, радио и телевидение, печатание пригласительных би­летов, пошив форменной одежды).