1.Внешние коммуникации организации

Внешние коммуникации - это коммуникации между организацией и средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации. От этих факторов зависят коммуникационные потребности организации. Если бы нужно было проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т. п. Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения. Еще раз подчеркнем, что обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением.

Внешние коммуникации пересекают пределы организации, выходя за ее пределы. При этом получатель сообщения находится за пределами организации. Примером может быть пресс-релиз, посылаемый организацией в средства массовой информации. А также публичное выступление на пресс-конференции, издание бюллетеня для широкой аудитории и др.

Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей. Чтобы лучше понимать процесс обмена информацией и условия его эффективности, следует иметь представление о стадиях процесса, в котором участвуют двое или большее число людей.

Источник. В организациях источником коммуникации обычно являются сотрудники со своими идеями, намерениями, информацией и целью коммуникации.

Кодирование. Это перевод идей источника коммуникации в систематический набор символов, на язык, выражающий его цели. Функция кодирования - обеспечение формы, в которой идеи и цели могут быть выражены как передача сигналов.

Передача сигнала. Цель источника коммуникации выражена в виде сигнала, форма которого зависит в значительной мере от используемого канала.

Канал. Каналы относятся к передаточным механизмам от источника коммуникации к получателю информации. В организациях это может быть устное обращение друг к другу, телефонные разговоры, неформальные связи, групповые собрания и др.

Расшифровка-прием. Чтобы процесс коммуникации был завершен, необходимо, чтобы сигнал был расшифрован. Каждый получатель информации интерпретирует (расшифровывает) сигнал, используя опыт и предлагаемые рекомендации. Чем ближе закодированный сигнал к цели, поставленной источником, тем более эффективна комму-никация.

Обратная связь. Источник коммуникации надеется, что его сигнал будет иметь высокую степень точности. Поскольку точность сигнала редко совершенна, желательно обеспечение обратной связи в коммуникационном процессе. Односторонняя связь является более оперативной, чем двусторонняя. Однако двусторонняя связь гораздо более точная. С помощью обратной связи руководитель может оценить, насколько эффективно он осуществляет коммуникацию, а также повысить точность сигналов в будущих ком-муникациях.

Шум. В деятельности организации к ним относятся: I) отвлечения; 2) неправильная интерпретация со стороны получателя или источника; 3) различные значения, придаваемые одним и тем же словам различными людьми; 4) статусное различие между руководителями и подчиненными в восприятии организационной дистанции, вследствие чего расширяется коммуникационный разрыв между ними; 5) получатель информации слышит только то, что хочет услышать.

Массовые коммуникации и СМИ

Массовая  коммуникация представляет собой систему, состоящую из источника сообщений и их получателя, связанных между собой физическим каналом движения сообщений. Такими каналами являются: А) печать (газеты, журналы, брошюры, книги массовых изданий, листовки, плакаты); Б) радио и телевидение — сеть широковещательных станций и аудиторий, имеющих радио— и телеприёмные устройства; В) кино, обеспеченное постоянным притоком фильмов и сетью проекционных установок; Г) звукозапись (система производства и распространения грампластинок, магнитофонных роликов или кассет); видеозапись.

Согласно определению отечественного ученого Б. Фирсова, «массовая коммуникация — процесс распространения информации с помощью технических средств (печать, радио, кинематограф, телевидение) на численно большие рассредоточенные аудитории».

Б. Фирсов выделяет в процессе коммуникации три фазы: 1) докоммуникативную, 2) коммуникативную и 3) послекоммуникативную.

 Первая фаза характеризуется запросами и ожиданиями аудитории. Вторая — непосредственной реализацией этих запросов. Третья — использованием полученной информации.

Основная функция массовой коммуникации заключается в обеспечении взаимосвязи между элементами общности (индивидами, социальными группами, классами) и между самими общностями с целью поддержания динамического единства и целостности данного социального образования.

Массовая коммуникация, распространяя информацию о фактах, событиях, социальных и культурных ценностях как международного, так и регионального характера, реализует свою основную функцию, решая следующие социальные задачи: А) Создает и поддерживает общую «картину мира». Б) Создает и поддерживает «картину отдельной общности». В) Передает от поколения к поколению ценности культуры. Г) Предоставляет массовой аудитории развлекательную, тонизирующую информацию.

Массовая коммуникация — это систематическое распространение сообщений среди численно больших, рассредоточенных аудиторий с целью воздействия на оценки, мнения и поведение людей.

Основными средствами массовой коммуникации являются печать, радио, кино и телевидение, которые определяются также как средства массовой информации.

Материальной предпосылкой возникновения массовой коммуникации в 1-й половине 20 века стало создание технических устройств, позволивших осуществить быструю передачу и массовое тиражирование больших объёмов словесной, образной и музыкальной информации.

Собирательно комплексы этих устройств, обслуживаемых работниками высокой профессиональной специализации, принято называть «средствами массовой информации и пропаганды» или «средствами массовой коммуникации».

Эффективность массовой коммуникации определяется не только целями и задачами воздействия на читателей, слушателей, зрителей передаваемых сообщений, но и соответствием их содержания и формы постоянным и текущим информационным нуждам людей.

Условия функционирования массовой коммуникации (по Конецкой).

1) массовая аудитория (она анонимна, пространственно рассредоточена, но делится на группы по интересам и т.п.);

2) социальная значимость информации;

3) наличие технических средств, обеспечивающих регулярность, скорость, тиражированность информации, передачу ее на расстояние, хранение и многоканальность (в современную эпоху всеми отмечается преобладание визуального канала).

Участниками массовой коммуникации являются не индивиды, а некие собирательные образы, как то: народ, армия, проч.

Массовая коммуникация — систематическое распространение информации через печать, радио, телевидение, кино, звуко— и видеозапись с целью утверждения духовных ценностей общества и оказания идеологического, политического, экономического или организационного воздействия на оценки, мнения и поведение людей.

Средство массовой информации — средство распространения информации, характеризующееся: 1) обращенностью к массовой аудитории; 2) общедоступностью; 3) корпоративным характером производства и распространения информации.

К СМИ относятся: — пресса, радио, телевидение; — кинематограф, звукозаписи и видеозаписи; — видеотекст, телетекст, рекламные щиты и панели; — домашние видеоцентры, сочетающие телевизионные, телефонные, компьютерные и другие линии связи.

Издательство — предприятие, осуществляющие подготовку, производство и выпуск книжной и другой печатной продукции (документов).

Периодическое издание — сериальное издание, выходящее: — через определенные промежутки времени; — постоянным для каждого года числом номеров (выпусков); — не повторяющимися по содержанию, однотипно оформленными нумерованными и/или датированными выпусками, имеющими одинаковое заглавие.

Газета — периодическое газетное издание, выходящее через краткие промежутки времени, содержащее официальные материалы, оперативную информацию и статьи по актуальным общественно-политическим, научным, производственным и другим вопросам, а также литературные произведения и рекламу. Обычно газета издается в виде больших листов (полос).

Журнал — периодическое журнальное издание: — содержащее статьи или рефераты по различным общественно-политическим, научным, производственным и другим вопросам; — литературно-художественные произведения; — имеющее постоянную рубрикацию; — официально утвержденное в качестве журнального издания. Журнал может иметь приложения.

Дайджест — периодическое издание, перепечатывающее материалы из других изданий, приспосабливая их к интересам и образовательному уровню широкой аудитории.

Корпоративное издание — корпоративная газета или журнал, позволяющие: — доносить до широкой общественности без искажений позиции и мнения компании; — сообщать общественности о своих достижениях и планах. Кроме того, корпоративные издания являются эффективным инструментом формирования корпоративной культуры.

Условия функционирования средств массовой коммуникации.

К подобным условиям можно отнести следующее:

1) наличие технических средств, обеспечивающих регулярность и тиражированность массовой коммуникации;

2) социальная значимость информации, способствующая повышению мотивированности массовой коммуникации:

3) массовая аудитория, которая, учитывая ее рассредоточенность и анонимность, требует тщательно продуманной ценностной ориентации;

4) многоканальность и возможность выбора коммуникативных средств, обеспечивающие вариативность и вместе с тем нормативность массовой коммуникации.

Разберем каждый пункт подробнее.

1) Технические средства.

Среди технических средств, обеспечивающих коммуникацию, принято различать средства массовой информации (СМИ), средства массового воздействия и собственно технические средства. К СМИ относятся периодическая печать (пресса), радио и телевидение. К средствам массового воздействия относятся кино, театр, цирк, все зрелищные представления и художественная литература. СМИ — отличаются периодичностью. Средства массового воздействия характеризуются периодичностью обращения к массовой аудитории. Технические средства коммуникации (телефон, телетайп и т.п.) не имеют массового охвата аудитории, и передаваемая информация может носить сугубо личный характер, не связанный с социально значимыми реалиями.

Телевидение.

В отличие от фильма (кино — как прототип ТВ), телепередачи не имеют целостности и законченности, рассказчик (коммуникатор) идентифицирован и легко узнаваем, имеет постоянную аудиторию, которая вместе с тем имеет возможность выбора (может переключить канал). Наибольшее различие по ряду признаков отмечается между прессой (как каналом письменной коммуникации) и радио, а также телевидением как каналами устной коммуникации. (Например, ситуативное представление информации в телепередаче исключает двусмысленность. Различны также динамика передачи информации, эффект соучастия, и степень полноты обратной связи.)

СМИ обеспечивают регулярность и тиражированность информации и благодаря этому являются мощным механизмом воздействия на массовую аудиторию. Телевидение, как и радио, имеет возможность реализовать опосредованную межличностную коммуникацию, включая в программы различного рода популярные интервью и беседы. Для внутриличностной коммуникации предлагаются телетекст и видеотекст.

 Компьютерные видеоигры и программы предназначены для индивидуального пользования, равно как и видеодиски, использующие лазерную технику.

Появления новых средств массовых коммуникаций расширяют функции СМИ в следующих направлениях: 1) децентрализация — выбор программы зависит от индивида, 2) увеличение объема информационных программ (благодаря кабельному и спутниковому телевидению), 3) возможность интерактивности — взаимодействия через обратную связь для обмена информацией.

2) Социальная значимость информации.

Привлекательность  СМИ для массовой аудитории. Содержание массовой коммуникации оказывает влияние на аудиторию в разных аспектах (обучение, убеждение, внушение и т.п.) Воздействие информации зависит от того, насколько она соответствует социальным запросам аудитории и от регулярности выхода в эфир. Наряду с социальной актуальностью смысловой информации, большое значение имеет оценочная информация.  Получатель информации вольно или невольно «ожидает» оценочную информацию. Именно оценочная информация в значительной степени способствует формированию общественного мнения.

3) Массовая аудитория как компонент массовой коммуникации характеризуется неоднородностью, рассредоточенностью (по территориальному признаку) и анонимностью. Индивиды, образующие эту аудиторию, рассматриваются как личности, включенные в сеть реальных общественных отношений и связей. Именно при помощи массовой коммуникации эти личности могут установить и поддерживать отношения и связи не только внутри своей социальной группы, но и с более широкой социальной средой.

 4) Способы и средства массовой коммуникации.

Различают следующие способы: а) направленность; б) многоканальность;  в) нормативность; г) вариативность коммуникативных средств.

Раньше массовая коммуникация была однонаправлена. С введением в практику писем и звонков читателей, слушателей и зрителей — стала взаимонаправленной (взаимный интерес).

Заслуживает внимания т.н. скрытая обратная связь (характерная для радио и телевидения). Опытный коммуникатор может прогнозировать реакцию слушателя или зрителя на ту или иную информацию и на ее оценочную интерпретацию.

Эффект соучастия в процессе коммуникации тем сильнее, чем лучше осуществляется эта скрытая обратная связь. Это достигается при помощи продуманного структурирования дикторского дискурса, предусматривающего последовательность информации, и за счет тщательного отбора коммуникативных средств — слов, формул общения, стереотипов речевого поведения, включающего фонационные и кинетические средства невербальной коммуникации. (пример — программа «Двое против одного»).

В массовой коммуникации различается степень социальной опосредованности. Телепередачи в прямом эфире (репортажи, интервью) являются непосредственно направленными. Подготовленные и отредактированные телепередачи социально опосредованы.

Массовая коммуникация отличается многоканальностью. Используются следующие каналы: А) визуальный, Б) аудитивный, В) аудитивно-визуалъный каналы. Основное различие между ними заключается в преимущественном использовании письменной или устной форм коммуникации.

Традиционно для прессы типично использование общелитературного письменного языка — книжных слов, терминов. Для радио и телевидения типично использование форм устной коммуникации, включающей элементы разговорной речи. Однако установить жесткую корреляцию между признаками устной и письменной речи и видами СМИ трудно, поскольку радио— и телепередачи проходят предварительную обработку как письменные тексты и неизбежно сохраняют в себе черты письменной речи; с другой стороны, использование в прессе диалогов допускает употребление элементов разговорной речи. Функциональный стиль обусловлен коммуникативной сферой, определяемой тематикой информации, социальной ролью ведущего и его социальной ориентацией на определенную социальную группу потенциальной аудитории. Передачи для молодежных или профессиональных групп отличаются по словарному составу, оформлению высказываний от передач, рассчитанных на массовую аудиторию.

Традиционно массовая коммуникация рассматривается как опосредованное общение — через СМИ, поскольку непосредственное общение (прямой контакт оратора с аудиторией) предполагает большую, но не массовую аудиторию. Этим объясняется, почему из двух базовых функций коммуникации — взаимодействия и воздействия — в массовой коммуникации на первый план выдвигается именно воздействие.  В рамках этой базовой функции рассматривается целый ряд частных функций типа социального контроля, контакта и т.п., которые можно объединить в три основные социально значимые функции массовой коммуникации — информационную, регулирующую и культурологическую

Функции средств массовой коммуникации.

В 1948 г. американским ученым Г. Лассуэллом были выделены три функции:

1) Обозрение окружающего мира (информационная функцию).

 2) Корреляция с социальными структурами общества (воздействие на общество и его познание через обратную связь).

3) Передача культурного наследия (познавательно-культурологическую функция, функция преемственности культур).

В 1960 г. американский исследователь К.Райт добавил еще одну функцию — развлекательную.

В начале 80-х годов Мак-Квейл предложил еще одну функцию, так называемую мобилизующую, имея в виду специфические задачи, которые выполняет массовая коммуникация во время различных компаний, чаще — политических.

В отечественной психолингвистике (Леонтьев А.А.) выделяются четыре функции, типичные для радио— и телевизионного общения:

1) оптимизация деятельности общества за счет ориентации на социальное общение, позволяющее изменить коллективную (совместную) деятельность;

2) функция контакта, которая играет роль в формировании группового сознания:

3) функция социального контроля через использование социальных норм, этических и эстетических требований;

4) функция социализации личности — воспитательная функция привития личности тех черт, которые желательны для общества.

Информационная функция заключается в предоставлении массовому читателю, слушателю и зрителю актуальной информации о самых различных сферах деятельности: деловой, научно-технической, политической, юридической, медицинской, и т.п. Получая большой объем информации, люди не только расширяют свои познавательные возможности, но и увеличивают свой творческий потенциал.  Знание информации дает возможность прогнозировать свои действия, экономит время.

Регулирующая функция имеет широкий диапазон воздействия на массовую аудиторию, начиная с установления контактов, кончая контролем над обществом. В этой функции массовая коммуникация влияет на формирование общественного мнения и создание социальных стереотипов.

Получатель информации имеет возможность сравнивать различные социальные ситуации, которые комментируются СМИ либо с положительной, либо с негативной оценкой. (как правило — если информация от СМИ, особенно центральные каналы ТВ — то положительно).

Культурологическая функция — способствует осознанию обществом необходимости преемственности культуры, сохранения культурных традиций. При помощи СМИ люди знакомятся с особенностями различных культур и субкультур. Это способствует интеграции общества. С данной функцией связано понятие массовой культуры: А) как стремление познакомить широкие массы с достижениями мирового искусства; Б) низкий художественный уровень развлекательных программ — как воспитание дурного вкуса у потребителей массовой культуры.