12.Порядок проведения пресс-конференции и брифинга.

Наиболее распространенными видами мероприятий для СМИ являются пресс- конференция и брифинг. Разница между ними заключается во временной продолжительности и характере построения коммуникации с журналистами:

I. Брифинг предполагает краткое выступление официального лица без последующего обсуждения, по сути дела, классический брифинг представляет собой развернутое очное информационное сообщение по конкретной теме. Как форма работы брифинг наиболее часто используется в работе органов власти и управления, в особенности, в силовых структурах и дипломатических представительствах.

II. Пресс-конференция представляет собой диалог между сторонами, при этом она длится более продолжительный период времени.

Можно выделить два вида пресс-конференций:

• пресс-конференция как элемент более крупного мероприятия, которое уже привлекло внимание журналистов;

• пресс-конференция как самостоятельное событие, связанное с актуальным информационным поводом.

Рассматривая возможность организации брифинга или пресс- конференции, руководитель пресс-службы должен быть предельно объективным и внимательным, так как любая ошибка (от неправильно выбранного времени и места проведения до технических накладок) может негативно сказаться на результате и дальнейших отношениях с приглашенными журналистами. Очень часто специалист пресс-службы не может построить пресс-конференцию, отличить брифинг от пресс- конференции, грамотно выбрать формат мероприятия. Напомним, все проблемы - от невежества.

Надо отметить, что большинство информационных поводов имеют личностный аспект, который имеет существенное значение для материала новостей. Поэтому участие в пресс-конференции известных персоналий будет высоко оценено журналистами, стремящимися к установлению контакта с ними, а пресс-служба, предоставившая им такую возможность, укрепит свой имидж и авторитет.

Организация и проведение пресс-конференций.

Пресс-конференция - это встреча официальных лиц (представителей деловых, общественных, правительственных кругов) с представителями средств массовой информации с целью информирования общественности по актуальным вопросам. Это лишь один из способов передачи информации СМИ, который используется в основном в следующих случаях:

1). Для передачи развернутой информации об особо важной теме, по которой у журналистов могут возникнуть вопросы.

2). При предпочтительности личных информационных контактов журналистов с официальными лицами. Если информация представляет из себя малозначимую новость, она может быть передана в СМИ тем же пресс-релизом и необходимости в пресс-конференции не будет.

Цель пк - предоставить СМИ фактографическую, проблемную и комментирующую информацию о каком-либо событии, явлении или проекте.

Пк предполагает авторитетность источника новостей (ньюсмейкера), получение информации из первых рук, возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов.

Пк бывают: Корпоративные, Региональные, Общенациональные, Международные.

Работа по подготовке и проведению ПК начинается как правило за несколько недель до ее проведения и заканчивается несколько позже ее окончания. Может создаваться специальная рабочая группа.

Организация.

1.Место. Статус места, хороший зал. Техническое освещение. Слайды, видео ролики, фуршет. Удобство расположения.

2.Время. Не должно совпадать с другими событиями. Вторник, среда и четверг. Время не слишком раннее.

3.Оповещение. Первый анонс можно дать за неделю. Ясный, четкий анонс. Тема, дата, время, место, ньюсмейкеры. За день надо позвонить и уточнить.

4.Оформление. Не надо пренебрегать мелочами. Указатели, объявления, регистрация. На столе таблички с именами. У организаторов бейджики. Всем участникам блокнот, ручку, воду. Участники - ведущий, ньюсмейкер, эксперт.

Оформление.

Длительность: от 40 до 60 минут. 30 мин и меньше - брифинг.

Начинает ведущий. Организационные основы.

Не надо пренебрегать мелочами (указатели, стрелочки, раздевалка, аккредитационная тумба.

Как готовиться:

1.Разработка информационного повода

2.Программа проведения ПК.

3.Составление пресс-релизов

4.Медиа-кит

5.Текст выступления ньюсмейкера.

6.Составляем список ответов на возможные каверзные вопросы.

7.Оформление зала, президиума.

Не позднее двух дней написать отчет. Готовим и рассылаем пресс-релиз. Ведем мониторинг СМИ по итогам ПК, можем обзвонить журналистов, чтобы обсудить публикацию. Составление отчета о количестве публикаций.

Мониторинг СМИ.

Представление полного отчета.

Классическая примерная программа пресс-конференции выглядит следующим образом:

11.00 Прибытие, регистрация, кофе (по усмотрению организаторов).

11.45 Представление участников (президиум).

11.48 Основное информационное сообщение (повод).

12.15 Вопросы и ответы.

12.30 Неформальное общение (в зависимости от контекста, возможен фуршет или деловой обед).

Приведем несколько правил проведения пресс-конференции:

1. Ньюсмейкер в организации должен быть один (в крайнем случае – два).

2. Человек воспринимает информацию в течение 15 минут, поэтому на пресс-конференции все основные сведения должны быть даны именно за это время.

3. Вести пресс-конференцию должен пресс-секретарь (руководитель управления по связям с общественностью).

4. При подготовке к пресс-конференции членам президиума необходимо изучить все материалы СМИ, которые ранее выходили по данной теме.

5. Оптимальный формат выступления – 5 минут, на реплику – 1 минута.

6. Содержательная часть выступлений должна строиться по принципу: максимум информации, минимум времени.

При подготовке помещения для пресс-конференции необходимо освободить место под телекамеры, подготовить необходимое количество электрических розеток для оборудования (удлинители и т.п.). Журналистам должно быть роздано как можно больше документов по теме пресс- конференции, содержащих цифры и факты, блокноты и ручки. На столе президиума обязательно должны стоять таблички с именами участников пресс-конференции, в ряде случаев журналистам можно раздать бейджи.

Проведение пресс-конференций является эффективной технологией работы пресс-службы, если организаторы мероприятия преследуют достижимые цели и правильно выбрали повод для встречи. Когда информация, транслируемая на пресс-конференции, интересна СМИ, отдача от проведения данного мероприятия может быть очень высокой, и в следующий раз журналисты прибудут на мероприятие уже без дополнительных приглашений, так как будут понимать, что планируется важное событие, которое нельзя пропустить. Также стоит добавить, что журналисты, особенно в регионах, имеют специфику приходить точно к началу мероприятия, поэтому, если за 20 минут до заявленного времени ещё никто не пришёл, не стоит поднимать панику, большая часть придёт за 5 минут (это при условии, если в программе не будет значиться утреннее кофе).