20.Разработка сценария церемонии посещения объекта.

Наряду с пресс-конференцией важное значение для правильной организации связей с общественностью имеет посещение объектов представителями средств массовой информации. Непосредственное присутствие и личное наблюдение за состоянием и функционированием того или иного объекта позволяют журналистам и репортерам составить наиболее объективную информацию о нем для заинтересованных групп общественности. Показ объектов журналистам и организация для них всевозможных экскурсий по территории предприятия осуществляются, как правило, в целях демонстрации успехов компании в таких областях, как:

• завершение строительства новых объектов различного назначения;

• освоение новой технологии и открытие производства по выпуску более современной продукции;

• совершенствование системы организации производства и управления;

• решение природоохранных проблем;

• открытие региональных представительств и филиалов;

• развитие социальной сферы;

• открытие постоянно действующей экспозиции на территории компании и др.

При подготовке посещения объектов представителями различных СМИ практикуется предварительная рассылка приглашений. При этом если объект, вызывающий интерес общественности, или связанное с ним событие достаточно значительны, то приглашение рекомендуется заблаговременно рассылать как в местные, так и в центральные СМИ.

В приглашении обычно указывают:

• цель и характер посещения объекта;

• точное место расположения объекта, место и время сбора приглашенных лиц, место возможной встречи делегации представителями приглашающей компании;

• маршрут и график движения транспорта к посещаемому объекту, схему проезда на личном транспорте;

• общую длительность посещения, время начала и окончания основных экскурсий;

• условия размещения, проживания и питания приглашенных лиц и др.

Важным моментом организации посещения объектов журналистами и репортерами является заблаговременная и целенаправленная подготовка гидов, которые должны обладать не только необходимыми навыками общения с людьми, но и профессиональными знаниями в соответствующей области. Гид должен быть снабжен микрофоном для усиления звука при общении с многочисленной аудиторией или вблизи машин и агрегатов, работа которых сопровождается шумом, иметь средства оперативной связи с руководством фирмы и нагрудную табличку (значок) с указанием

фамилии, имени и должности.

В отдельных случаях большая делегация журналистов и репортеров, посещающих тот или иной объект на территории компании, может быть разбита на две и более группы — по интересам. Каждая группа может иметь свой маршрут и специально подготовленного гида. Во время посещений объектов предприятия или организации

представителями СМИ целесообразна раздача информационно-рекламных материалов, справочной и технической литературы, фотографий и даже образцов новой продукции — отдельным представителям СМИ или их группам или всем желающим. Делать это целесообразно не перед началом, а после завершения осмотра объекта. Важным дополняющим элементом к непосредственному посещению объекта всегда являются встречи представителей СМИ с руководством компании и ее ведущими специалистами — как минимум дважды за время посещения объекта. Перед началом экскурсии руководители компании обычно выступают с краткой вступительной речью, а специалисты и сопровождающие лица проводят инструктаж по технике безопасности. По завершении всей программы посещения объекта руководители компании и ведущие специалисты отвечают на вопросы, возникшие у представителей СМИ в ходе экскурсии.

Пресс-туром принято называть мероприятие, подготовленное службой по продвижению организации специально для журналистов, рассчитанное на достаточно продолжительное время (несколько часов, день, несколько дней) с целью получить в результате публикацию объективных журналистских материалов о своей компании в средствах массовой коммуникации. Целью организации пресс-тура не обязательно должно быть знакомство с деятельностью всей компании или, например, жизнью населения небольшого провинциального города (если администрация последнего хочет наладить хорошие отношения с местными журналистами), для этого достаточно и довольно убедительного информационного повода.

Непосредственной работе с журналистами в день проведения пресс-тура предшествует достаточно трудоемкий период подготовки, включающий длительные переговоры как внутри организации, так и со СМИ. Отдел по связям с общественностью уточняет с руководством цели проведения пресс-тура. Это означает, что пресс-тур следует посвящать либо чему-то значительному, уже достигнутому, либо перспективному развитию организации (района, научного направления). В последнем случае (пресс-тур, работающий на перспективу) важно ознакомление общественности через средства массовой коммуникации с этими планами, а также, возможно, поиск партнеров и инвесторов. Для специалиста по связям с общественностью важно сразу же после принятия решения о проведении пресс-тура получить от руководства документы (приказы), в которых определены цели и дата пресс-тура, а также указаны фамилии лиц, отвечающих за его подготовку и проведение. Далее (также по согласованию с руководством) определяются объекты осмотра для журналистов и назначаются специалисты, которые будут давать пояснения на каждом из объектов. Выбирается маршрут пресс-тура, и назначаются ответственные за проведение мероприятия в каждой из запланированных остановок тура. Все обязанности по обеспечению эффективной работы и осуществлению контактов с сотрудниками административно-хозяйственного сектора компании осуществляют специалисты отдела по связям с общественностью. Этот же отдел занимается налаживанием и поддержанием регулярной связи со средствами массовой коммуникации на основании имеющейся в организации базы данных СМИ и регулярных контактов с ними, составляет начальный поименный список журналистов, присутствие которых в указанный день было бы желательно и полезно. Следует учесть, что, как показывает практика, примерно 50% журналистов, первоначально включенных в список, по разным причинам не смогут посетить организацию в этот день. Часть из них, поблагодарив за приглашение и выразив сожаление по поводу невозможности принять его, тем не менее проявляют заинтересованность и просят прислать все материалы, связанные с этим событием. Конечно, такую просьбу всегда следует удовлетворить. Теперь самое время остановиться на тех печатных материалах, которые готовит отдел по связям с общественностью, когда планирует пресс-тур. Все решения и договоры, которые заключаются благодаря мероприятию, оформляются на бумаге. Здесь будут названы лишь основные виды материалов, подготавливаемых отделом по связям с общественностью для проведения пресс-тура. Весь комплекс материалов достаточно легко разделить на основании предназначения для той или иной целевой аудитории. И начиная с самого общего определения групп общественности, с которыми при подготовке и проведении пресс-тура специалистам по связям с общественностью придется контактировать, выделяем внутреннюю и внешнюю аудитории. Работа по созданию планов или, если угодно, сценариев для подключения к участию в пресс-туре отдельных подразделений самой организации начинается непосредственно после издания руководством приказа о проведении пресс-тура с указанием цели, времени и фамилии исполнителя, отвечающего за все этапы как подготовки, так и проведения пресс-тура. Начинают обычно с составления программы пресс-тура в соответствии с общими рекомендациями, а затем устанавливают, кто, что и когда будет делать, причем эти обязанности закрепляются не только за PR-специалистами, но и за конкретными лицами тех отделов, куда будут приглашены журналисты, а также за представителями административно-хозяйственных служб. Все это оформляется в виде распоряжений с указанием сроков выполнения. Конечно, вся работа по подготовке проходит в регулярных контактах на уровне деловых встреч для решения практических вопросов. Гораздо более оформленный и четкий характер с точки зрения письменных документов носит работа с внешней аудиторией. Если событие, ради которого планируется проведение пресс-тура, действительно очень серьезное и администрация города может быть в нем заинтересована, то следует направить приглашения руководителям города. Позже, за день до намеченного пресс-тура, нужно по телефону получить подтверждение и узнать имена и должности лиц, которые намерены принять участие в мероприятии. Непосредственно с представителями СМИ поддерживаются регулярные контакты:

• им отправляется пресс-релиз — анонс с кратким сообщением о предстоящем пресс-туре и приглашением принять в нем участие;

• некоторое время спустя в редакции направляется новостной пресс-релиз с подробной информацией о целях пресс-тура и сообщением некоторых его деталей;

• за несколько дней до пресс-тура организация по телефону уточняет списочный состав представителей СМИ, включая радио и телевидение, и их требования по обеспечению технической стороны их работы;

• в течение периода подготовки к пресс-туру PR-отдел готовит специальный пресс-кит, который вручается журналистам либо по их прибытии, либо при отъезде; также готовятся для раздачи журналистам дополнительные справочные материалы об организации и ее производственной и технологической специфике на тот случай, если они намерены сделать большой материал по теме пресс-тура.

Итак, при организации полномасштабного пресс-тура в регион необходимо продумать такие блоки мероприятий, как:

• встреча на вокзале или в аэропорту, размещение, инструктивная встреча с изложением деталей пребывания в городе;

• сопровождение журналистов по всему маршруту пресс-тура;

• питание, вечерний досуг, культурная программа, шопинг;

• встреча с исполнительной и законодательной ветвями власти;

• посещение профильных для тематики мероприятий и объектов;

• посещение наиболее интересных объектов города, знакомство с их социально-экономическим развитием;

• итоговая встреча, подведение результатов поездки, проводы на вокзал или в аэропорт.

Вообще ресурсоемкость организации пресс-тура вполне компенсируется его PR-эффективностью, поскольку именно в поездках, в процессе совместной трудовой деятельности (здесь используется такой вид воздействия на журналистов, как вовлечение в совместную деятельность), возникает неформальное, доверительное общение, устанавливаются тесные контакты, образуются крепкие межличностные связи с журналистским пулом и отдельными его членами, которые в дальнейшем способны принести реальные дивиденды для PR-специалиста и компании.