15.1. Организация управления торгово-технологическим процессом на складе

Управление складским процессом предусматривает це­ленаправленное воздействие на него, обеспечивающее ра­циональное выполнение всех операций по приемке, хране­нию и отпуску товаров.

Управление торгово-технологическими процессами на оптовых предприятиях должно быть подчинено:

• обеспечению высокого уровня коммерческой работы;

• ускорению продвижения товаров от производства до потребителей и оборачиваемости товарных запасов;

• обеспечению сохранности количества и качества то­варов на складах и в процессе товародвижения;

• внедрению рациональных организационных и техно­логических систем товароснабжения розничных тор­говых предприятий;

• обеспечению роста производительности труда ра­ботников оптовых предприятий и повышению каче­ства их труда.

В качестве средств управления складским технологиче­ским процессом могут быть использованы электронная вычислительная техника, диспетчерская служба, техноло­гические карты, графики, оперативные планы работы складов и др.

С помощью ЭВМ можно механизировать и автоматизи­ровать складские технологические процессы, в том числе организацию погрузочно-разгрузочных работ, приемку то­варов, оптимальное размещение товаров на складах, фор­мирование заказов на отборку товаров, а также управле­ние самой отборкой и другими операциями, включая товароснабжение.

Важную роль в обеспечении четкой работы складов иг­рает диспетчеризация завоза и отпуска товаров. Диспет­черские службы оптовых баз обеспечивают централизо­ванное оперативное регулирование и контроль за работой складов. Они позволяют следить за состоянием товарных запасов и своевременно принимать необходимые меры по их регулированию.

Наличие таких служб способствует ускорению погрузоч­но-разгрузочных работ, оформлению приемных и отпуск­ных документов, более четкой отправке товаров покупате­лям. В организации работы диспетчерских служб исполь­зуются такие эффективные средства, как промышленное телевидение, пневматические средства дистанционной пе­редачи документации (пневмопочта) и другие средства оргтехники.

Технологические карты представляют собой детальные разработки последовательности выполнения складских операций. Они могут быть составлены на весь процесс складской переработки грузов или на отдельные его этапы (поступление товаров, отправка товаров и т. д.). Их со­ставляют также применительно к организации труда складских работников (водителей подьемно-транспортных машин, отборщиков и т. д.). Применение технологических карт позволяет более целесообразно использовать средства труда, предметы труда и рабочую силу, исключить ошибки при выполнении соответствующих операций.

Основой для разработки технологических карт служат исходные обстоятельства, с учетом которых определяется содержание работы (перечень выполняемых операций), ис­полнители, а также перечень документов, составляемых по ходу технологического процесса. Кроме того, в технологиче­ской карте может быть предусмотрен раздел «Что запреща­ется или не допускается», с тем чтобы предостеречь испол­нителей от возможных ошибок при выполнении складских операций.

При определении содержания работы по тому или иному исходному обстоятельству руководствуются соответствую­щими нормативными документами, инструкциями и т. п. В соответствии с требованиями этих же документов раз­рабатывается и такой важный раздел технологической карты, как «Какие документы оформляются».

Технологические графики предусматривают выполнение складских операций во времени (в течение смены, суток и т. д.). Это могут быть графики работы погрузочно-разгру­зочных механизмов, графики прибытия покупателей на склад или в зал товарных образцов для отборки товаров, графики работы экспедиционного склада и т. д.

Сетевое планирование применяют на крупных совре­менных складах. Оно включает в себя разработку сетевых моделей и графиков. При этом сетевая модель склада представляет собой графическое изображение складских операций, последовательно отображающих чередование цепи работ и операций складского технологического про­цесса. Сетевой график склада — сетевая модель с рассчи­танными параметрами, сроками исполнения складских работ.

Использование технологических карт, графиков, сете­вых моделей способствует более четкой организации складского технологического процесса, более эффективно­му использованию трудовых и материальных ресурсов.

Главной целью управления торгово-технологическими процессами на предприятиях оптовой торговли выступа­ет обеспечение планомерного и бесперебойного товаро- снабжения розничных торговых предприятий. Оно вклю­чает управление товарными запасами, ассортиментом товаров, их хранением, погрузочно-разгрузочными и транспортными операциями, товарными потоками на складах.

Упра.вление товарными запа.сами предусматривает их нормирование, оперативный учет и контроль и регулиро­вание.

Нормирование товарных запасов по­зволяет разработать и установить их оптимальные норма­тивы.

Установленные для оптовых баз нормативы товарных запасов должны обеспечивать поддержание их в экономи­чески обоснованных размерах, с тем чтобы обеспечить бесперебойное и ритмичное товароснабжение розничных торговых предприятий. Нормативы устанавливаются раз­дельно для товарных запасов текущего хранения, сезонно­го накопления и досрочного завоза по товарным группам в сумме и днях к складскому товарообороту.

Оперативный учет и контроль за со - стоянием товарных запасов ведется на ос­новании действующих форм учета и отчетности. Для этой цели торговый отдел базы использует карточки количест­венно-стоимостного учета, статистические отчеты о това­рообороте и товарных запасах. В них отражаются остатки товаров на начало месяца, а также данные об их поступ­лении на склад и продаже оптовым покупателям. Фактиче­ские остатки товаров сопоставляют с нормативами и при выявлении отклонений устанавливают причины, вызвав­шие эти отклонения.

Регулирование товарных запасов за­ключается в поддержании их на определенном уровне, в маневрировании ими. Оно предполагает принятие торго­выми работниками различных коммерческих решений с целью нормализации товарных запасов.

В управлении товарными запасами на оптовых базах все более широкое применение получает электронно­счетная техника. На ряде крупных оптовых предприятий созданы автоматизированные системы управления товар­ными запасами. Внедрение таких систем позволяет сокра­тить трудовые затраты, выявить новую более качествен­ную управленческую информацию и ускорить ее обработку, а также значительно повысить уровень управ­ления товарными ресурсами.

Управление ассортиментом товаров на оптовых пред­приятиях осуществляет коммерческая служба. Оно направ­лено на поддержание на складах оптимальной номенклату­ры товаров, необходимых для бесперебойного снабжения розничной торговой сети.

Важным средством управления ассортиментом товаров на оптовых базах служат ассортиментные пе - р е ч н и, включаюшце минимально необходимое число разновидностей товаров, которые должны постоянно быть в наличии на складе.

Обязательные ассортиментные перечни рекомендуется разрабатывать на год. При необходимости в течение года в них можно вносить соответствующие изменения. В них предусматриваются групповая и внутригрупповая струк­тура, а также основные (артикул, модель и т. д.) и допол­нительные (размер, полнота, рост и т. д.) признаки разно­видностей товаров. Разработка ассортиментных перечней включает три этапа.

На первом этапе определяется перечень ассор­тиментных позиций. При этом учитываются номенклатура товаров, прошедших через базу в отчетном году, и но­менклатура товаров, указанных в спецификациях к дого­ворам на поставку товаров в предстоящем году.

На втором этапе рассчитывается число разно­видностей каждого вида товара по основному признаку для годового ассортимента, т. е. определяется их количест­во по каждой позиции товаров, поступивших за год.

На заключительном этапе определяется ко­личество разновидностей каждого товара для неснижаемо- го ассортимента, включающего такое их количество, кото­рое постоянно должно быть в запасах.

Оперативный контроль за соответствием ассортимента товаров на складах установленному обязательному ассор­тиментному перечню осуществляют товароведы.

Управление хранением товаров на складах подчинено обеспечению количественной и качественной сохранности товаров, эффективному использованию складских площа­дей и емкостей. Поэтому при организации хранения това­ров на складах учитывают различия в периодах хранения отдельных товаров, их физико-химические свойства и дру­гие факторы. На основании этого разрабатывается такая система размещения товаров, которая позволяла бы быст­ро отыскать необходимый товар, вести правильный учет их наличия, поступления, расхода и обеспечивала бы со­хранность количества и качества товаров.

Важным условием оптимального размещения и укладки товаров на хранение является составление экономически и технически обоснованных карт (схем) размещения това­ров на складах с закреплением за товарами определенных групп, подгрупп и наименований постоянных мест хране­ния. В процессе хранения товаров на складах необходимо поддерживать соответствующий газо-температурно-влаж- ностный режим, периодически осматривать их, следить за очередностью реализации и т. д.

Разработка карт размещения товаров на складах не только имеет большое значение для управления хранением товаров, но и является одним из важных условий рацио­нального управления потоками товаров. Наличие таких карт, а также адресация поступивших товаров позволяют оперативно отобрать нужные товары на складе, опреде­лить удобные маршруты, обеспечивающие минимальный грузооборот. Управление товарными потоками сводится также к регулированию скорости и цикличности движения транспортных средств, разметке размещения стеллажей и штабелей. При этом важное значение имеет стандартная знаковая система, при помощи которой обозначаются пути движения транспортных средств.

Управление погрузочно-разгрузочными и транспортны­ми операциями на складе направлено на сокращение вре­мени выполнения цикла работ, простоя транспортных средств и обеспечение ритмичности складских операций. Оно предусматривает максимальное облегчение труда грузчиков и водителей средств механизации подъемно­транспортных и складских работ. При этом большое зна­чение имеют правильный выбор механизмов и соответст­вующая подготовка рабочих.

На современных крупных складах управление погрузоч­но-разгрузочными и транспортными операциями осущест­вляют диспетчерские службы, в ведении которых нахо­дится парк подъемно-транспортных машин. Они снаб­жены диспетчерской связью, промышленными телевизи­онными установками, пневмопочтой. Располагая этими техническими средствами, диспетчерская служба имеет возможность оперативно регулировать операции по по­грузке и выгрузке транспортных средств, выбирать наибо­лее рациональные пути перемещения товаров, а также обеспечивать ритмичность работы всех подразделений оп­товой базы.

Высшей формой организации складского технологиче­ского процесса на оптовой базе является а.втоматизиро- ванная система упра.вления складскими операциями. Она представляет собой комплексную поточную линию внутри- складской переработки грузов. Для создания такой систе­мы необходимы высокий уровень комплексной механиза­ции складских операций и использование электронно­вычислительных машин.

Основой для автоматической укладки и отбора товаров с применением дистанционных систем программного управления служат два способа размещения товаров: в ячейках или на гравитационных стеллажах.

Наиболее эффективны автоматизированные системы на складах с узкой номенклатурой высокооборачиваемых то­варов.

Автоматизированное управление складскими опера­циями предусматривает управление технологическими процессами переработки грузов из единого центра. Внут- рискладское перемещение грузов осуществляется путем использования системы конвейеров и автоматических межстеллажных погрузчиков.

2. Структура аппарата склада и функции его работников

Склад является основной составной частью оптового предприятия. Структура аппарата и численность его ра­ботников зависят от вида склада, объема товарооборота, а.ссортимента товаров, объема и сложности складских операций.

Склад функционирует под общим руководством ком­мерческого (торгового) отдела оптовой базы.

Возглавляет склад заведующий, который несет ответст­венность за сохранность материальных ценностей, следит за поступлением товаров и состоянием товарных запасов, организацией приемки, хранения и отпуска товаров, пра­вильным размещением товаров и рациональным использо­ванием складских площадей. Он обязан обеспечить свое­временную подготовку товаров к отпуску оптовым поку­пателям, организовать количественную и качественную приемку товаров, их оприходование, ведение учета дви­жения и остатков товаров. В его обязанности входит также своевременная информация администрации оптовой базы о товарах, завоз которых следует ускорить. Он должен обес­печить своевременное представление в бухгалтерию отчетов о движении товарно-материальных ценностей.

Заведующий складом имеет право требовать от админи­страции оптового предприятия оснащения склада соответ­ствующим инвентарем, приборами и инструментами, а также проведения необходимого текущего и капитального ремонта складских помещений, обеспечения склада упако­вочными материалами. Его деятельность должна быть на­правлена на постоянное совершенствование оперативной работы склада, рациональную организацию труда склад­ских работников, прием и отправку оптовым покупателям только доброкачественных товаров, содержание в чистоте складских помещений. Он должен обеспечивать соблюде­ние правил техники безопасности, надлежащую стороже­вую и пожарную охрану материальных ценностей.

При наличии на складах товарных секций их возглав­ляют заведующие или старшие кладовщики, которые ор­ганизуют прием и отпуск товаров и их документальное оформление, обеспечивают рациональное размещение то­варов на хранение, осуществляют необходимые мероприя­тия по сохранности материальных ценностей, ведут еже­дневный учет движения товаров, следят за чистотой и порядком на складе. В их функции также входит непо­средственное руководство работой кладовщиков, отбор­щиков, упаковщиков, сортировщиков, водителей средств механизации погрузочно-разгрузочных работ, грузчиков и других подсобных рабочих.

Кладовщики осуществляют приемку товаров и разме­щение их на хранение, уход за ними в процессе хранения. Они несут материальную ответственность за сохранность товаров от момента их поступления до момента сдачи в упаковочную или экспедицию.

Отборку товаров, их первичную упаковку во внутрен­нюю тару и передачу в упаковочную производят отбор­щики. Они же заполняют отборочные фактуры.

Упаковщики укладывают товары в тару, затем марки­руют грузы и пломбируют тарные места. Они несут ответ­ственность за правильность упаковки, сохранность и на­личие товаров в паковочном месте.

Сортировщики занимаются распаковкой товаров при их приемке, подсчетом и регистрацией поступивших товаров по количеству и видам. В обязанности сортировщиков вхо­дит подборка материалов для составления актов приемки.

Водители подъемно-транспортных механизмов и груз­чики выполняют операции по перемещению, переноске и укладке товаров.

В организации и проведении работ по приемке и хране­нию товаров участвуют товароведы Они следят за под­держанием в складских помещениях необходимых режи­мов хранения товаров. В их обязанности также входят: постоянный контроль за ассортиментом товаров и приня­тие мер к его пополнению; изучение спроса покупателей на товары; своевременная подача в торговый отдел базы зая­вок на необходимые товары; анализ данных о движении товарных запасов по отдельным товарным группам и на­именованиям и своевременное информирование о его ре­зультатах торгового отдела базы.

На крупных складах оптовых баз или складах, не яв­ляющихся структурными подразделениями оптовых баз, могут функционировать экспедиция по отправке товаров покупателям, комната товарных образцов, планово­учетная группа, сторожевая и пожарная охрана.

При наличии экспедиций выделяется особая группа складских работников, которая включает экспедиторов, весовщиков. Они организуют транспортно-экспедицион­ные операции, связанные с доставкой товаров на склады и отправкой их в розничную торговую сеть.

Работники экспедиции несут материальную ответствен­ность за количество и сохранность товаров, переданных в экспедицию.

Наиболее эффективной системой материальной ответ­ственности, обеспечивающей сохранность товарно-мате­риальных ценностей и препятствующей хищениям и поте­рям товаров, является бригадная материаль - ная ответственность.

На складе в состав бригады материально ответственных лиц входят различные категории работников (заведующие секциями, кладовщики, отборщики и т. д.). Такая система материальной ответственности вводится при согласии ра­ботников склада. В этом случае бригада заключает договор, который подписывается всеми ее членами и руководителем предприятия, и принимает на себя ответственность за все сданные ей под отчет ценности. При частичном изменении состава бригады вследствие выбытия отдельных членов или принятия в ее состав других работников заключение нового договора не требуется. Однако новый член бригады должен дать подписку о материальной ответственности, преду­смотренной договором. В случае смены бригадира заключа­ется новый договор.

В целях обеспечения противопожарной безопасности на складах создаются специальные пожарные команды.