6.4. Пресс-конференции.

Из представленных мероприятий особо следует выделить пресс-конференции. Во-первых, проведение конференций всегда связано с большими затратами, поэтому возникает вопрос: а так ли не­обходимо ее провести? Во-вторых, такое мероприятие не­сомненно приносит свои плоды, а если удается фуршет, то удается большинство статей о вашей компании, и причем в вашу пользу. На взгляд специалистов по ПР, регулярное проведение пресс-конференций может позволить себе далеко не каждая ком­пания. Но и тем, кто все же решился ее провести, следует придерживаться целого комплекса специальных правил:

1. Продумайте день проведения конференции. В поне­дельник не рекомендуется устраивать подобное мероп­риятие, так как считается, что журналисты не пришли в себя после выходных дней. Хотя, если принять во вни­мание то, что два дня выпадают ввиду информационной ненасыщенности, можно использовать и понедельник. Лучшими днями являются вторник, среда и четверг. Пятница плоха тем, что ваша информация может зате­ряться в субботу и воскресенье.

2. Продумайте время проведения конференции. Если вы хотите, чтобы материал был опубликован в утренних газетах, пресс-конференцию следует проводить с 10:30 до 12:30. Лучшими часами для проведения пресс-кон­ференции считают с 11:00 до 11:30 и в послеобеденное время с 14:30 до 16:00.

3. Оповестите СМИ о будущей пресс-конференции за не­делю, второй раз - за два дня.

4. За день до проведения уточните, будут ли присутство­вать приглашенные представители печатных изданий, радио и телевидения на вашей конференции.

5. Оснастите помещение необходимой аппаратурой, и при­мерно за час до начала проверьте ее исправность.

6. Разместите указатели возле входа в здание (можно и раньше), чтобы легко можно было найти зал для про­ведения конференции.

7. На столе, за которым будут сидеть участники конфе­ренции, установите таблички с данными об участниках (фамилия и должность).

8. Отведите 5 минут в самом начале конференции для того, чтобы подтянулись опоздавшие.

9. Обсудите регламент проведения конференции с журна­листами (например, один журналист имеет право за­дать только один вопрос), период времени, в течение которого можно задавать вопросы.

10. He проводите пресс-конференцию больше часа (затяну­тая конференция утомит всех присутствующих).

11. Заготовьте примерные ответы на возможные каверз­ные вопросы. В случае, если вы не учли какой-либо нюанс, а дотошный журналист все же спросит именно о нем, не стоит говорить слова «нет», «неважно», «я не знаю». Поблагодарите за вопрос, и, если вы не знаете на него ответ, пообещайте выяснить информацию.

12. Не стесняйтесь пользоваться заготовленными мате­риалами (при нахлынувшем волнении есть шанс по­пасть впросак).

13. Старайтесь не волноваться. Будьте уверены в своих си­лах.

14. Позаботьтесь о том, чтобы на столах обязательно стояли бутылочки с водой.

15. Продумайте время и место для фуршета. Если вы не хотите, чтобы на нем присутствовали журналисты вме­сте с гостями, то ненавязчиво их разделите. Например, предупредите гостей в их пригласительных билетах, что фуршет для них начинается в 16:00, в то время как журналисты задают вопросы до 17:00.

16. Если ваша пресс-конференция созывается экстренно, некоторые огрехи в подготовке могут быть проститель­ны, но все же постарайтесь как можно лучше к ней под­готовиться.

Этот список необходимо набрать (не полениться!) и дер­жать на самом видном месте. А во время проведения мероп­риятия последовательно по каждому из пунктов проверять себя несколько раз.