6.7. Деловые письма как инструмент pr.

Работая в сфере связей с общественностью, приходится писать много деловых писем. Формы написания деловых писем практически одинаковы во всех странах. Существует также этикет корреспонденции, который очень подробно описывает в своей книге Соловьев Э.Я. профессор Высших Столыпинских курсов Государственного права и управления⁶³:

• на полученное письмо следует ответить в недельный срок (не позже, чем через неделю);

• письмо с благодарностью за гостеприимство отсылает­ся через неделю после отъезда;

• письмо с поздравлениями по случаю приятного собы­тия высылается в недельный срок после получения из­вещения об этом событии;

• письмо соболезнования высылается в течение десяти дней со дня извещения о печальном событии (этичнее будет выслать такое письмо как можно раньше);

• соболезнования и благодарности писать нужно от руки.

Качественная бумага.

Бумага должна быть хорошего качества. Не слишком тонкой и не слишком шершавой, так как не все принтеры ее хорошо воспринимают. Если вы напечатали на последнем белом лис­точке деловое письмо, но оно получилось смазанным, плохо пропечаталось или немного «зажевалось», не стоит такое письмо отправлять, даже если все канцелярские магазины уже закрылись. Лучше потратить еще немного времени, побегав по соседним комнатам, пролистав свои папки в поисках бумаги'(во время этого увлекательного занятия можно найти много всего полезного]!, найти этот пресловутый листочек и распечатать на нем письмо заново. Эти затраты времени оку­пятся стократно. Представьте себе, что бы вы подумали об отправителе, если получили от него письмо на смятой бумаж­ке, да еще и с плохо пропечатанным собственным именем? Ничего хорошего. И о вас будут думать так же.

Конверт.

Большое значение сегодня уделяют конвертам. И это пра­вильно. Вот несколько правил оформления конверта:

• на конверте должен быть указан полный и точный ад­рес получателя;

• в первой части позиции адреса «Кому» указываются фамилия адресата, затем его должность и полное назва­ние компании;

• во второй позиции адреса «Куда» указываются номер дома, название улицы, название города (для России возможен обратный вариант: город, улица, номер дома, хотя с 1997 г. наша страна перешла на европейскую систему адресования: имя, фамилия, дом, улица, город, страна);

• если конверт имеет прозрачное окошко, то адрес пи­шется один раз - в левом верхнем углу письма, а само письмо складывается так, чтобы адрес получателя про­свечивался из окошка;

• адрес отправителя может и не указываться, но если на конверте для этого предназначено специальное место, обратный адрес указать все-таки следует.

Письмо.

Деловое письмо нужно писать на бланке компании-отправи­теля, где изображены эмблема компании, полное название компании, почтовый и телеграфный адреса, номер телефона, факса (телефакса) и банковские реквизиты.

Структура делового письма предполагает 6 частей:

1. даты (помните, что есть два типа написания дат, в за­висимости от страны-получателя: число, месяц, год или месяц, число, год);

2. адреса;

3. вступительное обращение (пишется всегда с красной строки);

4. основной текст (важно разбить на абзацы: обычно три, если письмо на лист А4);

5. заключительная форма вежливости;

6. подписи (сначала пишется фраза «Искренне Ваш», на следующей строке прямо под этой фразой - ваше имя, далее - ваша должность и на последней строке - на­звание компании).

Типы писем.

Существуют следующие типы писем:

• Письмо-извещение. Посылается из вежливости или в качестве информационного сообщения.

• Письмо-напоминание. Отправляется в случае, если не удается связаться по телефону или лично, но важ­но своевременно напомнить о предстоящем событии, например.

• Письмо-подтверждение. Является гарантией заранее данных обещаний или договоренностей.

• Письмо-претензия. Это официальное предупреждение. В нем должны содержаться следующие данные: основа­ния для предъявления претензии, сами претензии, конк­ретные требования (замена продукции, уценка, возмеще­ние затрат и т.д.).

• Письмо-отказ. Правильно и вежливо написанное пись­мо позволяет сохранить нормальные отношения.

• Письмо-извинение. Обычно содержит изложение при­чин невыполнения обязательств.

• Гарантийное письмо. Является формой письма и на­правляется как обязательство оплаты за покупку, услу­ги и т.п. Указывается конкретный вид операции, кото­рую следует произвести, а также расчетный счет и две подписи: руководителя и главного бухгалтера.

• Циркулярные письма. Цель таких писем - довести информацию общего для всех содержания нескольким адресатам, то есть самая настоящая рассылка от име­ни вашей компании.

Структура электронного письма.

Электронное письмо состоит из двух частей: текста и вводной информации, которую заполняет компьютер во время отправ­ки письма.

Поле Тема - один из важнейших атрибутов вводной ин­формации. От информации в этом поле зачастую зависит судьба вашего письма: корзина или прочтение. Поэтому очень важно коротко и ясно в теме письма заявить идею сообщения, чтобы она заинтересовала получателя.

Вот образец структуры письма:

Приветствие:

Уважаемый Александр Иванович!

Шапка письма:

От имени организации по поддержке <...> я уполномочен проинформировать Вас о предстоящем мероприятии, кото­рое состоится <...>.

Главная идея письма:

На презентацию приглашены <...>, программа мероприя­тия включает в себя <...>.

Заключение:

Будем рады видеть Вас с супругой, г-жой Светланой Ива­новной.

Подпись:

Грендли Али-Вольф

Вице-президент департамента

по связям с общественностью

Компания N

В теме можно указать:

Приглашение на презентацию

Этикет электронного письма.

Правила этикета:

1. Не кричать, то есть не используйте прописных букв в написании фраз. Например: СЕГОДНЯ ВАМ НЕОБХО­ДИМО ПРИЕХАТЬ К НАМ В ОФИС. Это будет озна­чать, что вы повышаете голос на собеседника, просто приказывая ему приехать.

2. Не иронизируйте или тщательно подбирайте шутки. Мимика в обычной беседе может смягчить или про­комментировать ваш «прикол», но в электронном письме получатель один на один с сухим текстом и воспринять его может по-разному, в зависимости от настроения хотя бы.

3. Строго указывайте в теме идею письма, не забывайте заполнить эту графу.

4. Проверяйте правильность электронных адресов и напи­сания имен и фамилий. То, что не исправлено в письме от руки, еще более непростительно для электронного письма, где все исправления делаются легко и просто.

5. Не посылайте по электронной почте ничего конфиден­циального, потому что некоторые письма проверяются, а какие-то могут по вашей ошибке, по ошибке секрета­ря или в результате сбоя в компьютере попасть «не в те руки».

6. Не используйте электронную почту при увольнении и найме людей.

Способы оформления электронной почты.

Письма оформляются по-разному. В сфере связей с обществен­ностью часто приходится писать письма оригинальным спо­собом, чтобы вызвать положительные эмоции или привлечь внимание к тексту. Но здесь нужно быть очень аккуратным, потому что подобные оформления бывают часто не к месту. Тщательно анализируйте ситуацию. Если письмо ближе к неформальному общению и носит скорее развлекательный характер, то здесь не грех воспользоваться различными способами оформления.

Фон.

Электронные письма можно оформлять с использованием фонового рисунка. Обычно следующим путем: Формат => Фон => Выбор рисунка => ОК.

Также можно в качестве фонового рисунка вставить бланк компании.

Смайлики.

Существует также система эмоций (но они используются в переписке с друзьями и близкими или в развлекательных письмах). Эти смайлики взяты из ICQ. Их называют смай­ликами, или эмотиками (от англ. emoticons).

:-)

:-(

>:-O

:-*

:’-(

B-)

:-D

;-)

Смайлики можно выдумывать самим, главное правило: должно быть понятно, какую эмоцию вы зашифровали.

Звук.

В тело письма можно вставить звук, тогда при раскрытии пись­ма будет играть заданная вами мелодия. Обычно это делается через меню Формат.

Анимация.

Также можно вставить в письмо анимацию, то есть двигаю­щийся объект, например летающую по письму бабочку. Де­лается это обычно через меню Вставка, затем выбирается анимированный объект. Обычно он выглядит как файл с расширением .gif.