40. Брифинг как информационная pr-акция: цели, аудитория, методика подготовки.

Брифинг -это плановое мероприятие, которое проводится с регулярной периодичностью и посвящается распространению текущей информации о деятельности организации или компании. Например, брифинги регулярно проводит министерство иностранных дел. На них журналисты оповещаются о текущих вопросах внешней политики. Вниманию работников СМИ предлагается также официальная ведомственная трактовка наиболее актуальных событий мировой политики. На брифингах министерства внутренних дел, проходящих раз в неделю, можно услышать официальную статистику ДТП, раскрытых преступлений, узнать о планируемых профилактических мерах по борьбе с организованной преступностью.

Брифинг - это короткая встреча руководства предприятия с журналистами, возможно с приглашением официальных лиц. Сообщение на брифинге, в отличие от пресс-конференции, носит односторонний, оповещательный характер. Т.е. это пресс-конференция, но без комментариев.

Как правило, это реакция на какую либо кризисную ситуацию: общественный скандал, массовое отравление, террористический акт и т.д.

При подготовке брифинга

1. выбирается спикер (ответственное лицо компании, Госучреждения и т.п.), кто эту информацию будет озвучивать

2. готовится текст для озвучивания по теме брифинга

3. готовится пресс-релиз или пресс-пакет, если это необходимо с письменной (электронной) информацией по теме брифинга, необходимые иллюстрационные материалы (электронная презентация).

Брифинг не должен быть длинным. Приглашаются на брифинги обычно представители профильных изданий и журналисты, пишущие на определенные темы (если политика, то одни, экономика, правопорядок и пр., то те, кто эти темы освещают).

Брифинги помогают держать СМИ в курсе всех событий, т.е. здесь, как и в случае с министерствами, мы делаем свою деятельность прозрачной.

Другой вариант использования брифинга: вы спланировали ПР-кампанию, вы ее собираетесь запускать, для того, чтобы появиться в прессе, нужен информационный повод, он у вас есть, и, чтобы сообщить прессе о нем вы и устраиваете брифинг, где говорите речь и раздаете материалы с подробной информацией о событиях (событии). А уже после того, как вы познакомили журналистов с собой и своими планами, они эту информацию переварят и, уже после этого, можно устраивать пресс конференцию, где журналисты будут понимать, что спрашивать и какая информация им будет интересна.

41. Методика подготовки и проведения круглых столов и пресс-конференций.

«Круглые столы»

«Круглый стол» — одна из форм генерирования и обсуждения идей, значимых для различных групп общественности. Так, например, обсуждение актуальных социально-значимых проблем может быть организовано в форме «круглого стола», участниками которого являются авторитетные представители академического сообщества, делового мира, госаппарата, общественных организаций, СМИ. Участие в «круглом столе» высших руководителей компании, спонсорство такого мероприятия и освещение его в СМИ способно расширить известность компании.

Тема и обсуждаемые вопросы планируются и объявляются заранее и участников знакомят с ними до начала заседания. Это дает возможность участникам подготовить аргументы, материалы для демонстрации, цифры и факты, что делает заседание более интересным. Число участников может составлять 6—14 человек. Таблички-идентификаторы имен и организаций облегчают процесс общения. Работу «стола» организует ведущий. Перед началом обсуждения и выступлений все участники должны коротко представиться всем присутствующим. Удобно, если очередность представления задана порядком сидящих — например, по часовой стрелке. Ведущий предлагает порядок хода обсуждения и регламент участникам, объявляет вопросы для обсуждения и корректирует ход дискуссии.

Методика подготовки и проведения пресс-конференции

Пресс-конференция — это организация встречи журналистов с представителями различных организаций с целью предоставления СМИ информации, В зависимости от ситуации пресс-конференция может быть проведена «на скорую руку», например в аэропорту по прибытии интересной персоны, или готовиться заранее и проводить в специальном помещении.

Как следует готовиться к пресс-конференции:

1. Надо ответить на вопрос: а есть ли что сказать журналистам? Поэтому первоначально нужно сформулировать привлекательную для общественного внимания тему.

2. В круг организационных вопросов входят:

-аренда зала или помещения;

-оформление зала символикой (это тем более важно, если информация о пресс-конференции, пусть самая незначительная, пройдет в телеэфире; символика, даже показанная фоном в течение 15-20 секунд, окажет необходимое подсознательное воздействие на телезрителя);

-телефонное и письменное приглашение представителей всех СМИ (даже бульварных изданий) на пресс-конференцию, при чем желательно повторить его несколько раз;

- подготовка раздаточного материала для журналистов (всевозможные буклеты, основные положения вступительного сообщения и пр)

- при выборе дня проведения пресс-конференции необходимо стремиться к тому, чтобы он не совпал с днём проведения в этом же городе какого-либо другого крупного события, представляющего широкий общественный интерес и привлекающего основную массу журналистов из различных СМИ.

3.Затем параллельно с решением организационных вопросов разрабатывается сценарий пресс-конференции.

При разработке сценария важно не забыть:

- четко определить круг участвующих в пресс-конференции (не более 2-3 человек);

- заранее написать вступительное слово, которое должно вызвать интерес и служить «затравкой» для вопросов журналистов;

- подготовить на случай «гробового молчания» зала несколько вопросов, которые по договоренности должны задать дружественные журналисты;

- определить продолжительность пресс-конференции (не более чем 30-60 минут);

- заранее приготовить «скандальные» высказывания, реплики, сравнения, шутки, цель которых — привлечь внимание журналистов.

Проведение пресс-конференции:

- Перед началом конференции прибывающие журналисты регистрируются у входа в помещение, получают:

1) медиа-кит, содержащий бэкграундер, или общую информацию об организации (точное название, профиль деятельности, краткая история, структура, список должностных лиц, фотографии фасада и РК.),

2) программу конференции,

3) список участников с их краткой характеристикой,

4) тезисы наиболее важных и интересных докладов,

5) текст пресс-релиза.

. Встречать журналистов должны сотрудники пресс-центра и сам ответственный за связь с прессой.

- Выступающие лица — докладчики рассаживаются на некотором возвышении. Перед каждым из них ставятся таблички с именами, должностями, названием организации (должны быть написаны крупным шрифтом — чтобы надписи было видно с задних рядов).

- Все сотрудники службы ПР, задействованные на пресс-конференции, должны иметь бейджи. Это помогает журналистам и другим приглашенным ориентироваться в обстановке; идентифицируют сотрудников, к которым можно обратиться за справкой и помощью.

- Ведет пресс-конференцию назначенный ответственный - модератор, который призывает присутствующих соблюдать тишину и представляет председательствующего или руководителя организации. Начать вести пресс-конференцию может сам председательствующий.

- Важно, чтобы выступающие были хорошими ораторами. Время выступления лиц, не умеющих хорошо говорить, следует свести к минимуму — в пользу других, более удачных ораторов.

- Председательствующий предоставляет слово выступающим.

- После выступления докладчики отвечают на вопросы аудитории журналистов.

- После окончания пресс-конференции журналистов принято угощать напитками и иногда лёгкими закусками.