1. Определение целей:

См. задачи

2. Выбор конкретной выставки. Проводится анализ с тз интересов и возможностей предприятия следующих аспектов: время и место проведения выставки; авторитет выставки; численный и качественный состав участников и посетителей; возможность предоставления выставочных площадей и услуг; условия участия в выставке; окончательное решение вопроса, участие в какой, из выставок наиболее эффективно в достижении поставленных целей Для общего руководства конкретной выставкой образуется оргкомитет. Оргкомитет определяет состав участников выставки, создает рабочие органы, необходимые для выполнении поставленных задач, согласовывает и утверждает графики организационных мероприятий по оборудованию выставочных помещений и режиму их работы, прибытию участников, определяет размеры порядок распределения расходов на организацию, и проведение выставки. Главной задачей участников оргкомитета является лоббирование интересов выставки на различных уровнях.

3. Подготовительно-организационный этап. После того, как сделан выбор в пользу конкретной выставки, определены цели участия и разработан план подготовки к выставке начинается подготовительно-организационный этап. На этом этапе решаются орг.вопросы, такие как: определение концепции и объема участия фирмы в работе выставки; отбор и подготовка персонала для работы на выставке (коммерческого, обслуживающего, стендистов); разработка планов коммерческой работы, рекламы и протокольных мероприятий; выбор возможного посредника (агента), оказывающего услуги в обеспечении участия в выставке; установление деловых контактов с администрацией выставки, заключение договора на выставочные услуги; вопросы страхования экспонатов и сотрудников; определение размеров необходимых выставочных площадей, объемы различных материальных и финансовых ресурсов.

4. Стадия работы выставки. Необходимо провести на этом этапе предварительную работу по налаживанию коммуникаций искомой цел. аудиторией. Для этого нужно: Провести рекламную кампанию в местах СМИ. Обеспечить наличие наружной рекламы фирмы по пути следования посетителей на выставку Заблаговременно разослать приглашения представителям местных деловых кругов Обеспечить наличие достаточного кол-ва носителей рекламы у стенда фирмы

5. Послевыставочная стадия (анализ и подведение итогов). На этой стадии выполняется следующая работа: анализ контактов, осуществленных за период работы стенда; анализ эффективности расходования средств на участие в выставке. Информационная поддержка:

Эффективность выставки значительно возрастает, если уделить внимание не только на стенд, но и на организацию презентаций и других пристендовых мероприятий, участие в научной программе, тренинг персонала. Предвыставочный маркетинг, предполагающий адресную рассылку потенциальным партнерам и другие акции по привлечению заинтересованных лиц на выставочное мероприятие, обеспечивает его наибольший успех. В план работы экспозиции включается не только показ новейших образцов продукции и непосредственную работу с потенциальными клиентами, но и целый ряд сопутствующих событий:

- пресс-конференции или брифинги (в идеале желательно «засветить» коммерческую структуру и ее продукцию как минимум дважды — на общей пресс-конференции организаторов по случаю открытия выставки или подведения ее итогов и на отдельной пресс-конференции,

- семинары или workshop для специалистов;

- эксклюзивные интервью СМИ;

- распространение рекламно-информационных материалов: брошюр, листовок-флайерсов, пресс-релизов, прайс-листов, каталогов, промо-материалов (календари, постеры, наклейки);

- акции по привлечению постоянного внимания к экспозиции (crowd drawing activities): лотереи, конкурсы, викторины, состязания.

- Размещение информации в СМИ об участии в выставке до и после выставки

Т. о., информационная политика фирмы в преддверии и в ходе выставочной деятельности требует продуманности, своевременности взаимодействия с журналистами, эффективности информирования аудитории.