9.5. Работа с информацией, представленной на визитных карточках

Храпение визитных карточек, работа с информацией, представленной па них, ее обновление и пополнение требу­ет постоянного кропотливого учета и анализа данных, со­держащихся на визитках, переданных участниками встречи и собственных пометок и записей получателя. После обработки и упорядочивания соответствующей информации визитные кар­точки могут храниться как в приспособленных контейнерах (ящиках, коробках, футлярах и пр.), так и в специальных альбомах-визитницах объемом около ста карточек. Для оператив­ного хранения (на период переговоров, а также — дни, недели), предварительной сортировки и обработки информации удобны визитницы (также похожие на филателистические кляссеры), рассчитанные на меньшее количество карточек, около 40 еди­ниц. Обложки этих альбомов могут иметь разный цвет или по­метки, соответствующие характеру предварительного отбора карточек.

Карточки могут быть рассортированы по рынкам, сфе­рам деятельности, странам, алфавиту или по любым критери­ям, важным с деловой точки зрения.

Полезно на карточке делать короткие записи, указывая час, день, месяц, год и сжато, короткой фразой — суть и особое обстоятельство конкретной встречи или переговоров. Если пробелы на карточке невелики и сделать это в достаточном объеме не удается, то можно прикрепить карточку, например, с помощью степлера к листку большего формата, размеры кото­рого позволяют делать соответствующие пометки. Эта предва-

¹ Соловьев ЭЯ. Этикет делового человека: организация встреч, прие­мов, презентаций. Мн.: ПКИП «Асар», 1994. С. 81-82.

253

рительная работа даст возможность в дальнейшем при необхо­димости переносить требуемую информацию на компьютер, что еще больше облегчит работу с полученной информацией, позволит удобно хранить ее, быстро и качественно анализиро­вать.

Важно постоянно обновлять и анализировать информа­цию, полученную с помощью визитных карточек. О солид­ности фирмы или организации часто говорит значительное ко­личество номеров телефонов, присутствие телефонов секрета­ря или референта на карточке.

Например, если фирма и ее представительство размещаются в собст­венных зданиях, а не арендуют конторы, то это признак прочности финансового положения. В то же время, если арендуемый офис зани­мает этаж в деловом небоскребе в престижном районе города, это под­тверждает тезис прочного положения, а если размещается па перифе­рии в непристижиой части, даже в собственном здании, это может го­ворить о переживаемых трудностях и нестабильном положении. На­личие на карточке номеров впутренней связи указывает, что у компании-партнера есть собственный коммутатор, а также свидетель­ствует о многочисленности ее персонала и, следовательно, о солидно­сти.

Существует рекомендательная визитная карточка, прак­тически не применяемая в Российской Федерации из-за недос­таточности развитых современных форм рыночных отноше­ний. Она представляет собой краткое рекомендательное пись­мо, выполненное в форме визитной карточки и имеющее те же размеры. Такие карточки могут применяться, например, торго­выми агентами, часто по собственной инициативе наносящими визиты к возможным клиентам, которых они видят впервые. Визит пройдет более успешно и возможность заключения кон­тракта будет более вероятна, если третье лицо, уважаемое и знакомое клиенту, подпишет рекомендательную визитную кар­точку.

Вопросы для обсуждения и задания:

1. Определите роль визитных карточек в рекламной дея­тельности, приведите примеры их использования в рекламе.

254

2. Опишите историю появления визитных карточек и про­цесс развития форм общения с их помощью.

3. Определите основные функции визитных карточек и тре­бования к ним.

4. Какие варианты надписей и пометок возможны на визит­ных карточках?

5. Какие правила передачи визитных карточек и обмена ими вы знаете?

6. Каким образом проводится работа с информацией, пред­ставленной на визитных карточках?

7. Проведите анализ нескольких реальных визитных карто­чек с точки зрения их оформления, полноты информации и эс­тетического восприятия.

ТЕСТЫ:

1. Современная визитная карточка выполняет следующие основные функции по отношению как к отдельному субъекту — владельцу карточ­ки, организации, которую представляет данный субъект, так и к персоне и организации одновременно:

а) юридическую;

б) информативную;

в) представительскую;

г) рекламную;

д) гносеологическую;

е) поздравительную.

2. Ламинирование — это:

а) процесс облагораживания листовой печатной продукции (бумаги, картона) нанесением на нее (или ее части — выборочное, формное ла­кирование) полиграфического лака — для придания блеска, жестко­сти, для создания более надежной защиты от внешних воздействий, для более яркого выделения отдельных деталей изображения;

б) процесс облагораживания листовой печатной продукции (бумаги, картона) путем припрессовки специальной пленки (бывает матовая, глянцевая; различается по толщине) на печатный лист для придания ему блеска, жесткости, для создания более надежной защиты от внеш­них воздействий.

255

3. При посылке визитной карточки в случае выражения благодарности в левом нижнем углу визитной карточки карандашом или чернилами пи­шутся следующие буквы латинского алфавита:

а) p.p. (pour presenter);

б) p.f. (pour feliciter);

в) p.f.N.A. (pour feliciter Nouvel An); r) p.c. (pour condolence);

д) р.r. (pour remercier);

е) p.p.c. (pour prendre conge).

4. Указываемый на визитных карточках титул государственных чиновни­ков в Австрии, получаемый при выполнении определенных функций или предоставляемый президентом республики за определенные заслуги, звучит как:

а) гофрат (надворный советник);

б) коммерциенрат (советник коммерции);

в) эсквайр (дворянское звание).

5. Существуют общепринятые правила при передаче визитной карточки: визитные карточки, завозимые лично, загибают обычно:

а) верхний правый угол;

б) нижний правый угол;

в) верхний левый угол;

г) нижний левый угол.

6. В общепринятых правилах передачи визитной карточки считается гру­бым нарушением этикета, если:

а) визитную карточку с перегибом поручают завезти курьеру, секре­тарю, водителю или другим лицам, а также направляют по почте;

б) визитную карточку с перегибом направляют по почте;

в) визитную карточку с перегибом вручают лично.

7. Посылаемые по почте и другим подобным способом визитные карточ­ки:

а) перегибаются по всей карточке с левой стороны;

б) загибаются верхним правым углом;

в) не загибаются.

8. На визитных карточках деловых людей Японии соответствующие рек­визиты, имена, фамилии, должности, как правило, напечатаны:

а) иероглифами па японском языке;

б) японском и английском языках;

в) на английском языке.

9. На полученные визитные карточки полагается давать ответ визитными же карточками в течение:

а) 2 часов;

б) 6 часов;

в) 12 часов;

256

г) 24 часов.

10. Рекомендательная визитная карточка представляет собой краткое ре­комендательное письмо, подписанное уважаемым и известным клиенту человеком, выполненное в форме:

а) обычной визитной карточки;

б) двустороннего буклета;

в) рекламного проспекта;

г) книжки с симметричным перегибом вдоль или поперек, в один, два или три сгиба;

д) письма в фирменном конверте.

257