57. Организация и проведение pr-мероприятий (пресс-конференций, презентаций, дня открытых дверей и др.).

Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.

Прежде всего необходимо определить день и точное время проведения встречи с журналистами с учетом существующего графика выпуска в свет большинства газет.

Приглашение на пресс-конференцию рассылаются по редакциям, как правило, за неделю. Чаще всего приглашения высылаются по факсу. Если необходимо срочно оповестить представителей печати о пресс-конференции, можно обзвонить редакторов отделов новостей персонально. Но иногда обращаются в информационные агентства с просьбой объявить время и место проведения пресс-конференции в материалах, которые рассылаются газетам по каналам телетайпной связи.

В приглашении также необходимо четко указать тему и, по возможности, имена основных докладчиков.

Если пресс-конференция представляет общий интерес, необходимо подобрать день и время, которые бы устроили все органы печати. Утренние газеты не любят публиковать материалы, которые накануне были напечатаны вечерними газетами, или о которых сообщалось вечерних выпусках радио- и телепрограмм. Обычно пресс-конференции назначают на 11.00-11.30 или на 14.30-16.00. Если речь идет о какой-то технической теме, то возможно, будет лучше провести пресс-конференцию в утренние часы, чтобы дать время ежедневным изданиям подготовить развернутое сообщение.

Очень важно выбрать также подходящий день.

Каждая пресс-конференция имеет свой план, свою структуру, включающую последовательность ряда событий. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей встречи с указанием исполнителей и времени ( вплоть до минут), отводимого на каждую из частей единого

мероприятия: открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции; вступительное слово ведущего; вытупления (информационные сообщения); вопросы и ответы; закрытие; неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п. Общая продолжительность пресс-конференции недолжна превышать 30-50 минут.

Важно также на подготовительном этапе пресс-конференции проверить готовность всех подразделений, для этого необходимо провести репетицию всех участников.

Выступления на пресс-конференции готовятся заранее

Организаторами пресс-конференций заранее готовится информационный пакет документов (пресс-кит), подбор их в папки.

Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь или ответственный за это мероприятие сотрудник.

В зависимости от событий, предопределяющих место проведения пресс-

конференций, встречи журналистов с главными лицами подразделяют на

несколько видов.

Оперативные пресс-конференции

Регулярные пресс-конференции

Если пресс-конференция назначена на 11.00, то первые приглашенные могут прийти пораньше.

Продолжая тему вопросов-ответов, следует сказать и том, что на пресс-конференциях не принято не отвечать на вопросы со стороны журналистов.

Презентация - общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного, например: книги, журнала, кинофильма, телепрограммы, организации. Итак, презентация есть представление общественности чего-то нового, с определенными целями.

Презентации бывают следующих видов:

Презентация общественной организации

Презентация товара.

Презентация проекта.

* Презентация объема и содержания выполненных работ (отчет). Цель - ознакомить, предоставить определенной узкой группе людей результаты работ. Такая презентация менее требовательна к выполнению определенных правил подготовки и вполне может быль спонтанной, если необходимые данные у вас под рукой и содержатся в полном порядке.

* Презентация плана будущих работ.

ПЛАНИРОВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИЙ

Организуя презентацию заранее определяются сроки ее проведения, рассылаются приглашения (не позднее, чем за 4 дня до проведения), составляется программа.

Презентации лучше всего проводить после обеда в 15-16 часов, с тем, чтобы после нее можно было организовать коктейль или фуршет.

Хозяева должны радушно встречать прибывающих гостей, представлять их руководителям компании, другим гостям.

Если запланированные речи организаторов, гостей займут более 30 минут, то необходимо подумать о том, где рассадить гостей. Если помещение не позволяет рассадить всех приглашенных, тогда следует ограничить время выступлений.

Обычно открывает презентацию и ведет ее один из руководителей фирмы.

Презентация - это тщательно спланированное действо, в котором есть точки подъема и спада эмоций.

Не следует планировать самое важное событие презентации на ее конец. Эксперты считают, что "изюминку" презентации лучше провести, когда пройдет 2/3 времени, отведенного на все мероприятие.

Если презентация не представляет собой традиционный банкет, избе-гайте заказывать закуски, для которых требуются тарелки, ножи и вилки. Идеальный вариант - закуски, которые можно брать руками или салфет-кой, разносимые на подносах официантами. Из напитков подойдут шам-панское, пиво, вино или пунш; непременно закажите большое количест-во безалкогольных напитков. Ведь это, в конце концов, не свадьба, а деловое мероприятие.

Му-зыка не должна быть навязчивой, а только служить фоном, не привлекая всеобщего внимания.

3. ОСОБЕННОСТИ И ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ ПРЕЗЕНТАЦИИ