Вопрос 3 Организация и технология закупочной деятельности в сфере торговли, формирование хозяйственных связей и поиск партнеров по закупке товаров

Закупочная работа является основой коммерческой деятельности в торговле. С нее по существу начинается коммерческая работа. Чтобы продать товар покупателю и получить прибыль, необходимо располагать (владеть) товаром. От правильной организации закупочной работы во многом зависит удовлетворение спроса населения, создание конкурентоспособного ассортимента, финансовое состояние организации. Осуществляя закупку товаров, организация воздействует на поставщиков, добиваясь улучшения качества товаров, расширения и обновления ассортимента для удовлетворения потребительского спроса.

Процесс оптовых закупок представляет собой совокупность действий, ориентированных на приобретение товаров и услуг для их последующей перепродажи с целью получения прибыли.

Коммерческая работа по оптовым закупкам складывается из следующих этапов:

• изучение и прогнозирование покупательского спроса с целью обоснования коммерческих решений по оптовым закупкам товаров;

• определение потребности в товарах;

• определение качественных характеристик и необходимого количества товара;

• выявление и изучение источников закупки, выбор поставщиков товаров;

• организация рациональных хозяйственных связей с поставщиками товаров, включая разработку и заключение договоров поставки, представление заказов и заявок поставщикам;

• организация контроля за выполнением договоров поставки;

• оценка эффективности произведенных закупок.

Эти этапы осуществляются полностью только при закупках новых товаров. При повторяющихся закупках товаров повседневного спроса предприятия торговли действуют на основе долгосрочных хозяйственных отношений с проверенными поставщиками. В результате такие закупки осуществляются по более короткой схеме за счет сокращения целых этапов.

Для успешного выполнения коммерческих операций по закупкам товаров оптовые базы должны систематически заниматься выявлением и изучением источников закупки и поставщиков товаров.

К источникам поступления товаров относят отрасли народного хозяйства, вырабатывающие различные товары народного потребления (сельское хозяйство, предприятия легкой, пищевой, электронной, тяжелой промышленности и др.).

Выбор конкретного поставщика – одно из наиболее ответственных решений в процессе закупок. При закупках новых товаров информация о поставщиках собирается и анализируется в обязательном порядке. При постоянной работе с одним и тем же ассортиментом рекомендуется также проводить регулярные исследования возможности закупки из новых источников.

Источниками информации о возможных поставщиках могут быть: каталоги, справочники, рыночные и биржевые бюллетени, специализированные деловые журналы и газеты; торгово-промышленные палаты, союзы предпринимателей и промышленные союзы; выставки, ярмарки, товарные биржи; коммерческие материалы потенциальных поставщиков (проспекты, коммерческие предложения и др.). Также коммерческим работникам следует посещать производственные предприятия с целью ознакомления с производственными возможностями предприятия, объемом и качеством выпускаемой продукции.

К поставщикам товаров относят конкретные предприятия различных источников поступления, т.е. тех или иных отраслей народного хозяйства. В обобщенном виде всех поставщиков можно подразделить на две категории: поставщики-изготовители и поставщики-оптовые предприятия (посредники).

Поставщики-изготовители – производственные предприятия, фирмы, индивидуальные предприниматели и т.д., выпускающие товары различного ассортимента для удовлетворения спроса потребителей.

Поставщики-оптовые предприятия закупают товары у поставщиков-изготовителей, а также у оптовых посредников и реализуют их оптовым покупателям (розничным торговым предприятиям, агентам, брокерам, розничным торговцам и т.д.). В качестве поставщиков-посредников могут выступать: оптовые предприятия общенационального (федерального) и регионального уровня, специализирующиеся на оптовой торговой деятельности; посреднические оптовые структуры, не использующие в своей деятельности перехода к ним права собственности на товар (дистрибьюторы); организаторы оптового оборота – товарные биржи, оптовые ярмарки, аукционы, оптовые рынки – также являются самостоятельными субъектами оптовой торговой деятельности.

Существует много специфических условий, определяющих выбор партнера при закупках товаров. Во внимание принимаются следующие характеристики:

• конкурентоспособность предлагаемых товаров;

• предлагаемые условия поставки: стабильность, периодичность, сроки;

• предусматриваемая форма платежа и способы расчетов;

• уровень использования технологий и производственных мощностей;

• финансовое состояние поставщика;

• месторасположение, удаленность поставщика;

• практика выполнения аналогичных контрактов в прошлом;

• уровень управленческой и организационной культуры компании;

• готовность к кооперации на длительную перспективу.

Всем учитываемы параметрам присваивается определенный ранг значимости, и затем выводится конечная результирующая характеристика. Полученная рейтинговая оценка каждого потенциального партнера и является основанием для принятия решения о целесообразности заключения контракта с ним.

Одним из важнейших этапов закупочной работы является установление хозяйственных связей с поставщиками. Хозяйственные связи с поставщиками товаров включают экономические, организационные, коммерческие, административно-правовые, финансовые и другие отношения, складывающиеся между покупателями и поставщиками товаров в процессе поставок товаров.

Предпочтительны прямые и долгосрочные хозяйственные связи, позволяющие закупать товары как у поставщиков-изготовителей, так и у оптовых посредников при экономической и организационной выгодности этих закупок.

Основной формой хозяйственных связей с поставщиками товаров является договор поставки товаров. Закупка сельскохозяйственной продукции у изготовителей может осуществляться на основе договора контрактации. В системе хозяйственных взаимоотношений с поставщиками могут также использоваться заявки и заказы покупателей. Заявка – документ торговых предприятий, отражающий их потребность в товарах в соответствии со спросом. Заказ – это дальнейшая конкретизация заявки, посредством которой торговое предприятие сообщает конкретным поставщикам развернутый ассортимент, количество, качество товаров, подлежащих поставке на предстоящий период.

При эпизодических поставках товаров или разовых закупках единовременных партий товаров закупки могут осуществляться путем выдвижения оферты, ее акцепта и оформления товарно-транспортных документов без составления единого письменного договора поставки.