Вопрос 11 Управление коммерческой деятельностью торговой фирмы. Цели, функции и задачи коммерческой службы торгового предприятия

Деятельность торгового предприятия не протекает самостоятельно. Она направляется людьми, регулируется ими и управляется. Управление – есть сознательное воздействие человека на объекты и процессы в целях придания деятельности предприятия коммерческой направленности и получения определенных результатов.

Управление коммерческой деятельностью ставит своей непосредственной задачей внести определенную упорядоченность в коммерческие и торговые процессы, организовать совместные действия работников, участвующих в этих процессах, достичь согласованности и координации действий. При этом управление направлено на оптимизацию работы сотрудников в целях повышения эффективности коммерческих процессов и достижения конечных целей предприятия.

Управление КД базируется на принципах и методах управления. Основополагающие принципы построения управления коммерческой деятельностью торгового предприятия:

1. Обеспечение согласованности между подразделениями (службами) – действия всех подразделений должны быть скоординированы и согласованны во времени.

2. Обеспечение взаимодействия между коммерческой деятельностью и целями торгового предприятия – функции управления коммерцией реализуются с учетом целей торгового предприятия.

3. Обеспечение иерархичности структуры управления – организация управления КД должна быть ориентирована на вертикальные и горизонтальные связи.

4. Обеспечение комплексного подхода в управлении – с позиции комплексности принимаются во внимание все факторы, воздействующие на управленческие решения коммерческой деятельности.

5. Обеспечение малозвенности в структуре управления – несложная структура управления. Но при этом должны достигаться стабильность и надежность управления КД.

6. Обеспечение адаптивности структуры управления – гибкость и приспособляемость структуры управления КД к переменам и условиям окружающей среды.

7. Обеспечение исполнительной информацией – получение исходной информации, обработку, анализ и выдачу результатов управляющего воздействия.

Методы управления – это способы воздействия на управление коммерческими процессами и деятельностью. Они подразделяются на:

• административные методы определяются сферой деятельности и конкретными условиями торгового предприятия. Основой их применения являются властные полномочия. Формами реализации административных методов являются директивы органов управления (приказы, планы, положения, инструкции);

• организационные методы основаны на организационном, организационно-распорядительном, организационно-методическом и нормативном обеспечении. Они содержат регламентирующие требования организационного и методического характера, распорядительные, инструктивные и нормативные материалы, являющиеся предпосылками формирования управленческих решений;

• экономические методы опираются на взятый курс и экономическую стратегию торгового предприятия, его потенциальные ресурсы, экономическое положение рынка. Подразделяются на две основные группы – материальное стимулирование и экономическую ответственность работников;

• правовые методы ориентированы на использование правового механизма, который базируется на принятых правовых и законодательных актах, соответствующих нормативах и положениях. Эти методы заключаются в юридическом регулировании коммерческих процессов с учетом целевых задач торгового предприятия.

Данные методы управления не исключают друг друга и реализуются во взаимодействии. Их сочетание зависит от конкретных условий функционирования торгового предприятия и рыночной среды.

При управлении коммерческой деятельностью выполняются функции процесса управления:

1. Планирование – одна из важнейших функций управления КД торгового предприятия. Планирование закупок, товарных запасов и продаж связано с динамикой торговых процессов и способствует достижению поставленных целей торгового предприятия. В планах закупок и продаж отражается содержание работ, устанавливается персональная ответственность за их выполнение, намечаются сроки и определяются методы контроля и анализа эффективности выполнения заданий.

2. Организация упорядочение, согласование, регламентирование действий исполнителей, участвующих в процессах закупки, продажи и продвижения товаров до потребителей. Организация управления включает также оперативное регулирование, под которым подразумеваются текущие управленческие решения, инструкции, приказы, распоряжения, указания.

3. Учет – это документальное оформление поступлений, приемки, реализации товаров и их движения в торговом предприятии.

4. Контроль – это активное слежение за исполнением управленческих воздействий, проверка соблюдения документов, регламентирующих коммерческо-предпринимательскую деятельность торгового предприятия.

5. Мотивация.

В крупных торговых предприятиях в процессе управления КД реализуются такие функции управления, как экономический анализ показателей КД, прогнозирование спроса и продаж.

Коммерческая служба торгового предприятия возглавляется коммерческим директором и, как правило, включает следующие отделы:

• отдел маркетинга – функции: исследование рынка покупателей и рынка поставщиков; продвижение товаров и реклама; стимулирование продаж (сбыта); проведение ценовой и товарной политики; разработка

плана маркетинга; организация обслуживания покупателей;

• отдел закупок – функции: исследование рынка закупок товаров; установление коммерческих взаимоотношений с поставщиками товаров; составление плана закупок товаров; организация закупок; управление товарными запасами. Начальник отдела и менеджеры по закупке товаров.

• отдел продаж – функции: установление коммерческих взаимоотношений с покупателями; формирование портфеля заказов; планирование продаж; составление графиков поставки товаров покупателям (в оптовой фирме). Состоит из начальника отдела продаж, менеджеров по продажам, товароведов, заведующих товарными секциями, продавцов (для магазинов).

• отдел транспорта и таможенных операций – функции: разработка наиболее экономичных условий транспортировки закупаемых и реализуемых товаров; таможенное оформление товаров при экспортных и импортных операциях; организация сопровождения транспортируемых товаров; заказ транспортных средств; обеспечение своевременности выполнения транспортных операций.

Структура управления коммерческой службой может быть организована по товарному(подразделения сгруппированы по товарным группам) или функциональному (группировка подразделений по выполняемым функциям) признакам.

Структура управления по товарному признаку: Администрация торговой фирмы--- коммерческая служба: группа по товарам А, группа по товарам Б, группа по товарам В. В каждой группе сосредоточена определенная номенклатура товаров. Эти группы осуществляют закупку продажу товаров с учетом потребностей покупателей и сокращения издержек обращения.

Структура управления коммерческим подразделением, действующим по функциональному признаку: Руководитель торговой фирмы------Коммерческий директор: закупка сырья для производства продукции; закупка товаров; продвижение товаров; реализация товаров. 1-й блок обеспечивает закупку сырья для изготовления продукции на своих предприятиях, которая затем поступает в продажу. 2-й блок осуществляет прямые закупки товаров у производителей для последующей реализации. 3-й блок связан с продвижением товаров, сопровождаемым складированием и хранением. 4-й блок выполняет операции по подготовке товаров к продаже и подаче к местам продажи. Коммерческая деятельность координируется коммерческим директором, который подчиняется руководителю торговой фирмы.

Целями коммерческой службы могут быть: увеличение продаж товаров, например на 10%; рост числа покупателей за счет перехода на новые сегменты рынка; увеличение объема продаж, приходящегося на один заказ; сокращение расходов на реализацию и др.

Управление КД нельзя отделить от системы управления торговым предприятиям, которое выполняет еще и функции, связанные с технологической, экономической и финансовой деятельностью. Следовательно, при построении структуры управления коммерческой деятельностью необходимо учитывать взаимодействие и соподчиненность всех составляющих элементов, образующих целостную систему управления торговым предприятием.