logo
Кургаева Ж

7. Бюджет проекта и его оптимизация

По составленному списку всех описанных задач формируется бюджет планируемого проекта. Каждому пункту проекта ставится в соответствие статья расходов. Обычно полученная сумма расходов частично покрывается за счет прибыли, получаемой от его участников (зрителей концерта, участников конференции). Другая же часть должна окупаться с помощью спонсорского участия. Однако при грамотной работе специалисты спонсорского агентства могут существенно уменьшить расходы на реализацию проекта. Для этого применяют следующие подходы:

  1. Урезание всех несущественных статей бюджета

Все статьи бюджета можно разделить на три категории:

Вначале удаляются все необязательные статьи – например, на научный симпозиум не приглашаются иностранные специалисты, требующие крупных гонораров и т.п.

  1. Выполнение всех возможных пунктов своими силами

Обычно для дальнейшей экономии спонсорские агентства выполняют часть необходимых работ самостоятельно, без привлечения сторонних специалистов. Это может быть подготовительная часть проекта, а также отдельные пункты организационной работы и непосредственно проведения мероприятия (видеозапись, стенограмма).

  1. Получение скидок у всех сторон, участвующих в проекте

Чаще всего в проекте задействованы следующие подрядчики:

  1. Деловой организационный блок – подрядчики, ответственные за помещение, питание и т.п.

  2. Блок инфраструктуры – подрядчики, отвечающие за видео- и фотосъемку, перевод, охрану.

  3. Рекламно-информационный блок – подрядчики, осуществляющие рекламу и промоушн мероприятия (в том числе СМИ).

  4. Содержательный блок – подрядчики, выполняющие подготовительную часть мероприятия и частично его проведение.

На практике функции блока инфраструктуры, а также часть задач содержательного блока часто берет на себя само спонсорское агентство.

Далее главной целью специалистов по спонсорству становится построение связей между задействованными подрядчиками и нахождение для них мотиваций выполнять работу не за деньги, а за получение неких других преимуществ и выгод. Подобные выгоды можно продемонстрировать на примере отеля, принимающего участников конференции. Его прибыль может увеличиться при использовании участниками всего комплекса предоставляемых им услуг: проживания людей, аренды помещения для проведения заседаний конференции, использования ресторанной системы питания. В этом случае отель может предоставить существенную скидку.