Офіційні прийоми

Це заходи із суворим переліком запрошуваних осіб (або представників організацій).

Місце. Найбільш часто використовувані місця офіційних прийомів - це:

а) палаци, музеї у великому центрі (місті);

б) офіційні резиденції, так звані «держдачі»;

в) будинки фірм;

г) приміщення для прийомів в готелях;

д) влітку - заміські резиденції чи музеї, що є сусідами з парками.

Реклама та інформування. Інформування про такий захід здійснюється шляхом індивідуальної розсилки запрошень (часто виготовляються за оригінальними макетів спеціально до заходу) поштою, або кур'єрами, або факсом. Найбільш важливим для організації гостям (VIP), чия присутність на прийомі особливо значимо, запрошення можуть бути вручені при зустрічі особисто керівником або представником фірми, що організовує прийом.

На запрошеннях часто вказується прохання підтвердити прийняття запрошення (RSVP) і телефон / адреса / факс, за яким таке підтвердження просять відправити. Після розсилки запрошень та отримання підтверджень список запрошених осіб коригується, що дає можливість запросити додаткове число учасників замість осіб, які відмовилися відвідати прийом.

Представлення інформації. Проведення прийому включає в себе наступні елементи:

- Зустріч гостей та їх реєстрація; під час збору гостей запрошеним ансамблем (або в запису) можуть виконуватися спокійні (краще класичні) мелодії;

- Офіційна частина прийому, тобто виступ керівників організації, запрошеного VIP з адміністрації, фірми-партнера, відомого громадського особи або діяча культури; фуршет або інший вид частування (вечеря, барбекю).

Програма прийому може включати в себе й інші елементи, що носять розважальний характер (концерт, феєрверк і т.д.).

Персонал. Всіх учасників офіційного прийому (не гостей) можна розділити на дві категорії (чотири підкатегорії):

1) співробітники організації, що проводить прийом:

- Керівники та провідні співробітники, що працюють на прийомі, як «обличчя» фірми;

- Технічний персонал займається реєстрацією і видачею беджей, забезпеченням порядку, охорони;

2) співробітники інших організацій:

- VIP-виступаючі (учасники офіційної частини), від імені одного з яких (і з його згоди) спільно з керівником фірми-організатора прийому може бути направлене запрошення на прийом; до «професійним» учасникам прийому відносяться і запрошені артисти, які беруть участь у розважальній програмі для гостей;

- Технічний персонал, зайнятий забезпеченням частування гостей (кейтеринг), найнята охорона.

Дії після заходу. Гостям, що відвідали прийом, які представляють для фірми потенційний інтерес (як потенційні чи існуючі клієнти), можна відправити листи, в яких крім подяки за прийняття запрошення відвідати прийом висловлено бажання фірми розпочати або продовжити співпрацю з фірмою, яку представляє ця особа, або з ним як з фізичною особою (якщо організація пропонує товари чи послуги для фізичних осіб або якщо ця особа - VIP-персона). У листі також може бути вказана додаткова інформація: адреси філій, контактна особа (менеджер) у фірмі-організаторі прийому. Листи можуть направлятися і тим, хто не зміг прийти, але в ході підготовки прийому при розсилці запрошень висловив зацікавленість в діяльності запрошуючої фірми.

Всередині фірми необхідно звести воєдино інформацію, зібрану усіма представниками фірми на прийомі і довести укладення організаторів і їхні висновки (про контактних осіб, потреби в товарах і послугах) до відповідних підрозділів - комерційних, маркетингових - і до керівництва фірми.

Виставки, експозиції

Завданням участі фірми у виставці є розвиток і закріплення іміджу організації, її товарів і послуг, використовуючи наочні форми, а також створення громадського інтересу до діяльності фірми і тестові продажі (зондаж ринку).

Місце. Місцем проведення виставок найчастіше є «нейтральний» виставковий комплекс. Постійно або довгостроково діюча експозиція найчастіше влаштовується в приміщеннях самої організації або се партнера або роздрібної торгівлі або в приміщеннях нейтрального посередника - торговельної, промислової асоціації.

У питанні про «місце» проведення виставки грає роль як загальна площа, за яку доводиться платити, так і розташування виставкового комплексу або павільйону по відношенню до основного потоку відвідувачів виставки, а також можливість в рамках виділеної площі організувати простір для поточних організаційних потреб (зберігання роздавальних матеріалів, сувенірів, місце для відпочинку персоналу) і для проведення переговорів або бізнес-зустрічей у вузькому колі. Важливо врахувати й технічне оснащення виділеної площі (лінії зв'язку, електрика).

Реклама та інформування. Якщо на виставку планується залучити широку аудиторію, го фірма-організатор виставки (Експоцентр) відповідає за всю загальну рекламу - у ЗМІ, зовнішнє оформлення (афіші, постери, розтяжки, реклама на транспорті).

Організація-експонент, тобто та, яка бере участь у виставці, може привертати увагу аудиторії до своєї участі в даному заході (стенду) як шляхом розсилки або персонального вручення запрошень (квитків) па виставку серед своїх існуючих і перспективних клієнтів, так і використовуючи ЗМІ постери, розміщуючи рекламні модулі в ЗМІ та використовуючи PR (наприклад, інтерв'ю керівника, в якому він розповідає про майбутню виставку як етапі публічної діяльності фірми).

Сприяти підвищенню уваги аудиторії до участі фірми у виставці може інформація про спеціальні акції, запланованих на виставці: надання пільг, знижок, розіграші, вручення призів, проведення шоу.

Представлення інформації. Програма представлення фірми на виставці може включати в себе як роботу у стенда, так і додаткові заходи: презентації, шоу, розиграші.

На виставці має бути достатньо роздаткових (рекламних) матеріалів, які повинні адекватно представляти експоновані товари та послуги та контактну інформацію фірми.

Необхідно скласти графік роботи фахівців у стенда, включаючи консультації фахівців у певні години.

Персонал. Персонал повинен бути ретельно підібраний відповідно до цілей фірми на виставці, її товарами і послугами, що подаються там. Необхідно реєструвати контакти, збирати візитки відвідувачів, роздавати візитки та буклети фірми, приділяючи увагу всім хто звернувся, а також стежити за чистотою і порядком. Кожен представник організації повинен мати бедж з назвою фірми.

У разі якщо на виставці планується презентація товару або послуги, можуть залучатися фахівці з інших організацій (артисти, «моделі», консультанти).

Дії після заходу. При підготовці участі фірми у виставці необхідно усвідомити, який остаточний суспільний ефект (крім продажу на виставці, якщо вони плануються) бажано досягти. Часто кінцевим завданням є розширення клієнтської бази, що можливо тільки у випадку, якщо в ході виставки ведеться облік контактів, а після неї - на основі створеної або доповненої і скоригованого бази даних по клієнтам - проводиться аналіз такої бази, її структури, потреб клієнтів. Па основі бази даних будується робота комерційних і маркетингових підрозділів фірми, а створюють або коректують її тс працівники фірми, які працюють біля стенду в ході виставки, і їхній керівник (менеджер з виставкової діяльності).