Друге «р» – Promotion (реклама та інформування)

Друге «Р» включає в себе підготовку та розповсюдження запрошень, рекламу в ЗМІ майбутнього заходу і попереднє PR-висвітлення його в пресі. Основні вимоги до запрошення на захід. Можливість відповідей на запрошення (підтвердження) різниться в залежності від рівня і типу заходи, ступеня його новизни і важливості інформації, яка, як очікується, буде поширена на заході, і від інших факторів. Наприклад, при запрошенні на семінар кількість як відповідей-підтверджень, а також реальної присутності на них низький, тому при плануванні регулярних семінарів необхідно дотримуватися наступних правил (такі правила з деякою корекцією підходять багато в чому і для інших заходів):

- розсилайте запрошення в кількості до 200% від числа планованих учасників; - Створіть і оновлюйте базу даних, щоб особи, відповідальні за розсилку запрошень, могли відзначати в ній тих, хто підтверджує присутність, і тих, кому потрібне додаткове нагадування; - персоналізувати запрошення - впишіть від руки звернення на ім'я та по батькові до того, кого запрошуєте. Прикладіть до запрошення конверт з маркою і заздалегідь надрукованим адресою вашої організації, щоб запрошувати особі потрібно було тільки вкласти форму відповіді-підтвердження в цей конверт і передати своєму секретарю для відправки на пошту;

- дайте можливість тому, кого запрошуєте, надіслати когось замість себе, вказавши це у формі, що додається вами для відповіді; внесіть цієї нової людини у вашу базу даних на майбутнє;

- Зателефонуйте запрошеному до відправлення запрошення, щоб переконатися, що він зацікавлений в участі у семінарі, і після відправлення. Особисті розмови по телефону зазвичай значно збільшують відсоток тих, хто приходять на захід;

- в деяких випадках (коли програма складна, тривала, коли здійснюється або уточнення деталей програми у міру наближення до дати заходи, або уточнення місця зустрічі, часу і місця подачі автобусів «шатл»для доставки учасників у певне місце і т.д.), ще раз передзвоніть запрошеному за кілька днів до заходу, щоб повідомити йому ці нові деталі.

Для того щоб у список запрошених потрапили представники саме тих груп громадськості, які цікавлять вашу організацію, перед складанням самого списку складіть перелік таких категорій («пам'ятку»), наприклад:

1) існуючі і перспективні клієнти;

2) VIP (керівники міських і регіональних органів федерального рівня, політики, великі бізнесмени, діячі культури та ін);

3) представники торгових, комерційних організацій (торгова палата, об'єднання підприємців);

4) керівники вашої організації;

5) інший персонал вашої організації, що має відношення до проведеного заходу;

6) конкуренти;

7) постачальники:

8) представники ЗМІ.

Розсилка запрошень і програми. Іноді гості та учасники запрошуються на захід в два етапи. Перше запрошення зазвичай складається з:

- програми (яка може носити попередній характер, якщо є неясність з персоналіями виступаючих, точними темами виступів, їх часом, місцем);

- форми для відповіді у вигляді окремого бланка (або картки) з конвертом з маркою і заздалегідь надрукованим адресою вашої організації.

Таке запрошення має містити:

- Опис того, що це за захід і чому воно буде проводитися, зі згадуванням цільової аудиторії, до якої належить і особа / організація - одержувач даного запрошення;

- Вказівка ​​на те, хто є організатором даного заходу;

- передбачувану або точну дату, час початку, тривалість заходу;

- короткий виклад програми, включаючи головних виступаючих чи гостей заходу;

- адресу організаторів заходу або його секретаріату, відповідального за роботу зі списком запрошених;

- при необхідності - вказівка ​​на можливість зупинитися в якій-небудь готелі;

- У деяких випадках - на можливість співучасті в організації заході (спонсорство, організаційної або інформаційної підтримки).

Друге, додаткове, запрошення відправляється після підтвердження участі (отримання картки-відповіді) і може містити вже уточнену програму (точний час, місце, імена виступаючих) і «пакет учасника»з додатковою рекламною інформацією, картою місця проведення заходу (із зазначенням шляху до стенду чи виставці, до приміщення, в якому проводиться семінар або конференція), повідомленням про місця паркування автомобілів, місцях харчування, готелях.

Програму варто друкувати такого розміру, щоб вона помістилася в кишеню піджака.

Пам'ятайте про те, що для друкування запрошень буде потрібно час в межах декількох тижнів (від формулювання ідеї і початку розробки дизайн-макету до отримання запрошень з друку). Також не можна забувати, що крім запрошень і програми вам буде потрібно замовляти і конверти для запрошень, і конверти меншого розміру для відправки вам назад підтверджень, якщо у вас немає готових конвертів з вашою фірмовою символікою. Якщо запрошення або пакет документації, пов'язаної із заходом, виявляться нестандартного розміру або ваги, то будуть потрібні додаткові зусилля для вирішення питання їх пересилання з поштовими службами або внесення корективів у попередній бюджет заходу.

Слід пам'ятати, що запрошувати існуючих клієнтів і партнерів, відносини з якими для вас важливі, а також тих, кого ви вважаєте перспективними (ведете переговори, встановлені початкові контакти, є серйозні запити, що стосуються вашої організації, її товарів і послуг) для вашої організації, треба в письмовій формі. Про відправку такого запрошення бажано попередити даної людини по телефону, висловивши бажання зустрітися з ним на заході. Має сенс вручати такі запрошення при особистій зустрічі, якщо вона сталася незадовго до проведення заходу.

Реклама майбутнього заході в ЗМІ. Звернути увагу цільової групи на певні заходи: презентація нового або реконструйованого місця роботи з громадськістю (місця реалізації товарів і послуг), великі семінари або конференції або участь організації у виставці т.д. - можна шляхом розміщення реклами в ЗМІ.

Однак відкрита реклама в ЗМІ може зробити негативний вплив на рівень впливу запрошень («Якщо весь світ запрошений туди, навіщо ж мені туди йти? ").

PR-висвітлення в пресі, прес-реліз і прес-конференція. Використання РR-анонсування заходу в пресі має кілька переваг: можна звернутися до широкої цільової аудиторії, і при правильній подачі матеріалу «вартість одного контакту»виявиться нижче, ніж при розміщенні реклами. Крім того, рівень довіри громадськості вище в тому випадку, коли розміщує цю інформацію не сама організація, а інша, більш-менш незалежна сторона - газета, журнал. Але є і недоліки. Головний - те, що видання саме вирішує, яку частину вашого прес-релізу публікувати, в якій манері і з яким підтекстом, і це може призвести до несподіваних, іноді і негативних наслідків. Для мінімізації таких наслідків при реалізації завдання освітлення проведення організацією заходу або участі в ньому слід керуватися деякими загальними принципами.

1. Зробіть ваше інформаційне повідомлення про захід (прес-реліз) джерелом, що заслуговує уваги ЗМІ, шляхом введення в його текст фрази (висловлення) відомої і авторитетної особистості. Так як опублікований буде не весь прес-реліз, а тільки витяги з нього, то на висловлювання такої відомої особистості читачі (глядачі ТБ-програм), можливо, звернуть увагу, і це ім'я буде позитивно асоціюватися з заходом, проведеним вашою організацією.

2. З'ясуйте, коли саме у важливих для вас видань відбудеться розгляд матеріалу на редколегії, виправте остаточний термін здачі до друку, відправлення по каналу зв'язку та згідно з цим плануйте підготовку вашого вихідного матеріалу для цих видань та журналістів.

3. Внесіть у прес-реліз факти, щоб журналісти в своїх матеріалах могли використовувати конкретні цифри, точні технічні дані, характеристики, згадайте вислови відомих людей про вашу організацію, її ролі, її продукти та послуги.

4. Спробуйте домовитися з журналістами про можливість ознайомитися з підготовленим до друку матеріалом, щоб ви могли переконатися, що публікується точна. Якщо журналіст не погоджується зробити це (так як він не зобов'язаний це робити), можна спробувати обговорити те, щоб мова або висловлювання представника вашої організації в опублікованій інформації, статті були укладені в лапки і тим самим сказані слова були відділені від власне журналістського тексту з інтерпретацією .

5. Необхідно інформувати персонал організації про плановане або відбувся поширення серед ЗМІ цього прес-релізу.

Сувеніри. Це ще один важливий елемент реклами заходів PR-кампанії. За різними класифікаціями існує близько десяти категорій сувенірів. Звернемо увагу на два їх види: VIP-сувеніри і масові сувеніри.

VIP-сувеніри - це дорогі сувеніри, призначені найчастіше для індивідуального вручення «з рук в руки». Вони можуть розрізнятися в залежності від пори року чи від конкретної події (наприклад. Новий Рік або ювілей організації). В ідеальному випадку організація має свій постійний стандартний каталог сувенірів, запас яких поповнюється в міру витрати. Завданням PR-менеджера в даному випадку є:

- участь у розробці такого каталогу з урахуванням вимог до фірмової символіки (так як на більшість сувенірів наноситься фірмова символіка або такі сувеніри представляють із себе ексклюзивний виріб, що має в своєму дизайні елементи фірмової символіки);

- Своєчасний замовлення / отримання цих сувенірів перед черговим заходом;

- Вручення сувенірів на заході або безпосередньо перед ним;

- Забезпечення ними у потрібних кількостях топ-менеджерів організації для вручення певним запрошеним особам на заході.

Масові сувеніри - це такі сувеніри, ціна придбання або виробництва яких не така висока. У цьому випадку значимість сувеніра полягає не в його ціні, а в прихильності до тієї події, до обстановки заходи, па якому вони вручаються. Враховуючи, що такі сувеніри, як правило, носять стандартний характер, є можливість замовити їх попередньо - наприклад, на всі заходи протягом найближчого року. Але при цьому необхідно, щоб ці сувеніри також відповідали тому заходу, в ході якого вони вручаються. Наприклад, якщо це діловий семінар або конференція, то цілком можуть підійти ручки, блокноти, щоденники з фірмовою символікою, а якщо цей спортивний захід (наприклад, тенісний турнір), то доречні тенісні м'ячики або браслети для зап'ястя з символікою організації. При прийнятті рішення про придатність сувеніра для вручення на заході слід дати відповідь на наступні питання:

Дані сувеніри повинні носити формальний чи неформальний характер?

Наскільки сучасним або оригінальним за стилем повинен бути такий сувенір?

Чи є який-небудь прихований соціальний або особистий сенс у вашому сувенірі?

Чи доречно в обстановку заходи включати предмети мистецтва (у вигляді відповідного сувеніра)?

Чи відповідає сувенір тому іміджу вашої організації, який ви збираєтеся розвивати і впроваджувати?

Чи відповідає сувенір тематиці проведеного заходу?