Третє «р» - Presentation (представлення інформації на заході)

Відвідувачі та учасники краще запам'ятають ваш захід, якщо в ньому використовується належне аудіовізуальне обладнання – аудіо- і відеозасоби. Чим більше органів відчуттів залучено в процес отримання інформації (тобто і слух, і зір), тим вище рівень запам’ятовуваності. Добре й графічно виразне аудіовізуальне подання матеріалу (слайд-шоу, відео- або комп'ютерна презентація) не тільки робить захід більш цікавим, але й залишає більш сильне враження про нього.

При підготовці заходу необхідно відповісти на наступні питання:

Чи є можливість використовувати високоякісну звукоапаратуру? (Чи треба застосовувати стаціонарний мікрофон, коли виступаючий сидить або стоїть на одному місці, і мобільний мікрофон, коли виступаючий переміщається?)

Чи планується музичний супровід перед початком заходу і в перервах? Якщо так, то це повинна бути група виконавців або запис?

Чи планується обговорення з залом / аудиторією? Якщо так, то необхідна наявність достатньої кількості мікрофонів у залі.

Чи необхідно здійснювати переклад на інші мови? Якщо так, то яким він повинен бути – синхронним або послідовним?

Чи планується створення спеціальних звукових ефектів?

Чи буде проводитися телеконференція в прямому ефірі? Чи потрібна система посилювачів голосу (оповіщення публіки)?

Чи планується здійснювати аудіо-і відеозапис презентації та виступів?

Чи буде вам проекційне обладнання, відеосистема, система комп'ютерної презентації? Якого розміру повинні бути монітори або екрани?

Чи можна при необхідності затемнити приміщення і скільки часу це займе?

Якщо ви використовуєте відео- або комп'ютерне обладнання, то необхідно, щоб фахівець з цього устаткування був у вашому розпорядженні на непередбачений випадок.

Перед проведенням презентації переконайтеся, що її можна бачити і чути з будь-якого ряду і будь-якого місця в приміщенні або на задовольняє вас відстані на відкритому повітрі.

При проведенні слайд-шоу та комп'ютерної презентації слід виконати певні вимоги:

- Не розміщуйте занадто багато інформації на один слайд. Використовуйте правило: якщо ви можете прочитати (роздрукований) слайд на відстані витягнутої руки, то й аудиторія зможе прочитати те, що там написано;

- Використовуйте контрастні один одному кольору для підкладки (фону) і тексту;

- Обов'язково перегляньте слайди перед їх використанням;

- На початку і в кінці презентації краще використовувати слайди з темним фоном – для того, щоб очі краще освоїлися (на початку) і почали розслаблятися (в кінці);

- Вимкніть обладнання по закінченні презентації, щоб не дезорієнтувати аудиторію, яка може очікувати можливого продовження.

Виступаючі і тексти виступів – важливі аспекти стадії подання інформації під час PR-заходи. Якість »успіх будь-якого заходу в значній мірі залежить від порядку, в якому проводиться представлення інформації. Як тільки у вас з'явиться список виступаючих і зміст (теми) їх виступів, постарайтеся поставити в такій черговості, щоб більш серйозні теми чергувалися з більш легкими. Як правило, 20 хвилин достатньо для будь-якого виступу. Постарайтеся, щоб у аудиторії була невелика перерва через кожні два виступи для осмислення сказаного.

Деякі зауваження, що стосуються вибору виступаючих:

- Намагайтеся не включати до списку багато виступаючих з однаковими поглядами: не треба уникати розмаїття точок зору;

- Намагайтеся включити в програму незалежного експерта - клієнта, представника суміжного роду діяльності: це дозволить пожвавити дискусію, зробити її джерелом нової інформації.

При роботі з майбутніми виступаючими - при виборі і затвердження списку виступаючих і тим їх виступів до них треба довести наступну інформацію:

а) предмет дискусії: те, що ви хочете, щоб вони висвітлили на заході;

б) цільова група та її ставлення до теми заходу;

в) перелік всіх виступаючих і теми їхніх виступів;

г) підсумкова програма заходу;

- Обов'язково перегляньте слайди перед їх використанням;

- На початку і в кінці презентації краще використовувати слайди з темним фоном - для того, щоб очі краще освоїлися (на початку) і почали розслаблятися (в кінці);

- Вимкніть обладнання по закінченні презентації, щоб не дезорієнтувати аудиторію, яка може очікувати можливого продовження.

Виступаючі і тексти виступів - важливі аспекти стадії подання інформації під час PR-заходи. Якість »успіх будь-якого заходу в значній мірі залежить від порядку, в якому проводиться представлення інформації. Як тільки у вас з'явиться список виступаючих і зміст (теми) їх виступів, постарайтеся поставити в такій черговості, щоб більш серйозні теми чергувалися з більш легкими. Як правило, 20 хвилин достатньо для будь-якого виступу. Постарайтеся, щоб у аудиторії була невелика перерва через кожні два виступи для осмислення сказаного.

Деякі зауваження, що стосуються вибору виступаючих:

- Намагайтеся не включати до списку багато виступаючих з однаковими поглядами: не треба уникати розмаїття точок зору;

- Намагайтеся включити в програму незалежного експерта - клієнта, представника суміжного роду діяльності: це дозволить пожвавити дискусію, зробити її джерелом нової інформації.

При роботі з майбутніми виступаючими - при виборі і затвердження списку виступаючих і тим їх виступів до них треба довести наступну інформацію:

а) предмет дискусії: те, що ви хочете, щоб вони висвітлили на заході;

б) цільова група та її ставлення до теми заходу;

в) перелік всіх виступаючих і теми їхніх виступів;

г) підсумкова програма заходу;