(107) 3. Документооборот в организации: параметры, пути совершенствования, технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами.

Жизнь любой организации связана с обработкой управленческой информации, представленной в форме деловых документов. Однако чем крупнее фирма, тем хаотичнее могут оказаться пути ее распространения. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия называется документооборотом.

Главное правило – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда. Основным принципом делопроизводства – специализация, возможность централизованного выполнения однородных технологических операций, эффективное использование средств оргтехники и персонала. Принцип организации движения документов: оперативное движение, единообразный порядок прохождения однотипных категорий документов, однократность операций одинакового целевого назначения, исключение лишних инстанций. Документопоток – сложившееся или организованное движение данных. Горизонтальные – один уровень организаций, вертикальный. Входящий, исходящий, внутренний.

Параметры документооборота подразделяют на качественные и количественные.

К качественным параметрам документооборота относятся:

характеристика документооборота, которая зависит от системы информационного обеспечения (автоматизированного, традиционного и смешанного типов);

разделение документооборота на входящий, исходящий и внутренний документопотоки;

основные характеристики документооборота как пространственного организационного процесса (маршруты движения документов, этапы и инстанции их прохождения, стадии документооборота)

параметры, характеризующие особенности наполнения системы управления информацией (состав и содержание документов, включенных в документооборот; направленность движения документов; периодичность документооборота).

К количественным параметрам документооборота относятся:

показатели объема документооборота;

показатели времени документооборота.

Документооборот в организации осуществляется в виде потоков документов между:

1) пунктами обработки информации, т.е. теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и

2) пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив)

По тому, какие этапы обработки проходят документы, можно выделить три основных информационных потока - документопотока:

1. Документопоток входящих в организацию документов (письма, договоры, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции, и т.д.) Большая часть входящих документов, которые обрабатывает секретарь (или канцелярия), адресована его руководителю (по экспертным оценкам от 85 до 90% всех поступающих на предприятие документов) и только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям.

2. Документопоток внутренних документов, то есть создаваемых внутри организации и передаваемых из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и т.д.)

3. Документопоток исходящих документов – информация, направляемая во внешний мир (письма и ответы на письма, договоры, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.д.)

Маршрут движения документов – путь, который проходит документ в определенном направлении, включая все этапы и инстанции на этом пути от создания документа (или получения) до подшивки его в дело. Маршрут зависит от: состава и содержания документов, степени регламентации, функций руководителей и структурных подразделений, распределения обязанностей между руководителями, принятой в организации технологии работы с документами.

Показатели объема документооборота. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Объем документооборота определяется количеством входящих, исходящих и внутренних документов организации за конкретный период (год, квартал, месяц, день).

Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние – по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается 1 раз. Результат всех расчетов оформляется в виде справки.

Продолжительность документооборота – скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота или время, затрачиваемое на маршрут прохождения документа.

Пути совершенствования документооборота

Чем больший объем документов использует в своей деятельности аппарат управления, тем выше должна быть общая организованность аппарата. Для того, чтобы рационально организовать делопроизводство, организация стремится соблюдать следующие принципы:

Принцип прямоточности требует, чтобы перемещение документов осуществлялось по наиболее короткому пути без петель и возвратных перемещений. Для выполнения этого принципа необходимо:

Применять современные технологии обработки документов и последовательность выполнения операций. Построить схемы документооборота, составлять маршрутные карты и технологические карты на управленческую документацию. Необходимо продумать расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих мест.

Принцип непрерывности – это непрерывная подача документов на тот уровень, где по ним принимаются решения. Недопустимо скопление документов в одной инстанции. Этот принцип также предполагает равномерную загрузку сотрудников организации в работе с документами, без простоев.

Принцип ритмичности означает равномерность движения потоков документов в наиболее приемлемом ритме.

Принцип параллельности означает выполнение нескольких операций по обработке документов в процессе их движения. Основное назначение этого принципа – сокращение времени на прохождение документа. Это ускоряет документооборот и исполнение документа в целом.

Принцип пропорциональности предполагает равномерную загрузку каналов движения документов.

Работа с входящими документами. Входящие документы могут быть отправлены: по почте, курьером, по факсу, электронной почтой. Этапы работы с входящими документами:

При первичной обработке осуществляется проверка правильности адресования. Проверяется количество листов поступившего документа. Наличие приложений. При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю (отправляется на почту с припиской «Ошибка в адресе»). При отсутствии листов документа или приложения: ставится в известность отправитель; делается отметка на самом документе; делается отметка в журнале регистрации (в графе примечание). При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституциональное право граждан на тайну переписки. Не вскрываются документы с пометками лично и конфиденциально, если не имеется допуск к ним.

При предварительном рассмотрении документы делят на регистрируемые и нерегистрируемые. На регистрируемых документах проставляется отметка о поступлении документа в организацию (входящий номер, дата и время поступления). Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу, на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах.

При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи:

Руководителю предприятия. Заместителю руководителя предприятия. В структурные подразделения. Конкретным исполнителям.

При регистрации используется порядковая регистрация, регистрационный номер присваивается по журналу в рамках 1 года.

Руководитель, рассматривая входящий документ, определяет исполнителя, дает конкретные указания по исполнению документа, указывает сроки исполнения. Эти указания оформляется в виде резолюции на самом документе.

Направление на исполнение С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения.

Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя.

Работа с исходящими документами. В процессе движения исходящих документов выполняются следующие операции:

1. Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя. Исходящие документы составляются в 2х экземплярах (кроме факсов – 1 экземпляр).

2. Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.

3. Согласование проекта документа

4. Подписание документа руководителем или утверждение

5. Регистрация в «Журнале регистрации исходящих документов».

6. Отправка документа адресату

7. Подшивка документа в дело.Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской.

Работа с внутренними документами. На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:

Составление проекта документа исполнителем, Проверка правильности оформления проекта документа, Согласование проекта документа, Подписание документа руководителем или утверждение, Регистрация (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или при больших объемах документов).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как с входящими документами: Передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей), Контроль исполнения документа, Исполнение документа, Проставление отметки об исполнении, Подшивка исполненного документа в дело.

Общими для всех групп являются следующие операции:

Рассмотрение документов руководителем (подписание – для исходящих и внутренних, резолюция – для входящих);

Регистрация документов;

Передача документов исполнителям;

Контроль исполнения документов;

Исполнение документов;

Подшивка исполненных документов в дела;

Использование документов в справочно-информационных целях;

Подготовка документов к передаче в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).

Основные принципы работы с документами

Единый порядок составления и оформления документов и работы с ними;

Четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;

Современное техническое оснащение делопроизводства (ПК, офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства малой оргтехники);

Целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности организации, оправдана конкретной целью);

Умелое сочетание ДОУ с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами).