Требования к оформлению документов. Формуляр-образец, реквизиты, бланки.
Под оформлением документов понимают соблюдение в ходе их составления, подготовки, перепечатки, согласования, удостоверения, пересылки в управленческих аппаратах учреждений определенных требований, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах.
Одним из таких документов является ГОСТ Р 6.30-2003, УСД, требования к оформлению документов. Он устанавливает единые правила и требования к оформлению документов, составу реквизитов и определяет формуляр-образец документа.
Реквизиты документа – обязательные признаки документа (информационные элементы: дата, текст, подпись, печать), установленные законодательным нормативным документом - ГОСТом.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (новый);
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (новый);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 -оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Перечисленный состав реквизитов следует считать типовым, т. к. набор их при подготовке различных видов документов, документов одного и того же наименования в различных организационно-управленческих ситуациях может быть различным.
Среди общего перечня реквизитов выделяют постоянные и переменные реквизиты. Постоянные – в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования. Переменные – наносятся непосредственно в процессе подготовки конкретного документа.
На формуляре-образце при оформлении документов реквизиты формируются в 3 части:
Заголовочная – начало документа, где содержатся сведения об организации или авторе документа и первичные данные о самом документе (реквизиты 1-16).
Содержательная – главная часть документа, где раскрывается его смысл и назначение (реквизиты 17-20), текст документа.
Оформляющая – совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21-24). В оформляющей части также располагаются вспомогательные делопроизводственные отметки, облегчающие работу с документом.
Формуляр-образец – модель построения документов, на которой реквизиты расположены в определенной последовательности. Он указывает место реквизитов на листе бумаги, определяет площадь рабочего и служебного полей.
Рабочее поле – место, где располагаются реквизиты. Служебное поле предназначено для закрепления документа в технических средствах хранения.
Бланк документа – стандартный лист бумаги с нанесенными на него постоянными реквизитами, содержащими информацию об организации или авторе документа, отсутствие которых лишает документ юридической силы. Для документа длительного срока хранения используют официальный или фирменный бланк, который изготовляется типографским способом или с помощью специального штампа. Для документа временного срока хранения допускается использовать ксерокопии бланков, а также бланки, создаваемые вместе с текстом и другими реквизитами на компьютере.
Осн. форматы бланков – А4, А5.Бланки могут иметь продольное и угловое расположение реквизитов.
Виды служебных бланков:
Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты адресных данных организаций-получателей писем.
Бланк конкретного вида документа применяются, если в организации применяется большое количество документов конкретного вида.
- Вопросы по предмету: «Менеджмент в социально-культурном сервисе и туризме»
- 1 Функции, методы, виды и объекты менеджмента в туристской организации.
- 2. Внутренняя и внешняя среда туристской организации.
- 3. Механические и органические организационные структуры управления в туристской организации.
- 4. Мотивационные основы управления в туристской организации.
- 5. Контроль в туристской организации.
- 6. Современные методы принятия решений в туристской организации.
- Условия эффективности управленческих решений
- Вопросы по предмету: «Экономика и предпринимательство» (часть 1) (7) 1. Место и роль социально-культурного сервиса и туризма в национальной экономике.
- (8) 2. Экономические особенности функционирования предприятий социально-культурного сервиса и туризма. Понятие дестинации в туризме.
- (9) 3. Экономическая и социальная эффективность туризма.
- (10) 4. Общая характеристика туристского рынка. Факторы спроса и предложения на туристские услуги.
- Вопросы по предмету: «Экономика туристского предприятия» (12) 1. Затраты предприятий и себестоимость. Понятие о составе затрат, включаемых в себестоимость. Основные элементы себестоимости.
- (13) 2. Методика расчета себестоимости турпакета туроператорских фирм.
- (14) 3. Методика расчета себестоимости экскурсий туристско-экскурсионных фирм.
- (15) 4. Методика расчета себестоимости койко-дня (одной ночевки) гостиничных и санаторно-курортных предприятий.
- (16) 5 Методика составления калькуляции блюд на предприятиях питания.
- (19) 8. Экономическая сущность основных фондов предприятий в туризме, показатели оценки их состояния и механизм воспроизводства.
- Вопросы по предмету: "Курортное дело" (22) 1. Организация курортного оздоровления в рф, использование курортных факторов в условиях современного курорта.
- (29) 8. Природно-лечебные факторы Юга России, основные курорты, особенности функционирования.
- Вопросы по предмету: «Связь с общественностью» (30) 1. Сущность и значение pr в современном обществе. Цели и задачи pr.
- (31) 2. Общая характеристика, функции специалиста по pr.
- 1.Сбор и анализ инф-ции включ. В себя:
- 2.Распространение инф-ции:
- (32) 3. Целевые аудитории в pr: понятия, виды.
- (33) 4. Управление информацией и конструирование новостей с позиций pr.
- (34) 5. Формы подачи информационно-новостных материалов с позиций pr.
- (35) 6 . Имидж фирмы и ее роль во внеценовой конкуренции.
- (37) 2. Система технического регулирования в России: принципы, цели, задачи, нормативные документы. Федеральный закон «о техническом регулировании».
- (38) 3. Стандартизация как элемент системы технического регулирования: цели, принципы, задачи, нормативные документы, органы по стандартизации. Стандарты организаций.
- (39) 4. Стандартизация и классификация туристских услуг. Основные стандарты на туристские услуги.
- (40) 5. Добровольное подтверждение соответствия и конкурентоспособность услуг. Системы добровольной сертификации услуг, знаки соответствия.
- (41) 6. Правила и схемы сертификация услуг.
- (42) 7. Сертификация систем качества и стандарты исо серии 9000. Национальные премии в области качества услуг.
- 5 Основных разделов системы исо:
- Вопросы по предмету: «Сервисная деятельность» (55) 2. Место сферы услуг в современной экономике, классификация услуг и виды сервисной деятельности.
- (57) 4. Классификация потребителей, социально-культурные, национальные демографические и природно-климатические особенности обслуживания.
- (58) 5. Обратная связь с потребителем как механизм контроля качества обслуживания, конфликты и жалобы клиентов в работе предприятий сферы услуг.
- (59) 6 Оценка качества обслуживания на предприятиях сферы сервиса, методы оценки эффективности сервисной деятельности.
- (61) 2. Внешняя макросреда маркетинга и ее структура Цели, задачи и методы анализа макросреды.
- (62) 3. Внутренняя среда маркетинга. Оценка сильных и слабых сторон деятельности предприятия. Матрица swot.
- (63) 4.Сегментирование рынка в маркетинге: методы, критерии, стратегии охвата рынка.
- (64) 5. Конкурентоспособность туристского продукта. Сущность, методы анализа, показатели оценки.
- (65) 6. Ценовая политика. Определение цены. Виды цен. Методы ценообразования. Основные ценовые стратегии. Диверсификация цен.
- (66) 7. Сбытовая политика туристского предприятия. Виды, функции каналов сбыта. Вертикальные (договорные) маркетинговые системы сбыта.
- (67) 8. Маркетинговые исследования. Цели и задачи исследований. Методы маркетинговых исследований.
- Вопросы по предмету: "Реклама в социально-культурном сервисе и туризме" (68) 1. Сущность, роль, значение и функции рекламы в скСиТ.
- (69) 2. Особенности рекламы услуг скСиТ.
- (70) 3. Современный рекламный процесс. Функции субъектов рекламной деятельности.
- (73) 6. Рекламные обращения. Характеристика моделей построения рекламных обращений.
- (74) 7. Психологические особенности восприятия рекламы.
- (75) 8. Рекламная кампания, бюджет рекламной кампании.
- (76) 9. Оценка эффективности рекламной кампании.
- Вопросы по предмету: «Экскурсионно-выставочная работа»
- (82) 3. Основные принципы и методы построения выставочной экспозиции. Организационная работа по созданию и обеспечению функции выставки.
- Вопросы по предмету: «Человек и его потребности» (84) 1. Человек как предмет познания. Биологическая и социальная природа человека
- (85) 2. Потребности как предпосылка и продукт деятельности людей.
- (86) 3. Сущность и классификация потребностей.
- (87) 4. Взаимосвязь потребностей и мотивов. Мотивация и модель поведения потребителей.
- (88) 5. Рекреационные потребности и мотивы. Систематизация туристских мотиваций.
- (89) 6. Общая модель поведения потребителей. Типы потребителей туристского продукта и их общая характеристика
- (90) 7. Факторы потребительского выбора: демографические, личностные, социальные, культурные, этнические, географические и другие.
- Вопросы по предмету «Техника и технология скСиТ» (91) 1. Научно-технический прогресс и его влияние на развитие туристской отрасли.
- Вопросы по предмету «Профессиональная этика и этикет» (98) 1. Понятие, сущность и принципы профессиональной этики.
- (99) 2. Понятие, сущность, принципы делового этикета.
- (100) 3. Этикетная атрибутика.
- (101) 4. Этикетные формы поведения на официальных встречах и приемах.
- (102) 5. Корпоративная культура философия, этика этикет и имидж фирмы.
- (103) 6. Этические качества необходимые работнику сферы обслуживания.
- (104) 7. Этические нормы руководства коллективом. Этикет руководителя.
- Требования к оформлению документов. Формуляр-образец, реквизиты, бланки.
- (106) 2. Документационное обеспечение управления в туризме. Системы документации: организацнонно-правовая, распорядительная, информационно-справочная. Назначение. Функции
- (107) 3. Документооборот в организации: параметры, пути совершенствования, технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами.
- Вопросы по предмету: «Психодиагностика» (108) 1. Научная психодиагностика и психологическая практика.
- (109) 2. Психология общения. Вербальные и невербальные параметры диагностики психологических особенностей партнера по общению.
- (110) 3. Экспрессия человека как психодиагностический параметр.
- (111) 4. Психологические аспекты деструктивного общения.
- (112) 5 Межличностное познание в общении.
- (113) 6. Межличностные отношения в группе.
- Вопросы по предмету: «Правовое обеспечение туризма» (114) 1. Особенности правового регулирования туристской деятельности.
- (115) 2. Правовые основы оказания туристских услуг.
- (116) 3. Понятие и структура правового статуса Федерального агентства по туризму.
- (117) 4. Правовое регулирование предпринимательской деятельности в сфере туризма.
- (118) 5. Юридическая ответственность туристских организаций и индивидуальных предпринимателей за налоговые, административные и уголовные нарушения.
- (119) 6. Особенности правовой охраны и защиты прав и законных интересов предпринимателей как субъектов туристской деятельности.
- (120) 7. Правовые основы создания, реорганизации и ликвидации турфирм.
- (121) Классификация предприятий сферы гостеприимства
- (123) Особенности активизации предприятий сервиса
- (4) «Правила предоставления гостиничных услуг в рф» как документ, регулирующий взаимоотношения между гостиницей и клиентом.
- (3) 3. Классификация гостиничных номеров в сфере международного туризма и на отечественном туристском рынке.
- Классы:
- (5) Задачи и функции отдела бронирования отеля. Тарифная политика отелей в отношении различных групп клиентов.
- Вопросы по предмету: «Организация службы питания в туристских и гостиничных комплексах» (19) 1. Характеристика предприятий питания в туристских комплексах.
- (23) 2. Организация питания и обслуживание участников совещаний, конференций на предприятиях рекреационного комплекса.
- (22) 3. Организация и обслуживание банкетов на предприятиях питания гостиничных комплексов.
- (20) 4. Организация питания иностранных туристов в туриндустрии.
- Вопросы по предмету: «Технологии продвижения гостиничных услуг»