5.4. Конференції, семінари

Місце. Для конференцій і семінарів часто використовуються:

а) конференц-зали в готелях, конференц-центрах;

б) приміщення великого і середнього розміру в палацах;

в) власні приміщення організацій.

Для проведення конференції часто потрібно кілька приміщень: для пленарного засідання та роботи по секціях або круглим столам. Великі конференції часто супроводжуються прийомами; зазвичай їх проводять недалеко від приміщення, де проходить конференція, або на час прийому переобладнано саме приміщення. Конференція може також супроводжуватиметься виставкою за суміжною тематикою, і якщо це все проходить «під одним дахом», то збільшуються вимоги до приміщення, зате для учасників – осіб і фірм – ефект від такого заходу посилюється.

З огляду на те що конференція чи семінар іноді проходять протягом кількох днів, з'являється необхідність розміщення в готелі учасників з інших міст і країн з оплатою за рахунок учасників або організаторів.

Якщо передбачається прибуття на конференцію великого числа учасників високого рівня, то виникає питання парковок, що також входить в комплексний перелік вимог до місця.

Організація основного простору заходу здійснюється в залежності від планованих подій: від числа учасників, виступів, форм їхнього спілкування (пленарне засідання, круглий стіл, кава-брейк і т.д.).

Реклама та інформування. При підготовці конференції важливу роль відіграє її попередня програма, яку організатори готують заздалегідь протягом декількох місяців. У ній вказані дати, час, місце проведення, приблизний або очікуваний перелік виступаючих, теми запланованих виступів. У початковий пакет-запрошення брати участь у конференції (семінарі) може також входити форма заявки на участь, фінансові умови участі та проживання, інформація про попередні аналогічних заходах, деякі матеріали таких минулих заходів, інформація про місце проведення (місті), список додаткових заходів (прийоми , культурна програма вечорами або у вихідні).

Для збільшення ефективності реакції цільових груп на запрошення брати участь в конференції іноді робляться додаткові заходи з використанням ЗМІ: публікація рекламних модулів, рекламних статей чи інтерв'ю, що стосуються запланованого заходу. Зазвичай це здійснюється організаторами конференції; в той же час і фірми-учасники самі можуть інформувати інших учасників і широку громадськість про свій майбутній участю у конференції.

Інформування про семінари, через менший чиста учасників, здійснюється ближче до дня їх проведення, переважно методом «прямого маркетингу", тобто шляхом розсилки листів, факсів цільовим аудиторіям, але іноді застосовується і розміщення рекламних блоків в ЗМІ, переважно друкованих.

Представлення інформації. За кілька днів до початку конференції повністю формується остаточна програма, вибудувана за певними принципами, що визначаються організаторами. Іміджевою рекламою для фірми є подання думки її співробітників - учасників конференції, що відображає точку зору фірми. Оптимальний час подання точки зору фірми - в початковий період пленарного або секційного засідання. Найкраще це зробити відразу після виступу «ключового» спікера, коли увага аудиторії ще деякий час перебуває на найбільш високому рівні.

Крім того, фірма-учасник конференції «представляє» себе в кулуарах, де її співробітники спілкуються з іншими учасниками конференції; перед конференцією їх необхідно забезпечити необхідною кількістю роздавальних матеріалів і роз'яснити ту роль, яку вони можуть виконати на конференції не тільки для себе (як фахівців ), а й для всієї фірми. Якщо фірма є спонсором конференції або семінару, з'являється можливість розмістити стенди, плакати, іншу символіку фірми і се рекламні матеріали.

Персонал. На конференції фірма представлена ​​своїми співробітниками, і з того, наскільки вдало вони виступають, наскільки активно беруть участь в дискусії, як спілкуються в кулуарах: збирають інформацію, поширюють усно і з допомогою роздавальних матеріалів інформацію про свою фірму, про її діяльність, про товари та послуги , про її точці зору на головний обговорюване питання конференції та на інші питання, які хвилюють більшість учасників конференції, - складається уявлення про організацію, в якій вони працюють. Підсумковий аналіз зібраної інформації, перелік контактів, можливі потенційні клієнти - вся ця інформація повинна передаватися в комерційні та маркетингові підрозділи для подальшого використання.

При організації та проведенні фірмою семінару провідні цей семінар особи фактично займаються прихованою

«Продажем» організації, яку вони представляють, тому для проведення семінару необхідно вибирати кваліфікованих фахівців, які до того ж уміють працювати з аудиторією.

Дії після заходу. Основні дії після участі в конференції (її проведення) - це аналіз отриманої інформації та відбулися контактів та доведення результатів цього аналізу до зацікавлених підрозділів. Отримана інформація не обмежується вимовленими виступами, а включає в себе всі думки, висловлені в кулуарах, під час інших подій конференції (прийомів, культурної програми).

Комерційна значимість участі у виставці підвищується, сіли про встановлені на конференції контактах дізнаються ті співробітники фірми, які відповідають за відносини, бізнес, продажу тим організаціям, з представниками яких відбулися бесіди. Ці бесіди та контакти аналізується, так як вони являють собою «моментальну фотографію» ринку, на якому присутній фірма, і їх аналіз дозволяє зробити висновки про правильність її стратегії, необхідних змінах, у тому числі і в публічній політиці.