Види заходів у залежності від ступеня участі організації

Заходи можна класифікувати на дві категорії в залежності від ступеня участі вашої організації у ній і відповідно залучення до його підготовку: власні заходу та заходи сторонніх організацій.

Власні заходи – це ті заходи, які ініціюються і проводяться організацією самостійно або спільно з іншими партнерами (суміжними організаціями).

Заходи, що проводяться самостійно. Їх переваги:

- все знаходиться під вашим контролем;

- ваш персонал відчуває себе в більшій мірі залученим в даний захід;

- ваша організація знаходиться в центрі уваги, всі відвідувачі та учасники чітко усвідомлюють роль вашої організації;

- У вас є певна свобода дій.

Недоліки:

– для підготовки і проведення заходу потрібно виконати великий обсяг роботи;

- проведення власного заходу є дорогим;

- найчастіше на такому заході присутні в основному тільки ваші вже існуючі клієнти і тільки деяка частина перспективних;

- ви несете вагу ризику і відповідальність за проведення даного заходу.

Заходи, що проводяться спільно з іншими організаціями. Їх переваги:

– підготовка та проведення заходу не є вашою одноосібної відповідальністю і відповідальністю вашої організації;

- різні точки зору при підготовці заходу завдяки участі додаткових співорганізаторів можуть призвести до більш високій якості заходи. Найчастіше співорганізатори близькі до вас у силу схожості переконань, проблем, бізнесу, тому розбіжності у сприйнятті деяких питань є не антагоністичними, а продуктивними;

- ви схильні до меншого ризику невдачі заходу також зважаючи на більшу різноманітність точок зору і охоплення більшого числа проблем,

- ви несете менші витрати завдяки рознесенню витрат на всіх, хто беруть участь у будь-якій заздалегідь обговореній пропорції.

Недоліки:

- В деякій мірі обмежується ваша свобода щодо теми, процесу підготовки, часу проведення тощо через те, що в інших співорганізаторів є свої уявлення та вимоги поданим питань, які можуть відрізнятися від ваших;

- Відвідувачі та учасники заходу звертають свою увагу крім вас і на інших співорганізаторів і на те, що ті представляють на цьому заході;

- назва вашої організації, її імідж, торгова марка, товари та послуги починають асоціюватися з назвою, торговою маркою, іміджем ваших партнерів - співорганізаторів заходи.

Заходи, що проводяться іншими організаціями, – це заходи, що організовуються сторонніми організаціями, які дають вам можливість (створюють базис, платформу) для представлення цільової аудиторії своїх ідей, просування іміджу своєї організації, затвердження се суспільної значущості, рекламування товарів і послуг.

Переваги таких заходів:

- У вас є можливість участі в безлічі взаємопов'язаних і непов'язаних заходів;

- залежно від типу заходи у вас є можливість представлення однієї і тієї ж задачі різними способами, в різній формі, тим самим підвищуючи обізнаність про вашу організацію або про якусь конкретну функцію, деталі, конкретних продуктах і послугах з різних сторін;

– ви можете покладатися на «третю » (не пов'язану з вами) сторону для організації значної частини операцій з підготовки вашої участі: вибір місця, організація технічного та культурного забезпечення, - а також для поширення серед громадськості інформації про подію в цілому;

- іноді ви можете мати доступ до баз даних, наявних в організаторів, для охоплення ширшої аудиторії.

Недоліки:

– у вас дуже малий контроль за тим, що відбувається на заході в цілому, і ваша організація є лише малою частиною великої події, на якому представлено безліч організацій;

- ви мало впливаєте на формування тієї публіки, яка приходить або бере участь на заході;

- ви ніяк не можете вплинути на дату проведення заходу;

- ті, хто відвідує цей захід, зовсім не обов'язково є вашою цільовою аудиторією, швидше за все, лише деяка частина відвідувачів - це ті, до кого вам треба довести потрібну інформацію.

Стандартизація прийняття рішення про включення заходів у PR-кампанію

Процес прийняття рішення про участь у захід можна стандартизувати, використовуючи анкету (рис. 4), яку на основі наявної інформації заповнює PR-менеджер. Анкета розглядається групою керівників організації, (фінансовий керівник; особи, які відповідають за роботу з населенням, клієнтами, за продажі).

Рис. 4. Анкета для оцінки зможливостей організації і проведення заходу