4. Організація pr-заходів: чотири «р» і дії після заходу («f»)

Існує стандартна схема п'яти модулів - складових частин комплексу підготовки та проведення PR-заходів усіх основних типів, яку називають чотири «Р» та «F». Розглянемо її компоненти.

Перше «Р» – Place / Location (місце)

Загальні вимоги до приміщення (місця проведення заходу). Їх можна викласти у вигляді своєрідної форми («пам'ятки») (рис. 5).

Рис 5. Загальні вимоги до приміщення. Пам'ятка.

Дамо коментарі з деяких питань, що прямо чи непрямо пов’язані з місцем проведення заходу.

Страхування допомогає знизити ризики і відшкодувати частину витрат у разі виникнення непередбачуваної ситуації (ушкодження частини виставкової експозиції при транспортуванні, установці, демонстрації; скасування заходу з не залежних від організаторів причин).

Успіх заходу значною мірою може залежати від правильності організації простору – розміщення експозиції, стендів, стільців, столів для гостей, учасників і виступаючих. Сам тип заходу визначає, яке саме і яких розмірів потрібно приміщення. Наприклад, приміщення в 500 кв. метрів можна використовувати:

- для проведення прийому з офіціантами, що обходить стоять гостей і пропонують їм напої і закуски (фуршет); в цьому випадку може бути запрошено приблизно 600 гостей (0,83 кв. метра на людину);

- Для проведення конференції, на якій всі учасники сідають рядами, а перед ними встановлюється подіум для президії; в такому випадку кількість гостей повинно бути не більше 500 (1 кв. метр на людину);

- Для проведення бізнес-сніданку або бізнес-ланчу, на якому учасників розсаджують за столами; тоді це приміщення може вмістити в себе максимум 400 осіб (1,25 кв. метра на людину). Ці дані наведені без урахування установки подіуму для президії (голова організації, головний промовець, головний гість; в такому випадку корисна площа приміщення зменшується).

Оформлення приміщення – важлива складова заходу; повинні бути відповідно оформлені:

- зал (кімната, орендована площа), де проходить основна частина заходу: пристрій сцени / подіуму, стіни (прапори, плакати, щити і т.д.);

- Приміщення, суміжні з головним (перед входом до нього): тумби, покажчики, прапори, щити;

- під'їзди, підходи до будівлі, в якому проходить захід: зовнішня реклама, інформація про захід, декоративне оформлення входу в будівлю.

При організації заходу треба правильно розрахувати кількість і якість частування (харчування):

- прийом з кавою і чаєм – у середньому 1,5-2 чашки на людину плюс печиво, інша випічка;

- Коктейль-прийом – 3 коктейля на одну людину плюс обов'язково безалкогольні напої;

- Прийомний день – планується з розрахунку 6 осіб на годину: чай, кава і випічка, печиво;

- бізнес-ланч (вечеря): якщо час заходу не дуже тривалий, то має бути максимум 3 страви, а також біле і червоне вино до кожної страви.

Всі виступаючі на заході такого роду, а також гості повинні бути забезпечені мінеральною водою.

Контрольний список питань при укладенні договору з кейтеринговой компанією на забезпечення частування гостей і учасників заходу:

1) попередній досвід кейтеринговой компанії з надання таких послуг, рекомендації (посилання);

2) очікуване число гостей;

3) можливість знижки у разі малого числа замовлень у компанії («не в сезон »);

4) вибір меню з урахуванням рекомендацій компанії і фіксація цін;

5) гарячі або холодні страви в залежності від сезону і часу проведення заходу;

6) можливість спеціального меню, що враховує релігійні, культурні традиції запрошених, а також асортимент дієтичних страв;

7) погодження максимальної кількості їжі та напоїв;

8) прийняття рішення про можливість включення в меню алкогольних напоїв;

9) облік програми заходу з тим, щоб час частування гостей / учасників добре в неї вписувалося;

10) домовленість про те, що з боку кейтеринговой компанії буде призначено одне контактна особа по роботі з вами;

11) письмове підтвердження всього вищезгаданого.