6.5. Порядок укладання договорів Етапи укладення договору

Ініціатива про налагодження прямих договірних зв'язків може виходити від будь-якої сторони. При цьому рішення про налагодження зв'язків і укладення договору приймається, як правило, в три етапи.

На першому етапі збирають і всебічно аналізують інформацію про передбачуваного партнера. При цьому з'ясовується: чи існує він реально, який обсяг має його статутна діяльність, яке його фінансове становище, основні риси Його ділового реноме, здійснюється перевірка повноважень представника партнера, на якого покладено обов'язки вести переговори.

Особливі труднощі на першому етапі виникають під час збирання інформації про передбачуваного партнера. З цією метою слід звернутися до органів державної реєстрації підприємств, податкових адміністрацій, до конкурентів, спеціальних іноземних фірм, які дають інформацію про суб'єктів.

На другому етапі розробляють (аналізують) проекти текстів договорів. Під час розробки (аналізу) проектів текстів договорів особлива увага повинна бути звернена:

— на законність кожного положення договору;

— урахування традицій ринку;

— уникнення повторення колишніх помилок;

— уникнення спроб вирішення власних проблем за рахунок партнерів;

— поєднання санкцій щодо партнерів із заходами стимулювання.

Здійснення ділового листування з метою врегулювання розбіжностей і підписання текстів договорів проводиться на третьому етапі. Укладення договору відбувається за певними стадіями — пропозицією укласти договір (оферти) і прийняття цієї пропозиції (акцепту). Відповідно сторона, яка зробила пропозицію, називається оферентом, а сторона, яка прийняла пропозицію — акцептантом. Пропозиція має містити вказівки на суттєві умови майбутнього договору і бути звернена до певної особи. Оферта може бути зроблена усно чи письмово із зазначенням терміну для відповіді чи без зазначення терміну.

Коли пропозицію укласти договір зроблено із зазначенням терміну для відповіді, договір вважається укладеним, якщо особа, котра зробила пропозицію, отримала від іншої сторони відповідь про прийняття пропозиції протягом цього терміну.

При усній пропозиції укласти договір без зазначення терміну він уважається укладеним, якщо друга сторона негайно заявила про свою згоду. Коли ж така пропозиція зроблена в письмовій формі, договір уважається укладеним, якщо відповідь про прийняття пропозиції отримана протягом нормально необхідного для цього часу, наприклад періоду проходження листа "туди і назад".

При укладенні договорів між сторонами можуть виникнути розбіжності за окремими умовами договору. Існує спеціальний порядок розгляду заперечень по тексту договору, установлений ст. 10 Арбітражного процесуального кодексу України (АПК) "Доарбітражне врегулювання розбіжностей, що виникають при укладанні господарських договорів"

Розбіжності, які виникають між юридичними особами при укладанні господарських договорів, розглядаються керівниками або заступниками керівників цієї юридичної особи або вповноваженими ними особами.

Юридична особа, яка отримала проект договору, за наявності заперечень по умовах договору складає протокол розбіжностей за такою формою:

Протокол розбіжностей складається в 3 примірниках, підписується керівником і скріплюється печаткою. На кожному примірнику договору робиться помітка перед підписом керівника — "з протоколом розбіжностей". За відсутності такої помітки заперечення, викладені в протоколі розбіжностей, не мають юридичної сили і вважається, що договір підписаний, і вступає в силу з моменту підписання.

У 20-денний термін, який починається з моменту реєстрації вхідного номера отриманої кореспонденції, юридична особа, яка отримала проект договору, надсилає другій стороні другий примірник оформленого договору і два примірники протоколу розбіжностей. Один примірник протоколу й один примірник договору підприємство залишає в себе.

Юридична особа, яка отримала протокол розбіжностей, зобов'язана протягом 20 днів розглянути його. Якщо заперечення, викладені в протоколі розбіжностей, приймаються юридичною особою, то два примірники протоколу розбіжностей підписуються керівником і засвідчуються печаткою. Один примірник протоколу розбіжностей відправляється рекомендованою поштою юридичній особі, яка склала протокол розбіжностей. У разі незгоди із запереченнями, викладеними в протоколі розбіжностей, юридична особа протягом все тих же 20 днів зобов'язана вжити заходів з контрагентом. Для цього юридичній особі — контрагентові направляється рекомендованою поштою лист такого змісту:

Директору ____________

Прошу направити Вашого вповноваженого представника для зустрічі щодо узгодження розбіжностей за договором №___від " "______, яка відбудеться о 18-00 за адресою__________________

Директор_____________

Результати узгодження розбіжностей за договором оформляються сторонами протоколом узгодження розбіжностей за такою формою:

Якщо розбіжності остаточно не вдалося розв'язати, то договір уважається не укладеним.