9.4. Організація централізованого завезення товарів Суть і зміст централізованого методу товаропостачання

Централізований метод товаропостачання передбачає виконання операцій із завезення товарів у магазини та інші об'єкти роздрібної торговельної мережі силами і засобами постачальників або транспортних підприємств за замовленнями магазинів у передбачені графіком терміни.

При цьому всі транспортно-експедиційні операції виконуються, як правило, централізовано, без участі представників роздрібної торговельної мережі; обов'язком постачальника є завантажування товарів на транспортний засіб, їх перевезення, забезпечення збереження і вчасної доставки в кожен магазин. Централізоване завезення товарів здійснюється згідно з поточними заявками магазинів.

Централізоване завезення товарів дозволяє:

> організувати планомірне завезення товарів відповідно до затверджених графіків, маршрутів, технологічних карт;

> покласти відповідальність за доставку товарів у магазини на постачальників або транспортні підприємства;

> звільнити працівників роздрібної торгівлі від пошуку транспорту, від поїздок та експедирування товарів, зосередити їх увагу на виконанні обов'язків з обслуговування покупців;

> більш ритмічно організувати завезення товарів, забезпечити широту і стійкість асортименту товарів і прискорення оборотності товарних запасів;

> зменшити потребу в складській площі і збільшити торгову площу магазинів (за рахунок скорочення обсягів запасів та відповідних приміщень);

> впроваджувати комплексну механізацію вантажно-розвантажувальних робіт, розвивати перевезення товарів у контейнерах, тарі-обладнанні, пакетні (пакетно-модульні) перевезення, скорочувати простої транспортних засобів і ефективніше використовувати їх;

> прискорити і спростити документообіг і розрахунки між постачальниками та оптовими покупцями.

Централізоване завезення товарів застосовують як при складській, так і при транзитній формі товаропостачання торговельної мережі. Воно може здійснюватися підприємствами промисловості, іншими товаровиробниками, оптовими базами чи складами підприємств роздрібної торгівлі (рис. 9.11).

Рис. 9.11. Принципова схема централізованого методу товаропостачання

Рівень організації товаропостачання за централізованим методом значно підвищується в разі створення в постачальників спеціальних підрозділів, на яких покладається вся робота з доставки товарів у роздрібну торгівлю — експедиційних складів.

Централізоване завезення товарів може здійснюватися з використанням різних форм експедиційних операцій: в одних випадках товари можуть завозитися в магазини силами автотранспортних підприємств, які беруть на себе виконання всіх експедиторських функцій (приймання товарів від постачальника, оформлення транспортних документів, завезення і здавання товарів у магазини з узяттям на себе матеріальної відповідальності під час транспортування); в інших випадках експедиторські функції покладаються на постачальника, а автотранспортне підприємство лише надає на підставі договору з постачальником відповідні транспортні засоби.

Для організації товаропостачання при централізованому методі його виконання між підприємством-постачальником товарів і роздрібним торговельним підприємством укладається договір поставки товарів, а за браку в постачальника власних транспортних засобів і використання з цією метою залученого транспорту додатково укладається договір перевезення між постачальником та автотранспортним підприємством на вчасну доставку товарів у магазини (рис. 9.12).

Безпосередня робота з організації централізованого завезення товарів у роздрібну торговельну мережу має багатоаспектний характер і передбачає комплекс підготовчих заходів для впровадження централізованого завезення товарів, який включає:

> аналіз розташування підприємств роздрібної торгівлі, формування переліку об'єктів роздрібної торговельної мережі, в які організовуватиметься централізоване завезення товарів, їх групування за типами та обсягами товарообігу;

> формування переліку товарів, які повинні централізовано завозитися в роздрібну торговельну мережу, встановлення мінімальних норм їх відвантаження, розрахунок вантажообігу, оптимальних розмірів партій і частоти завезення товарів, потреби в транспортних засобах і багатооборотній інвентарній тарі, розробку раціональних маршрутів доставки товарів;

> підготовку будівель, механізмів і обладнання експедиційних і товарних складів, роздрібних торговельних підприємств, транспортних засобів для виконання операцій, пов'язаних з доставкою товарів;

> визначення переліку осіб, відповідальних за забезпечення впровадження ЦЗТ, встановлення системи матеріальної відповідальності сторін за дотримання умов ЦЗТ, визначення порядку документообігу і проведення взаєморозрахунків сторін проведення інструктажу всіх учасників процесу товаропостачання;

> розрахунок ефективності системи товаропостачання та виявлення резервів її підвищення.

Рис. 9.12. Взаємовідносини учасників процесу централізованого завезення товарів

Формуючи перелік магазинів, в які передбачається централізоване завезення товарів, потрібно враховувати перш за все асортиментний профіль магазинів, звертаючи при цьому увагу на чинні схеми завезення товарів, відповідно до яких товари в магазини можуть надходити як зі складів оптових баз, так і безпосередньо від постачальників-виробників.

Аналізуючи розташування об'єктів роздрібної торговельної мережі (магазинів, кіосків тощо), зосереджуються на таких питаннях, як назва і тип (асортиментний профіль) магазину, місце його розташування, відстань від постачальника (оптової бази, виробничого підприємства) до магазину, обсяги середньомісячного товарообігу, площа торгового залу та приміщень для зберігання товарів, режим роботи магазину (час початку і закінчення роботи, час обідньої перерви, вихідні дні), чисельність працівників; важливо також визначити стан під'їзних шляхів, наявність рамп для розвантажування транспортних засобів з товарами, засобів механізації розвантажувальних робіт тощо.

Для визначення обсягів централізованого завезення товарів аналізують надходження товарів у кожен магазин (у внутрішньо-груповому розрізі), для чого найчастіше використовують дані про товарообіг за відповідний період та середню ціну однієї тонни товарів кожної групи.

Важливою передумовою правильної організації товаропостачання є розробка карти-схеми, на якій умовними знаками позначаються джерела надходження товарів, пункти їх завезення і всі транспортні шляхи, якими можуть завозитися товари. На основі цих карт-схем проводиться розробка маршрутів і графіків завезення товарів у магазини.

Загалом під графіком розуміють документ, у якому визначена послідовність настання тих чи інших подій. У практиці товаропостачання розрізняють транспортні графіки, графіки завезення товарів і графіки їх відбирання. Транспортний графік-документ, в якому визначаються кількість, місце і час подання транспортних засобів кожного типу для організації завезення товарів у роздрібні торговельні підприємства. Графік завезення товарів — це розклад, в якому вказується, в які дні і години товар буде доставлятися в магазини.

Найбільш досконалою формою організації доставки товарів є їх завезення за погодинними графіками; при цьому час доставки товарів не має збігатися з часом обідньої перерви в магазині. Можлива форма графіка завезення товарів наведена на рис. 9.13.

Рис. 9.13. Зразок графіка завезення товарів

Графіки завезення розробляються на основі завчасно розрахованої частоти завезення і розмірів партій. Залежно від прийнятої системи подання замовлень графіки складаються на квартал, місяць, декаду або день. Здебільшого графіки завезення розробляються в розрізі днів тижня або чисел місяця; при цьому більш зручним е графік, складений за днями тижня, оскільки він забезпечує ритмічність і рівномірність доставки товарів. Водночас календаризація графіка за числами місяця дозволяє врахувати існування так званих особливих днів торгівлі (наприклад вихідних і святкових днів), перед яким доцільно передбачити додаткові рейси автомобілів з товарами. Під час розробки таких графіків важливо не допустити одночасного прибуття товарів від кількох постачальників; у разі завезення товарів за кільцевим маршрутом дати надходження товарів для всіх магазинів одного маршруту мають збігатися.

Одним із варіантів удосконалення організації процесів товаропросування в розробка графіків завезення товарів, які передбачають доставку окремих товарів (молоко, хліб тощо) у магазини в нічний час, коли водій-експедитор залишає товари і документи в спеціальному приміщенні (так званий шлюз) без участі в прийманні працівників магазину.

Для ефективної організації процесів товаропостачання розробляються графіки відбирання товарів. При цьому на практиці дні відбирання товарів передбачаються, як правило, лише для непродовольчих товарів; у зв'язку з меншою складністю асортименту продовольчих товарів у графіках вказуються лише дні їх завезення. Найбільшого розповсюдження такі графіки набули в системі споживчої кооперації (рис 9.14).

Графік відбирання і завезення товарів з.... бази у магазини ....

1. Непродовольчі товари

Рис. 9.14. Зразок графіків відбирання і завезення товарів

На основі замовлень і графіків складаються маршрути доставки товарів у роздрібну торговельну мережу. Маршрут — це шлях руху транспортного засобу, який відображає послідовність завезення товарів від місця їх відправки до магазинів на основі єдиного транспортного документа. У маршрут включається одне або кілька торговельних підприємств залежно від розміру партій товарів, що доставляються, територіального розташування магазинів, відстані між ними, виду транспорту, його вантажопідйомності тощо. У практиці торгівлі розрізняють два основні види маршрутів: маятниковий і кільцевий. При маятниковому маршруті товар на повністю завантаженому автомобілі доставляється в один магазин, після чого автомобіль повертається до постачальника, завантажується і відправляється в інший магазин (рис. 9.15). При кільцевому маршруті повністю завантажений автомобіль доставляє одним рейсом товари в кілька магазинів, що розташовані на шляху його руху.

Рис. 9.15. Основні види маршрутів централізованого завезення товарів

Маршрути розробляють з урахуванням вантажопідйомності автомобілів відокремлено для завезення продовольчих і непродовольчих товарів. Доцільність вибору того чи іншого виду маршруту визначається необхідністю максимального зниження витрат на доставку товарів і підтверджується проведенням достатньо складних економічних розрахунків.

У разі необхідності завезення товарів великою кількістю автомобілів для раціональної організації перевезень в пунктах відпуску товарів (на складах виробничих підприємств, на оптових базах) доцільно створювати диспетчерську службу (службу логістики). Диспетчери таких служб на основі графіків та маршрутів завезення товарів і прийнятих поточних заявок магазинів розподіляють завдання на підготовку товарів до відвантаження, регулюють подання транспорту під завантажування, оформляють комплект відвантажувальних документів.

Під час розробки графіків і маршрутів централізованого завезення товарів потрібно передбачити рівномірне навантаження в роботі складів та транспорту протягом тижня, з тим щоб на кожен робочий день припадали приблизно однакові обсяги перевезень і мінімальні відхилення потреби в транспортних засобах. Разом з тим важливо забезпечити і чітке дотримання затверджених графіків.

З розробкою графіків та маршрутів завезення товарів пов'язане визначення необхідної кількості транспортних засобів для організації перевезення товарів та вибір виду і розрахунок кількості інвентарної багатооборотної тари. Розрахована кількість транспортних засобів повинна повністю забезпечувати виконання затверджених постачальником та роздрібним торговельним підприємством графіків і маршрутів централізованого завезення товарів у роздрібну торговельну мережу.

Для визначення потреби в транспортних засобах Азаг, застосовують формулу:

Необхідною умовою забезпечення кількості та якості товарів у процесах товаропостачання, яка до того ж дозволяє впроваджувати індустріальні технології товаропросування і скорочувати час виконання вантажно-розвантажувальних та транспортно-експедиційних операцій, є застосування багатооборотної інвентарної тари.

Після завезення товарів у магазини інвентарна тара зворотним рейсом автотранспорту повинна повертатися постачальнику. Контроль за рухом інвентарної тари і її облік покладається на матеріально відповідальну особу, складу, з якого ведеться відпуск товарів (наприклад комірника експедиційного складу), котра в спеціальному журналі записує дату відпуску товарів конкретному покупцеві, інвентарний номер тари і дату її повернення на склад.

Для організації централізованого завезення товарів потрібно також чітко визначити порядок оформлення супровідних документів і приймання товарів, які повинні забезпечити повне збереження товарно-матеріальних цінностей. Необхідно зауважити, що різні постачальники в даний час можуть по-різному організовувати і порядок оформлення цих операцій, і перелік супровідних документів, але здебільшого основними документами при організації товаропостачання є рахунок-фактура, товарно-транспортна накладна і податкова накладна.

Рахунок-фактура, яка супроводжує товар під час його завезення в роздрібну торговельну мережу, виписується (роздруковується за допомогою комп'ютерної техніки) підприємством-постачальником на підставі відбірних листів, оформлених товарознавцями. Рахунок-фактуру використовують для остаточної перевірки правильності комплектування партії товарів для конкретного замовника, після чого рахунок-фактуру разом з товаром укладають в інвентарну тару, закривають і опломбовують. Передачу інвентарної тари з товарних складів на експедиційний склад реєструють шляхом відмітки номерів окремих тарних місць в спеціальному журналі.

На експедиційному складі на кожну партію товарів (яка може охоплювати декілька тарних місць) оформляють товарно-транспортну накладну. Під час передачі вантажу для завезення в роздрібну торговельну мережу саме в товарно-транспортній накладній підписується матеріально відповідальна особа експедиційного складу (комірник складу) та експедитор (ним може бути і водій автомобіля). Як правило, з урахуванням затвердженого постановою Кабінету Міністрів України порядку оформляють не менше 4 примірників товарно-транспортної накладної, з яких один залишається на складі, а решта супроводжує товари до магазину. Відповідно до чинного в Україні законодавства перехід права власності на товари і виникнення відповідних податкових зобов'язань суб'єктів господарської діяльності (в тому числі торговельних підприємств) засвідчується виписуванням податкової накладної.

При централізованому завезенні товарів матеріальну відповідальність за товари і тару під час їх завезення несуть водії або експедитори, які супроводжують вантаж. Підготовлені до відпуску, належним чином упаковані товари передаються експедиторові (водієві) за кількістю тарних місць, після чого він підписується в спеціальному журналі і одержує сформований комплект документів.

Товари, призначені для завезення в роздрібну торговельну мережу, завантажують в транспортний засіб з урахуванням порядку об'їзду магазинів (першими завантажують товари для магазину, який розташований в кінцевому пункті маршруту). При організації централізованого завезення товарів завантажування і розвантажування товарів покладається на постачальників, які своїми силами і технічними засобами виконують ці операції завдяки наявності в постачальників підйомно-транспортного обладнання та засобів механізації (це дозволяє зменшити обсяги ручних робіт і використовувати переважно механізований спосіб їх виконання).

У магазині матеріально відповідальні особи приймають товари від експедитора за кількістю тарних місць (звертаючи увагу на цілісність пломб на них), для чого порівнюється їх фактична кількість із записами в товарно-транспортній накладній. Факт передачі партії товарів засвідчується підписами експедитора і матеріально відповідальної особи магазину (повноваження Такої особи підтверджуються разовою або постійною довіреністю на право отримання товарно-матеріальних цінностей, а її підпис в товарно-транспортній накладній завіряється спеціальним штампом магазину). Один примірник підписаної товарно-транспортної накладної залишається в магазині, а два інші повертаються на склад постачальника та в автотранспортне підприємство. У разі якщо пломби на окремих тарних місцях порушені, в момент надходження товарів проводиться їх приймання за рахунком-фактурою; у разі виявлення розбіжностей щодо кількості Чи якості товарів складається відповідний акт.