1.2. Характер взаимоотношений пресс-службы пр-отдела и сми

Публикуя материалы, предоставленные пресс-службой, средства массовой информации

рассчитывают получить взамен информацию о самой организации или о сфере ее

деятельности. В некоторых случаях это могут быть просто бэкграунды, хотя иногда

они могут оказаться выгодной рекламой. Бывает, к сожалению, что пресса

проявляет интерес к вопросам, освещать которые было бы нежелательно. В таких

случаях желательно максимально помочь интересующейся стороне. Если предмет ее

интереса носит деликатный характер, журналисты могут согласиться не

упорствовать в своих вопросах, если им честно и открыто объяснить причины, по

которым это нежелательно. Скрытность же, скорее всего, утвердит их во мнении,

что здесь попахивает сенсацией и сделает их еще более настойчивыми в своих

поисках[4].

Предоставляя информацию, журналистам необходимо разъяснить, могут ли они

цитировать эти сведения как официальное заявление, сделанное конкретным

лицом, или же им нужно ссылаться на некоего абстрактного «представителя»

организации. С другой стороны, журналисту можно сказать. что он может

использовать эту информацию - не ссылаясь на источник, или указать, что она

носит строго конфиденциальный характер и в печати появляться не должна.

Журналисты злоупотребляют доверием крайне редко, да и то только в тех

случаях, когда им не объяснили, что необходимо держать информацию в секрете.

Кроме того, могут возникнуть проблемы, если после того, как информация была

по секрету передана газете организацией, о которой идет речь, газета получает

ту же информацию из другого источника. Это ставит редактора в затруднительное

положение, особенно если организация, сообщая какие-то сведения журналистам

по секрету, настоятельно дает понять, что заставит прессу замолчать, если эти

сведения просочатся в печать. Там, где между прессой и ответственным за связь

с ней есть взаимное доверие, такие проблемы редко возникают, а в том случае,

если они все-таки возникнут, всегда можно найти взаимоприемлемое решение или

достичь компромисса.

Организованная «утечка информации» стала весьма популярным приемом, особенно

применительно к правительственным службам. Когда пресса публикует информацию,

появившуюся в результате «утечки», это всегда вызывает реакцию

общественности, благоприятную или неблагоприятную. Если возникает сильный

негативный резонанс, правительство отрицает сообщение. Профессиональные

специалисты пресс-службы не должны рекомендовать или поощрять подобную

практику, поскольку это подрывает доверие читателей, порождает серьезные

проблемы этического порядка, и в результате теряется уважение к прессе. Если

в этом замешан ответственный за связь с прессой, то и он теряет доверие. К

тому же, если организация прибегает к подобной практике, ее могут обвинить в

фаворитизме в предоставлении информации.

Все газеты и другие периодические издания, как бы часто они ни выходили,

стремятся публиковать статьи и очерки на темы, которые еще не освещались на

страницах конкурирующих изданий. Конкурентов опередить трудно, и это одна из

проблем современной журналистики, причем вина за неудачи зачастую возлагается

на органы, отвечающие за связи с общественностью. Но причина скорее кроется в

том, что жизнь становится все сложнее, а отчасти и в том, что рабочий день

сокращается. Из-за этого журналистам все труднее встретиться с людьми, которые

дают материал для печати. Проблема возникает и в том случае, если организация

готовит фактический и цифровой материал, чтобы приурочить его публикацию к

событию, которое произойдет в ближайшем будущем, а журналист, случайно или

логично, прознал об этом и звонит чтобы получить подтверждение. Тут,

естественно, есть только два пути: или солгать, или сказать правду. Конечно,

может возникнуть соблазн все опровергнуть, но если пойти по этому пути, можно

поставить крест на возможности сотрудничества с этой газетой или журналом в

будущем. Необходимо как из моральных соображений, так и в интересах дела

предоставить требуемые сведения и объяснить, почему публикацию хотели

приурочить к определенному событию. Далее возникает следующая проблема; коль

скоро материал стал достоянием гласности, следует ли его довести до сведения

всей прессы или позволить сделать это журналисту, который раскопал его и хочет

пожать плоды своей инициативы и проницательности? В тех случаях, когда это не

связано с проблемами привилегий, целесообразно дать журналисту возможность по

крайней мере сделать хороший задел, прежде чем передавать материал прессе. Если

это не вредит политике организации, хорошо бы было предоставить, этому

журналисту возможность дать первую публикацию

[5].

Похожая проблема возникает и тогда, когда принимается решение, в какой журнал

направить материал по конкретному поводу. Избирательность при этом вызывает

возмущение тех журналистов, которые в круг избранных лиц не попали. В

большинстве случаев гораздо целесообразнее передавать одинаковую для всех

газет и журналов информацию, к которой они могут проявить интерес.

Чтобы успешно выполнять свои функции, пресс-служба должна быть готова к

работе по следующим направлениям: давать советы, за­ниматься консультационной

деятельностью; выполнять работу в об­ласти коммуникации; проводить

исследования и анализ ПР-проблем; разрабатывать и осуществлять ПР-программы

(ПР-кампании); интег­рировать все коммуникационные функции.

Рассмотрим вкратце названные направления[6].

1. Советы, консультации по вопросам, связанным с паблик ри­лейшнз,

даются как высшему руководству компании, так и руково­дителям отдельных ее

подразделений или секторов. Поскольку паб­лик рилейшнз — функция специального

персонала, то по отноше­нию к нему особая политика по вопросам консультирования

обычно не разрабатывается и оперативные решения в этой связи не прини­маются.

Однако данный персонал де-факто несет прямую ответст­венность за выявление и

определение проблем, выработку рекомен­дации для руководства корпорации

относительно принятия решений и формирования политики, связанной с обеспечением

надежных свя­зей с общественностью.

Идеально, когда руководитель пресс-службы дает та­кие рекомендации как член

руководящего совета корпорации во вре­мя его заседаний либо во время личных

бесед с линейными руководителями отдельных подразделений. Но даже при

отсутствии таких служебных возможностей руководитель пресс-службы ПР-

подразделения обязан давать рекомендации в устной или письменной форме по

каналам, существующим внутри организации.

Эти рекомендации могут касаться широкого круга вопросов, на­чиная с того, как

лучше сделать объявление о готовящейся акции корпорации, и заканчивая тем,

как радикально изменить направление политики корпорации и приблизить ее к

интересам общественности; начиная с анализа и интерпретации предстоящих

решений государ­ственных органов и их возможного влияния на компанию и

заканчи­вая разработкой информационных программ, направленных на реа­лизацию

целей компании или преодоление возникших трудностей. От успеха выполнения ПР-

персоналом этих функций зависит общий успех всей ПР-программы компании.

2. Коммуникационная работа — функция, которая чаще всего связана с

паблик рилейшнз. Она охватывает информирование внеш­них групп общественности о

кампании и ее деятельности с помощью различных средств коммуникации.

Такое информирование не означает, естественно, подготовку ру­тинных пресс-

релизов. Коммуникационная работа включает в себя общий процесс формирования

имиджа корпорации с использованием средств массовой информации,

распространение информации о мо­тивах действий компании с помощью брошюр,

устных выступлений или рекламы. Сюда входит и обеспечение специальной

информации, например, для таких групп общественности, как инвесторы,

защит­ники окружающей среды, потребители товаров и услуг и т.д., а также

доведение до сведения заинтересованной публики (акционеров, соб­ственных

работников) мнения компании относительно законов и нормативных актов

государственных органов.

3. Исследование и анализ ПР-проблем — менее известный вид деятельности,

который сегодня получает активное распространение и становится чрезвычайно

важным направлением развития ПР. В отли­чие от коммуникационной работы, где

информация о корпорации распространяется преимущественно среди внешней

общественности, исследование и анализ ПР-проблем (изучение общественного

мне­ния, анализ социально-политической ситуации, намерений государ­ственных и

иных организаций) означает выявление, оценку и обоб­щение информации о внешнем

мире для нужд самой корпорации. Это своего рода «разведывательная»

деятельность, сбор информации о состоянии окружающей социальной среды, без чего

немыслимо эффективное управление делами компании.

4. ПР-программы (ПР-кампании) включают разработку целого ряда

мероприятий, рассчитанных на формирование позитивного вос­приятия компании

различными слоями и группами общественности, а также распространение мнения

компании относительно происхо­дящих событий.

Несмотря на то, что паблик рилейшнз в целом призваны форми­ровать

благожелательное отношение к компании, в некоторых случа­ях пиэрменам

приходится оставаться нейтральными или занимать оборонительную позицию,

особенно в момент, когда организация подвергается атаке. С другой стороны,

программы действий в сфере паблик рилейшнз, как правило, весьма разнообразны,

конструктивны и созидательны по своему характеру. Их задачами могут быть:

• поддержание или укрепление уже существующего доброго отношения к компании

со стороны потребителей как средст­во стимулирования сбыта продукции;

• налаживание сотрудничества с государственными органами с целью

предупреждения жестких действий в адрес компаний;

• развитие сотрудничества с местной общественностью для устранения трений из-

за неудобств, возникающих по вине предприятий компании;

• привлечение для работы в компании новых, более квалифи­цированных рабочих

и служащих.

В некоторых случаях ПР-программы корпораций преследуют не только чисто

коммерческие цели. Например, компания может оказы­вать меценатскую помощь

группам общественности, надеясь, что в будущем это принесет ей пользу,

скажем, возрастет спрос на ее про­дукцию или в случае кризисной ситуации она

получит поддержку со стороны общественности. Иначе говоря, внешне

бескорыстная спонсорская деятельность, в конечном счете преследует какие-то

долго­срочные интересы компании.

ПР-программы могут быть нацелены и на создание опосредован­ного паблисити

товарам на рынке. С помощью разного рода публи­кации о деятельности компании,

экспонирования ее успехов, органи­зации специальных событий и акций

продвижения (promotion) фор­мируется благоприятная атмосфера вокруг компании,

что часто при­носит больший эффект на рынке, чем прямая коммерческая реклама.

Такие программы носят централизованный характер и подчинены задаче

формирования имиджа компании как социально ответствен­ного института

общества.

5. Интеграция коммуникационных функций представляет собой объединение в

единое целое всего, что может повлиять на общественное мнение, сбалансировать

интересы компании и общественности.

Глава 2. Предоставление пресс-службой

информации прессе

2.1. Правила

взаимодействия пресс-службы со СМИ

За годы регулярных контактов со средствами массовой информации и их

представителями в практике паблик рилейшнз сформирова­лись определенные

правила, знание которых способно облегчить по­строение крепкого фундамента

взаимоотношений со СМИ.

Передаваемые в средства массовой информации сведения всегда должна быть

честными, достоверными и заслуживающими доверия. Правду следует говорить

всегда, даже если она не особо приятна для самой компании. От этого зависит

отношение СМИ, а через них и об­щественности, к организации и ее

представителям. Кроме этого, нельзя забывать о журналистских расследованиях,

когда информация может быть получена в обход организации. Несмотря на то, что

некоторые считают правдивую политику очень опасной, большинство специалис­тов

уверены, что правдивая работа с общественностью приносит зна­чительные

дивиденды.

Важное правило при работе со СМИ заключается в сочетании спра­ведливого

распределения информации между различными независи­мыми (или даже

конкурентными) СМИ и эксклюзивностью. Причем эксклюзивность всегда должна

соблюдаться, иначе она теряет смысл[7].

Необходимо заранее выстраивать медиа-политику организации, но разработанный

план работы с масс-медиа должен быть гибким и под­даваться корректировке в

максимально короткие сроки. Иначе суще­ствует вероятность попадания в

зависимость от определенного СМИ.

Разговаривать с масс-медиа необходимо одним голосом. Наибо­лее приемлемый

вариант - представитель пресс-службы, который выступает сточки зрения

интересов об­щественности, а не организации. Этот человек всегда должен быть

до­ступен для прессы, пусть даже по домашнему телефону.

Лучше всего (кроме экстренных случаев) обращаться к ограничен­ному числу

подходящих по тематике изданий и учитывать местную спе­цифику. Вряд ли кто-то

спра­вится лучше них с задачей информирования населения о деятельности

некоммерческого сектора. Трюков и заигрываний, таких как рассылка приглашений

с подарками или зазывание на фуршет после пресс-кон­ференции, следует

избегать при желании построения долговременного взаимовыгодного

сотрудничества. При работе с масс-медиа очень важ­но помнить о сроках, так

как все СМИ имеют периодический характер. Предоставляемая информация также

должна заслуживать внимания как потенциальная новость. При этом ее могут

сопровождать объяснения и комментарии, но вот узко профессиональных терминов

лучше избегать. Приемлемо использовать упрощенные графики и таблицы.

Передавая в процессе коммуникации определенное сообщение, не стоит

концентрировать внимание исключительно на положительных фактах и аргументах.

Необходимо упомянуть и об отрицательных мо­ментах. Исследования показали, что

аудитория, знакомая только с по­ложительными доводами, легко переубеждается с

помощью контрар­гументов. А вот переубедить публику, знакомую с разными

аспектами явления, очень трудно. При этом для убеждения изначально

положи­тельно настроенной публики или аудитории с невысоким уровнем

об­разования может быть достаточно и позитивных аргументов. Если не­гативные

факты всплывают помимо желания организации, то действо­вать надо быстро и

организованно, что позволяет значительно умень­шить негативные эффекты или даже

улучшить имидж компании и сфор­мировать преданность общественности. Выделяют

несколько путей информационной реакции на негативные инциденты (табл. 1)

[8].

Таблица 1.

Типы реакции на появление негативных фактов об организации

При работе со средствами массовой информации следует помнить, что на практике

контакты осуществляются с конкретными людьми. К встрече с журналистом

необходимо готовиться заранее, не важно, что это - интервью для печати или

прямой телевизионный эфир. Сле­дует определять все возможные вопросы, как

приятные для организа­ции, так и несущие негативную окраску, и репетировать

подходящие ответы. Отвечать лучше всего на те вопросы, к ответам на которые

подготовились, но ситуация «без комментариев» совершенно не при­емлема.

Наиболее важные факты сообщаются в первую очередь. И телеви­зионный эфир, и

печатный материал скорее всего будут редактировать­ся и сокращаться. Помните,

что репортер — своеобразный трубо­провод, один из важнейших коммуникационных

элементов при взаи­модействии со СМИ. Его хорошую работу всегда следует

хвалить, а вот ошибки исправлять надо очень осторожно. Рекомендуется на

не­значительные ошибки вообще не обращать внимания. Аудитория на опровержение

скорее всего не обратит внимания, а СМИ будут чув­ствовать себя неловко.

Однако, если допущенные ошибки серьезны, следует побеседовать с редактором

или журналистом, готовившим материал, а можно и просто написать письмо в

редакцию. Такое пись­мо обязательно должно содержать: дату и страницу

исходной статьи, неправильную информацию, которая была напечатана, правильную

ин­формацию, а также имя и должность автора письма.

Сотрудники пресс-службы должны делать все возможное, чтобы обеспечить

непрерывный поток новостей, исходящих от организации. Для этого, возможно,

потребуется значительная разъяснительная работа, поскольку не всегда легко

внушить руководству, что желательно исчерпывающе и постоянно информировать

прессу.

Обычно пресс-служба в своей работе исходит из потребностей сегодняшнего дня,

однако необходимо планировать работу на будущее, тем более что некоторые

операции требуют именно детального планирования. Как правило, сроки какого-

нибудь знаменательного события известны заранее, поэтому соответствующие шаги

нужно предпринимать заблаговременно. При необходимости следует прибегать к

помощи внешних источников, чтобы обеспечить должное освещение знаменательного

события, когда придет время. Некоторые фирмы специализируются на

предоставлении такого рода услуг на краткосрочной основе.

Помещение статей — весьма эффективный способ привлечь внимание широких слоев

общественности к организации и ее деятельности. Все редакторы заинтересованы

в том, чтобы получить предложение напечатать статью, и если идея статьи им

понравится, они попросят или прислать статью, или предоставить журналисту

возможность получить материалы, необходимые для ее написания. Такая практика

получает все более широкое распространение в промышленности, где зачастую

считают, что гораздо лучше самим техническим сотрудникам организации

предоставлять материалы в соответствующие технические журналы. Некоторые

компании придают этому настолько большое значение, что даже зачисляют к себе

в штат журналистов, которые специализируются на технике, причем вся их работа

состоит в том, чтобы уговорить кого-нибудь из руководства написать статью, а

потом «пристроить» ее в каком-нибудь подходящем журнале.

Во многих компаниях принято за правило, что все заявки членам компании на статьи

рассматриваются пресс-службой[9]. Это

вполне разумная система, но если ее слишком строго придерживаться, могут

возникнуть трения с прессой. Если редактор пишет на имя президента компании, он

не обидится, если в ответ получит вежливое письмо от пресс-службы, в котором та

сообщает, что президент поручил ей заняться этим вопросом. Однако в некоторых

случаях редактор получает ответ от пресс-службы, в котором та категорически

требует, чтобы впредь все подобные письма направлялись только ему и ни к

президенту компании, ни к членам правления нельзя обращаться напрямую.

Сегодня любая крупная или среднего размера компания, тысячи и тысячи мелких

фирм формально пользуются системой связей с об­щественностью. Всеобщее

признание института паблик рилейшнз является ответ­ной реакцией бизнеса на

вызов времени, усложнение процессов об­щественной жизни. Внимание

предпринимательских структур к во­просам связей с общественностью

свидетельствует об осознании очевидной истины, что хорошие отношения с

окружающей общест­венностью, внешним миром всегда полезны и выгодны.

Предпринимательские службы не могут игнорировать связи с общественностью,

понимая значимость их влияния на эффективность деятельности. В связи с этим

ПР и пресс-службы в ПР-отделе должны занимать важное место в работе

организаций.

Работа пресс-службы – это спланированные и осуществляемые в течение

длительного времени действия, направленные на установление и поддержание

доброжелательных отношений и взаимопонимания между организацией и

общественностью.

Существуют специфические особенности поведения при исполь­зовании различных

видов массовых каналов коммуникаций. Требо­вания и нормы, приемлемые для

печатных СМИ, могут не соответ­ствовать таким электронным средствам массовой

информации, как радио и телевидение. Для больших организаций рекомендуется

вы­делять отдельного человека для взаимодействия с каждым видом масс-медиа.

Это дает возможность наладить личные контакты и со­брать наиболее полную

информацию для работы. Однако в любом случае имеет значение не только что и

как говорит коммуникатор, но и окружающая его обстановка. Существуют правила

подходящей, так называемой «телевизионной одежды» и причесок. Образ

выступающего приобретает визуальный характер. Но при работе с радио или

печат­ными СМИ не менее важную роль играют детали внешнего окруже­ния и

собственного поведения коммуникатора. Это связано с тем, что репортер на

основе подобной информации составляет собственное впечатление о собеседнике,

которое находит отражение во вступи­тельной части материала или в

комментариях. Ведь сила влияния СМИ на общественное мнение в том и

заключается, что событие в мире реальном и информационном может приобретать

различное со­держание. Различный подход к подаче одной и той же по

содержа­нию информации приводит к ее различному восприятию.