Оценка эффективности

14. Бюджет

При планировании кампаний по связям с общественностью необходимо особое внимание уделять финансовой стороне вопроса, так как PR - это деятельность, связанная с систематическим коммерческим риском. [7] Составляя бюджет, т.е. распределяя средства, которые будут потрачены на PR-кампанию, необходимо помнить о том, что обозначенные расходы должны принести реальную и максимально возможную пользу организации.

Как правило, бюджет PR-кампании представляется в виде таблицы. Количество столбцов и их названия в ней могут варьироваться в зависимости от принципа составления. Количество строк, естественно, также будет отличаться в зависимости от количества статей расходов.

Ниже авторы данной курсовой работы используют таблицу со следующей «шапкой»: «Действия» - «Административные расходы» - «Программные расходы» - «Итог».

Следует пояснить два использованных в ней понятия. Административные расходы - это те расходы, которые формируют основу базисного бюджета, т.е. расходы, прежде всего, на оплату труда плюс другие текущие затраты организации. Программные же расходы - это расходы, которые формируют бюджет отдельных краткосрочных проектов, т.е. расходы на оплату труда привлеченных специалистов, оплату счетов поставщиков продукции и т.д. [12]

Таблица 5

Расходы на обслуживание офиса (отопление, электричество, уборка, оплата телефона и т.п.) не внесены в представленный авторами данной курсовой работы бюджет, так как не оплачиваются из средств PR-отдела отеля «Кортъярд Марриотт Санкт-Петербург Васильевский».

Сокращенный бюджет в условиях недостаточного финансирования.

Если выделяемое финансирование на проведение PR-кампании окажется меньше запланированного, необходимо учесть, от каких статей бюджета можно отказаться, а какие - сократить. Делать этот выбор требуется аккуратно, продумывая последствия, к которым он приведет.

Итак, ниже представлены те статьи основного бюджета, указанные авторами курсовой работы в таблице, которые претерпят изменения в случае урезанного количества средств на проведение PR-кампании.

При недостаточном финансировании следует сократить расходы на:

1) Разработку (в т.ч. дизайн) и размещение рекламы на билбордах в центре города.

В основном бюджете рассчитана стоимость разработки и использования 5-ти билбордов размером 3х6 метров в центре Санкт-Петербурга в течение 4 месяцев. Их количество и время «работы» можно уменьшить, а можно (к чему склоняются авторы) и вообще исключить данную статью расходов, получив экономию в 815,000 руб.

2) Разработку дизайна информационных материалов.

Следует самостоятельно справиться с данной задачей, отказавшись от использования услуг профессиональной дизайн-студии.

Сокращение расходов в строках «Разработка (в т.ч. дизайн) односторонних глянцевых листовок форматов A6 и A4)» и «Разработка (в т.ч. дизайн) буклетов» должно составить 11,000 руб.: на 5,000 руб. и 6,000 руб. соответственно.

3) Оптимизирование внутрикорпоративного сайта в соответствии с новой кадровой политикой компании.

Необходимо сделать ответственным за оптимизацию сайта PR-специалиста или его помощника. Если они оба не смогут справиться с некоторыми техническими задачами самостоятельно, то следует призвать на помощь имеющегося в штате отеля IT-специалиста.

Таким образом, расходы в строке «Оптимизирование внутрикорпоративного сайта в соответствии с новой кадровой политикой компании» сократятся на 4,000 руб. (до 0 руб. без учета уже указанных ранее административных расходов на базовую (без премий) заработную плату PR-специалисту и его помощнику).

4) Аутсорсинг исследований.

Необходимо постараться провести максимальное количество исследований собственными силами. Однако, по мнению авторов курсовой работы, полностью отказываться от помощи со стороны в этом вопросе все же не следует.

Предполагаемое сокращение расходов: с 200,000 руб. до 100,000 руб. в строке «Проведение исследований» и со 100,000 руб. до 60,000 руб. в графе «Проведение исследований для оценки эффективности». Таким образом, общая экономия на исследованиях составит 140,000 руб.

5) Размещение информационных статей в печатных изданиях и на сайтах.

Две обозначенных действия являются очень важными составляющими разработанной PR-кампании. Отказываться от них ни в коем случае нельзя, однако при крайней необходимости можно сократить количество публикуемых материалов на треть.

Таким образом, сокращение расходов в строках «Написание информационных статей и их размещение на сайтах» и «Написание информационных статей и их размещение в печатных изданиях» составит 40,000 руб. и 87,000 руб. соответственно. Общая экономия: 63,000 руб. (с незначительным округлением в меньшую сторону).

Подводя итоги, можно сделать вывод, что при недостаточном финансировании и максимальном сокращении расходов общая сумма затрат на проведение разработанной авторами данной курсовой работы PR-кампании составит: 352,000 руб., что на 1,033,000 руб. меньше суммы, заявленной в основном бюджете.