7.2. Деловое письмо

Обычно называют следующие основные требования, предъявляемые к со­ ставлению письма:

1.Личное обращение к адресату. Обычно для этого используют слово «Уважаемый». При получении письма у человека должно создаться впе­ чатление, что его хорошо знают и что именно ему предлагают этот товар. Это импонирует человеку, и он, возможно, ответит на сделанное ему предложение о покупке. Адресовать письма надо высоким должностным лицам, которые при­ нимают решения.

2.Первый абзац или заголовок должен возбудить интерес. Наиболее эф­ фективными считаются заголовки в две-три строчки, содержащие обращение, но без подробностей. Например, «Обращаю ваше внимание…», «Вы можете по­ лучить выигрыш...» и другие. Такие заголовки интригуют и заставляют читать основной текст.

3.Для промышленных товаров, в первую очередь, излагать экономиче­ ские, коммерческие выгоды товара, а не его технические данные. Объясняется это тем, что окончательное решение о покупке принимает бизнесмен, управ­ ляющий, а не инженер-специалист. Если клиент заинтересуется вашим предло­ жением, то потом можно выслать следующее письмо с изложением уже техни­ ческих характеристик товара.

4.Если нет впечатляющих стимулов, то сделать письмо интересным и легко понятным.

5.Разбить текст письма на абзацы. В этом случае они зрительно лучше будут восприниматься. Идеальным считается письмо из четырех-пяти не­ больших абзацев, размещенных на одной странице. Длинных писем писать не рекомендуется.

6.Наиболее употребительная концовка письма «С уважением…», «С по­ чтением…» или просто указывается должность и фамилия с инициалами. В принципе, здесь могут быть разные концовки. Так, при приятельских отноше­ ниях может быть концовка «Искренне ваш…». Если письмо пишется в виктори­ анском стиле, то может быть концовка «Остаюсь вашим покорным слугой» и т.д.

Рекомендации относительно составления самого текста письма:

1.Постараться мысленно нарисовать образ среднего клиента и писать в расчете на него.

2.При предварительном написании не слишком заботиться о последова­ тельности, грамматики, стиле и т.д. Сделать это потом, при редактировании письма. Объясняется это тем, что на первом этапе лучше сразу излагать возник­ шие в голове мысли, чтобы их потом безвозвратно не потерять.

3.Вначале можно сделать несколько вариантов текста.

4.В окончательном варианте удостовериться, будут ли материал читать, какова степень убежденности приводимых аргументов и т.д.

Советы относительно оформления письма: