Организация и проведение пресс-конференций.

В системе работы с журналистами пресс-конференция является центральным событием, позволяющим решать многие задачи. Необходимо заранее определять приблизительную периодичность проведения пресс-конференций. В крупных организациях, особенно органах власти, оптимально вводить постоянный график проведения пресс-конференций: это упрощает процесс оповещения журналистов, создает ощущение стабильности , доверительного отношения к прессе. Для средней организации важно решить - ежеквартально или ежемесячно вы собираете журналистов. Итак, подходит срок проведения пресс-конференции. Наши действия: определяем ПОВОД для встречи с журналистами. . Следующий шаг: сочиняем емкую формулировку, которая станет объявленной ТЕМОЙ пресс-конференции. Привлечет ли  внимание ТЕМА - от этого во многом зависит успех пресс-конференции. Информационный повод и тема – близкие понятия. Но нам важно еще определить цель проведения пресс-конференции. Ведь пресс-конференция – это мероприятие, являющееся частью нашей ПР-программы. Рассмотрим на конкретном примере , как формулируются тема и цель встречи с журналистами. Выбираем день проведения пресс-конференции. Лучше, если будут учтены несколько факторов. Нельзя назначать пресс-конференцию в тот день, когда происходят  крупные события в регионе (они отвлекут массу журналистов). Необходимо избежать совпадения по времени и дате с официальными пресс-конференциями, которые проводят органы власти, нежелательно также выбирать понедельник или пятницу. Оптимальное время проведения - от 11 до 15 часов. Если начнем позже, журналисты не успеют  смонтировать материал и поместить в вечерние выпуски ТВ и радио. Приглашать журналистов следует письменно, примерно за 10 дней до проведения пресс-конференции. В приглашении должны быть указаны тема пресс-конференции, имена ньюс-мейкеров, дата и время проведения , а также – адрес помещения, где будет происходить событие , сопровождаемый схемой движения ( если адрес мало известен). За день до проведения пресс-конференции обязательно звоним и уточняем – кто из журналистов будет . Это важно, так как иногда приглашения в редакциях теряются или сами журналисты в текучке событий забывают о нашем приглашении. К тому же , уточнив персоналии, мы будем более подготовлены к атмосфере общения. Помещение для проведения пресс-конференции лучше выбрать  с учетом размещения не менее 20 человек. Слишком большой зал создаст ощущение "незначительности" события: будет много незаполненного пространства. Не забудем предусмотреть столы для регистрации пришедших на пресс-конференцию. Они должны стоять перед входом в зал проведения пресс-конференции. Список пришедших и зарегистрированных журналистов в момент начала пресс-конференции нужно оперативно передать ведущему.Таблички с названиями основных приглашенных СМИ , ТВ-каналов , расставленные на столиках, создают ощущение гостеприимства: важно показать журналистам, что их  здесь ждали! Таблички для радиожурналистов  необходимо ставить на первые столы: у них , обычно, много суеты с микрофонами. Пакет для журналистов. Его называют еще «пресс-пакет» или «раздаточный материал».  Это обязательный для грамотного обеспечения работы момент. Дело не только в традициях или желании порадовать гостей красивыми папками и при возможности сувенирно-фирменными ручками. Папки могут быть элементарными, ручек может не быть вообще. Так называемый раздаточный материал ценен как дополнение к содержанию пресс-конференции: ведь не все прозвучавшие цифры будут восприняты на слух, не все факты будут понятны в устном изложении. К тому же есть возможность предложить журналистам фотоматериалы или ксерокопии публикаций, итоги социсследований и т.д. Но этот материал не должен быть излишне перегружен информацией. Важна золотая середина: пакет для журналистов – это выразительно и со вкусом дополняющий пресс-конференцию материал. Функции ведущего следующие : он  открывает пресс-конференцию , сообщает о количестве присутствующих журналистов, благодарит их за внимание к организации и реакцию на приглашение,  объявляет тему, представляет дающих пресс-конференцию, объявляет регламент, порядок ведения, далее – руководит общением присутствующих в соответствии с принятым регламентом.