9. Формы работы пресс-службы. Методы сбора информации. Формирование и ведение базы медиаданных. Подготовка и рассылка пресс-релизов, организация пресс-конференций, брифингов и семинаров.

Любая деятельность в области связей с общественностью независимо от того направления в котором она проводится, целиком и полностью базируется на определенных PR материалах. Организационные формы отношений различных структур принимают воплощение в виде пресс-служб, пресс-центров и различных их модификаций. Основная их функция – информирование общественности через СМИ. Эта работа должна строиться на основе пресс-стратегии, которая координирует разного рода пресс-конференции, пресс-релизы, редакционные статьи и т.д. Важнейшим условием эффективной деятельности любой организации сегодня является своевременная и достоверная информация.

Для того, чтобы выстроить т.н. "отношения с общественностью" (public pelations или проще "пиар"), компания использует целый арсенал приемов. Работа пресс-службы разбивается по:

Взаимодействие со СМИ:

• Создание информационных поводов для СМИ и подготовка пресс-релизов, пресс-китов и пресс-папок для СМИ

• Инициирование публикаций в СМИ, в том числе интервью и комментарии первых лиц компании-клиента

• Организация и проведение тестов продукции компании-клиента¹

Организация пресс-мероприятий:

• Организация и проведение презентаций, пресс-конференций, пресс-завтраков, пресс-ланчей, пресс-туров, брифингов, семинаров и других мероприятий

• спонсорских акций

• социальных проектов, в том числе благотворительных

Мониторинг СМИ:

• Мониторинг и анализ СМИ по тематикам, ключевым словам и другим задаваемым параметрам

Работа с базами данных СМИ и журналистов — это базовый навык любого PR-специалиста. Он определяет целевую аудиторию компании, регион, виды и формат СМИ, которые она читает/слушает/смотрит; Проводит выборку СМИ, Составляет "сырую" базу данных СМИ в Excel или Access, состоящую из: название СМИ; вид(печатное/ТВ/радио/онлайн); направленность (специализация); тираж; способ распространения; область распространения; периодичность; рубрики; день выхода; почтовый адрес; телефон новостного отдела; email новостного отдела; контактное лицо, его контактные данные; примечания (где можно указать собственника СМИ, конкурентов и другую информацию, релевантную для вас, в зависимости от особенностей проекта) и Актуализирует базу данных СМИ после каждой рассылки материалов/контакта со СМИ.

Благодаря Базам медиа-данных значительно упрощается работа в пресс-службе, каждый контакт с журналистом становится персонализированным. Кроме эффективности распространения материалов, эта база данных послужит вам замечательным инструментом для мониторинга СМИ.

Виды рабочих документов, которые создают в пресс-службе - пресс-релизы. Они подразделяются на несколько видов:

• Буклет – разновидность рекламного проспекта. Печатается на одном листе, который затем складывается и может читаться без разрезки. Б. относится к имиджевой печатной рекламе, исполняется на хорошей бумаге, многоцветно, с рисунками и фотографиями. Б. может сообщать о фирме или о каком-то продукте, услуге. Обычно Б. печатается в формате А-4 или чуть меньше.

• Пресс/Ньюз-рели;ґз -, – информационное сообщение для СМИ, которое может служить основой для публикации или съемки телесюжета, записи радиоматериала. объем – 1,5-2 стр ПР. Обязательна надпись: «пресс-релиз». ПР. также занимаются пресс-службы или ПР-отдел. Не только отправляют в СМИ, но и раздают журналистам на пресс-конференциях, брифингах, презентациях и выставках,в инете.

• Пресс–ки;ґт – дополнительные текстовые и иллюстративные материалы (фотографии, графики и диаграммы, заключения авторитетных экспертов и т.п.), которые добавляют к пресс-релизу

• Пресс-памятка – печатная информация, которая сообщает редакциям СМИ и журналистам о предстоящих мероприятиях, событиях. ПП. похожа на пресс-релиз, но готовится не в форме статьи. В « шапке» документа указывают, что это ПП., ставят дату, телефоны, имена и должности людей, с которыми могут связаться заинтересованные СМИ.

• Информациунный пакет – включает: пресс-релиз, информационный лист, текст интервью, образцы вопросов, биографические данные (если нужно), фотографии, графики, вырезки из газет и журналов, др. материалы.

• Информационное письмо – в директ–мейл информационно– рекламное послание, имеющее вид письма: на фирменном бланке, адресовано конкретной организации, официальному или частному лицу. Объем не превышает, обычно, 1-2 стр.

• Информационное сообщение – сводка новостей из жизни компаний, госведомств, политических, общественных и иных организаций, которую представители этих структур регулярно отправляют в целевые СМИ. обычно не превышает 2-3 стр.

• Кейс-история (the case history), или случай-история [Seitel, с 200]. Часто используется для рассказа о благоприятном использовании потребителем продукта/ услуги компании, или о разрешении проблемной ситуации. Обычно составитель такой истории работает на компанию, чей продукт/услуга вовлечены. Многие российские компании уже имеют успешный опыт 3—5 лет работы в рыночной среде, их «кейс-истории» ждут редакторы российских изданий. Журналы, особенно торговые, приветствуют такие истории, поскольку опыт одного потребителя может быть полезен для другого.

• Именные, или авторские статьи (by-liner). Это статьи, мнимо подписанные должностным лицом конкретной фирмы. Чаще эти статьи пишутся специалистом ПР. Использование бай-лайнера придает публикации престижность, а также позволяет корпоративным спикерам высказать свои взгляды в более авторитетной форме. Авторские статьи представляют управляющего в качестве эксперта и повышают репутацию компании и руководства как источника, заслуживающего доверия.