7. Організаційно-психологічні аспекти планування та постановки ефективної презентації.

Презентации, так же как и торговые ярмарки, выставки и показы дают возможность устанавливать контакты с людьми, мысля­щими с точки зрения вероятной покупки, размышляющими об основной теме презентации. Способность дойти до людей с таким складом ума — огромное преимущество.

От уровня презентации товаров зависит результат сделки — положительный или отрицательный. Опытные бизнесмены знают, как серьезно нужно подходить к встрече с потенциальным покупателем. Они заранее готовятся к презентации, контролируют беседу и постепенно подготавливают успешный финал — совершение сделки.

Есть общий закон, применимый к любым проектам, в том числе и в психологии общения: чем раньше произошла ошибка, тем сильнее она влияет на весь проект и тем труднее возместить вред от нее. Презентация не является исключением.

В данном разделе освещаются ключевые в презентации товара или услуги проблемы, которые регулируются законами психологии.

Презентация опирается на вербальное, аудиальное и визуальное обеспечение или сопровождение и должна соответствовать сценарию. Перед написанием сценария необходимо тщательно проанализировать аудиторию, ожидаемую на презентации. Ведущий презентацию должен собрать аудиторию вместе, объединить людей одной идеей и не упускать их из виду.

Очень важно начать с определения приоритетов и первое, что необходимо сделать, — это точно сформулировать цель презентации.

Не будет преувеличением сказать, что самой главной целью презентации является убеждение человека или группы людей:

- принять или пересмотреть свою позицию;

- принять или изменить мнение;

- предпринять или воздержаться от какого-либо действия или решения.

Одна из определяющих подцелей презентации — оказать необходимое воздействие на аудиторию. Понятие "воздействие" вклю­чает в себя приемы и способы , призванные разбудить аудиторию, удивить ее и сделать более восприимчивой.

Дело только в том, относительно какого предмета требуется обеспечить убеждение и воздействие на аудиторию. Это значит, что самая общая цель, которую мы назвали главной, должна быть предельно конкретизирована.

Конкретизация цели предполагает нахождение ответа на вопрос: "Что мы стремимся сообщить аудитории?"

Цели — это то, что предполагается объяснить, предложить или продемонстрировать на презентации. Это должно быть обязательно связано с тем, какую выгоду или прибыль могут рассчитывать получить гости презентации. Все должно быть адресовано непосредственно их интересам.

Далее очень важно грамотно определиться с аудиторией. Это нахождение ответа на вопрос: "Кому мы стремимся это сообщить?". Для этого необходимо правильно понять свою аудиторию, а именно постараться выяснить у них степень интереса, информированности, понимания, опыта, сопротивления и предрассудков, с которыми могут столкнуться устроители презентации.

Когда первые два этапа отработаны должным образом, необходимо решить, как это все построить, то есть определиться со структурой. Первое, чему необходимо уделить пристальное внимание, -это вступление. Оно имеет двоякое значение:

- расставляет важные акценты в целях презентации;

- помогает ведущему упростить отношения с аудиторией с помощью "нейтрального" материала, который каждый может принять и согласиться с ним.

Здесь чем больше ведущий побуждает присутствующих кивать головами, тем лучше, если только все кивают одобрительно.

Далее ведущий произносит приветственные любезности, то есть просто благодарит людей за то, что они нашли время прийти на презентацию, и выражает надежду на то, что они не пожалеют о том, как его провели.

Затем — представление ведущего и других выступающих.

Очень важно в конце каждого этапа презентации поддерживать; обратную связь с аудиторией. Всякий раз, как поставлена точка в каком-то сообщении и ведущий дошел до паузы, полезно еще раз подумать о мышлении аудитории — какие вопросы возникли у нее в данный момент, как там у нее все отражается. Здесь полезны реплики типа: "Все хорошо, и все же нет ответа на мой вопрос...". Это помогает уберечь презентацию от превращения ее в непрерывный поток фактов, которые спустя какое-то время становится очень сложно воспринимать.

Окончание презентации так же важно, как и ее открытие. В процессе работы над завершением презентации необходимо возвратиться к первоначальному предложению. Цель презентации обязательно диктует ее окончание, которое обычно включает в себя следующие моменты:

- краткое резюме важнейших фактов и аргументов и повтор ключевых видеофактов;

- рекомендации по стратегии поведения участников презентации;

- предложения относительно ближайших шагов, если рекомендации приняты, с конкретными сроками;

- описание вспомогательной литературы по данной проблеме, если таковая имеется;

- благодарность за внимание;

- предложение задавать вопросы.

Организаторы презентации должны продумать массу "мелочей" и иметь четкое представление о следующем:

- как долго продлится презентация

- будет ли она разбита на части;

- будет ли полностью проходить в одном помещении или потребуются перемещения в другие места;

- будут ли перерывы на кофе;

- какие разделы необходимо включить в презентацию и каково назначение каждого раздела;

- размечены ли разделы презентации по степени важности, чтобы в случае необходимости можно было быстро отсеять ненужную информацию: А — обязательно включить, Б — включить, если есть возможность, В — стоит упомянуть, если на это останется время;

- размещены ли разделы в логическом порядке с учетом времени;

- сделаны ли разделы достаточно короткими, чтобы увеличить период повышенного внимания аудитории;

- заканчивается ли каждый раздел важным сообщением;

— составлен ли порядок работы, о котором в общих чертах лучше договориться с аудиторией заранее, сохраняя возможность проявлять гибкость и мобильность в ходе презентации;

- продумано ли вступление, которое сразу бы завоевало аудиторию;

- проработан ли весь проект презентации в поисках моментов, где интерес понижается;

- выявлены ли объяснения или аргументы, которые слишком длинны или сложны;

- определено ли, что присутствующие должны будут запом­нить, и продумано ли, что будет конкретно сделано, чтобы они действительно это не забыли;

- отмечены ли в программе те моменты, когда аудитория должна быть вовлечена в процесс выступления;

- все ли ведущие сделали наброски выступлений;

- решено ли, кого необходимо приглашать на презентацию и в каком количестве;

- какие решения приняты о месте проведения презентации.

Устроителям презентации полезно иметь в виду, что кто-то должен все время обдумывать, улучшать и критиковать презентацию исключительно с позиции зрителя.