10. Вимоги до усного виступу на презентації.

Психологи полагают, чтобы презентация прошла успешно, ее с самого начала необходимо рассматривать в некоторой степени как знак благосклонности, оказываемой теми, кто приходит, тем, кто ее организовывает, проводит.

Проблема презентации сходна с проблемой документального телевидения: как преподнести различным группам людей новые Факты и идеи в привлекательной, интересной и убедительной форме. Если поискать параллель с другой профессией, то ведущий презентацию гораздо ближе к адвокату, чем к учителю или лектору. Презентация — это упражнение в убеждении.

Успех презентации напрямую связан со способностью выступающих поддерживать и удерживать внимание аудитории. Психологическими исследованиями установлено, что уровень внимания аудитории изменяется в течение 40-минутного периода. Сначала он (уровень) высокий, затем, в первые 10 минут, снижается очень мед. ленно, затем быстрее, пока не достигнет самого низкого уровня примерно через 30 минут. Затем он вновь начинает подниматься особенно в последние пять минут.

Из этого следует, что более короткий отрезок (минут 20—25) содержит наибольший процент внимания, хотя чрезмерное коли­чество коротких разделов тоже снижает уровень внимания аудитории. Далее, те факты, которые по замыслу выступающего аудитория должна запомнить, должны быть в начале и в конце выступления. Особенно важны последняя иллюстрация и вывод в каждом выступлении. Их можно особо выделять паузой после каждого важного пункта. Так как кривая внимания после первых десяти минут падает, то как раз после этого момента наибольшее внимание должно уделяться разнообразию структуры выступления и всевозможным ухищрениям, призванным поднятию внимания аудитории. Следует иметь в виду, что внимание аудитории не возрастает к концу встречи, если слушатели и зрители не будут знать, что она уже приближается к завершению.

Исключительно важная роль на презентации принадлежит ведущему. Лучшими из них являются те люди, которые:

- ведут себя естественно;

- легки, изящны, дружелюбны и забавны;

- вовсе не производят впечатления, что они словно путами при­кованы к маленьким клочкам бумаги с заранее написанным текстом;

- они говорят только для присутствующих и руководствуются их реакцией. Каждый гость презентации у таких ведущих убежден, что если для кого и говорит ведущий, так именно для него.

Пожалуй, первой задачей ведущего является объединение аудитории. Этой цели отвечает умение обрисовать экономико-конъюнктурную ситуацию с представляемым товаром или услугой. Каков бы ни был предмет презентации, очень важно, чтобы все получили предварительную информацию, а ведущий продемонстрировал свое знание этой ситуации и ее коммерческой подоплеки.

Ведущему важно иметь нюх на скуку. Как только установлен скучный момент, его необходимо нейтрализовать. Может быть, полезно вернуться к интересной информации, от которой раньше пришлось отказаться ввиду ее недостаточной важности.

Если аудитория не имеет на руках отпечатанного экземпляра программы презентации, то, естественно, она не знает, что ее ждет впереди. Очень важно давать ей это понять. Обычно это делается с помощью словесных оборотов типа: "Буквально через минуту я продемонстрирую вам кое-какие интересные иллюстрации...", "Скоро мы посмотрим, добьюсь ли я такого эффекта, о котором вы уже слышали...", "Это было снято на пленку и чуть позднее вы это увидите".

Полезно ободрять аудиторию шуткой, сообщая о следующем пункте программы. Следовательно, некоторый набор таких шуток всегда полезно иметь наготове.

Было обнаружено, что просто наличие на столе каких-нибудь привлекательных коробочек, подставок с плакатами или любой маленький дешевый предмет, который имеет отношение к деятельности фирмы, удивительно резко повышает интерес аудитории.

Считается, что есть одна возможность усилить, обострить внимание аудитории, которая слишком часто отвергается, — это дать присутствующим что-нибудь подержать в руках и, если возможно, то и сохранить. Не обязательно вручать каждому, однако, делать это следует.

Психологи утверждают, что перед самой демонстрацией внимание обостряется, так что между словами: "Хорошо, давайте попробуем включить эту машину..." и действительным нажатием на выключатель ведущий получает отличный момент, чтобы сказать что-то важное.

К числу эффективных способов расположить к себе слушателей и зрителей следует отнести:

—любое выражение искренних положительных чувств ведущим;

— какое-нибудь откровение ведущего о себе;

— возражение ведущего собственным доводам во время презентации.

Каждый выступающий должен уметь любой раздел презентации завершать наилучшим материалом, хотя бы для того, чтобы слушатели могли сказать друг другу за кофе: "Совсем недурно, не правда ли?".

Необходимо уметь сформулировать ключевую фразу, которую должны запомнить слушатели, когда презентация закончится.

Ведущему необходимо иметь в виду то обстоятельство, что аудитория, присутствующая на презентации, различается уровнем знаний. Это действительно одна из значимых проблем. Ведь надо все хорошо объяснить менее опытным, не нагнать скуку на специалистов, не потакать наиболее сведущим в данном вопросе слушателям в ущерб всем остальным.

Приходится искать самые разные пути, позволяющие мягко и ненавязчиво сообщать подоплеку вопроса. Этому помогает множество выражений, которые можно использовать без всякого вреда Для выступления: "Честно говоря", "Главным образом", "В общем", "За некоторым исключением" и т.д. Это облегчает задачу избежать нагромождений многочисленных отступлений и пояснений, показав при этом специалистам, что ведущий знает материал.

Главное же правило здесь таково: "Никогда не переоценивать знания своих слушателей и никогда не недооценивать их интеллект".

Психологи рекомендуют обращать внимание при подготовке текстов выступлений на то, чтобы в них:

— проверить, не осталось ли каких-нибудь информационных пробелов, которые никто не заполнит;

— определить места в текстах, где есть наибольшая вероятность столкнуться с сопротивлением или недоверием аудитории;

— критически рассмотреть все выступления с точки зрения аудитории;

— тексты должны быть написаны исключительно в разговорной форме, грамотно. Словарь, грамматика и синтаксис разговорной речи воспринимаются слушателем сходу;

— в текстах должны присутствовать народные выражения, делающие речь яркой и выразительной;

— в разговорной речи допустимо использование сленга;

— использовать только первое и второе лицо, но не третье;

— использовать короткие слова и краткие предложения;

— употреблять активный залог вместо пассивного;

— помнить, устная речь воспринимается слушателем сходу, по­этому вся имеющая отношение к делу информация должна быть представлена в наилучшем порядке, обеспечивающем мгновенное усвоение;

— главные мысли всегда помещать ближе к началу предложения;

— все второстепенные детали предложения поместить после основного глагола;

— расставлять указатели (некий эквивалент глав или парагра­фов). Для этого требуется произнести подводящее итог предложе­ние, а затем задать вопрос, позволяющий перейти к новому разделу;

— помнить, что факты гораздо проще усвоить, если их хочется узнать, чем когда просто представляют их. Неоценимым изобретением для этого оказываются риторические вопросы. Они хорошие помощники, когда надо подстегнуть интерес аудитории;

— использовать примеры и аналогии. Считается, что хорошо по­добранная параллель, входящая в сферу опыта аудитории, часто экономит кучу денег, необходимых на визуальные средства или десять минут, требующиеся на объяснение.

Полезно избегать:

- противоречии, двусмысленностей, а также частичных и полных совпадений;

- материалов, которые могут вызвать раздражение;

- технических терминов, если нет уверенности, что аудитория знакома с ними;

- литературных фраз, каких люди никогда не употребляют в разговорной речи;

- длинных предложений: в две строчки уже длинное;

- упрощений до примитивного;

- высокопарного пустословия;

- жаргона;

- абстрактных существительных;

- бормотания;

- запинания и чрезмерных пауз;

- нечеткой речи;

- назойливого словесного и физического манерничанья;

- фраз-паразитов.

Цель ведущего — говорить почти также, как если бы он беседовал с парой друзей, сохраняя естественность и стиль своего пове­дения. Опытный, квалифицированный ведущий понимает, что хорошее выступление обращено к большой аудитории так, словно это один человек.