12. Вимоги до візуальних допоміжних засобів для проведення презентації.

Есть старая английская пословица: "Я услышал и забыл, я увидел и запомнил, я сделал и понял". Аудитория на презентации вряд ли много сделает и поймет, очень многое будет услышано и забыто. И тем не менее она запомнит то, что увидит. Выступающие должны позаботиться о том, чтобы аудитория увидела все, что она должна будет запомнить.

Презентация разнообразится показом слайдов, видео-, другими визуальными средствами, прослушиванием звукозаписей, сменой выступающих, вопросами и, конечно, любыми другими методами коммуникации.

Чем хороши визуальные средства? Тем, что:

- могут быстро и доходчиво изобразить вещи, которые невозможно передать словами: рисунок стоит тысячи слов;

- экономят время;

- вызывают интерес;

- разнообразят презентацию;

- усиливают воздействие выступления на аудиторию;

- они дольше всего остаются в памяти из всего того, что происходило на презентации, в то время как слова забываются.

Все визуальные средства можно разделить на три категории:

— поясняющие;

— подтверждающие и

— оказывающие воздействие.

Наблюдения показывают, что воздействующие на аудиторию ви~ зуальные средства — это как раз то, о чем чаще всего забывают. Они легко определяются ответом на вопрос: "Какие изображения выступающим хотелось бы запечатлеть в памяти слушателей?". Их следует хорошо продумать и разместить в ключевых позициях (это начало и конец встречи).

Наиболее распространенные средства визуализации на презентациях следующие:

— плакаты;

— схемы;

— слайды;

— белые доски;

— эпидиапроектор;

— проектор;

— сборные визуальные средства;

— видеоролики;

— отдельные предметы;

— действующие модели.

Плакаты. Часто основной недостаток — изображение слишком мелкое, чтобы аудитория могла рассмотреть детали. Очень хороши, но недостаточно используются эскизы и карикатуры, иллюстрирующие абстрактные понятия типа рассеянность.

Схемы. Если ведущий — правша, то схема должна находиться слева от него, когда он стоит лицом к аудитории. На схему лучше указывать левой рукой, стоя лицом к аудитории. Иногда ведущие забывают о том, что когда они одновременно говорят и рисуют или показывают на схеме что-то, аудитория слышит их гораздо хуже. Лучше избегать таких ситуаций — проще прерваться на одно-два предложения. Как-то не всегда догадываются, что добиться отличных ровных линий или окружностей можно нарисовав их предварительно по шаблонам перед презентацией, а потом всего лишь обвести эти карандашные линии фломастером. Очень важно убедиться, что схемы хорошо крепятся.

Слайды. Очень полезно помнить, что когда третий слайд подряд демонстрируется вверх ногами, даже самая сдержанная аудитория начинает смеяться. Это означает, что ошибки в применении слайдов бывают двух типов: в замысле и в исполнении.

Вообще-то первое требование к слайду: он не должен быть самообъясняющим. Часто он оказывается эффективным именно тогда, когда не может быть толком понят до тех пор, пока ведущий его не прокомментирует. Таким образом, слайд должен быть поддержкой ведущему, а не заменителем его.

Второе, важно помнить, что слова — это не визуальное средство. Это означает, что слайды не должны без особой необходимости демонстрировать текст: слова — это работа ведущего.

Демонстрация слайдов с текстами на презентациях противопоказана по следующим важным соображениям:

— люди слышат с одинаковой скоростью (скоростью говорящего), а читают с разной скоростью. Поэтому аудитория немедленно разбивается на группы, которые мысленно находятся вне контакта с ведущим и друг с другом;

— возникает проблема, что делать в этот момент ведущему: молчать или говорить? Если говорить, то что? Если дублировать то, что на экране, тогда зачем нужен слайд? Что-то другое — тогда это грубейшая ошибка коммуникации. Если ведущий будет молчать, то некоторые закончат чтение и будут скучать, дожидаясь, пока другие дочитают.

И все же иногда приходится демонстрировать слайды со словами. В этом случае важно выполнять ряд требований, таких, как:

- слов должно быть мало;

- слова должны быть хорошо видны всем присутствующим;

- слова обязательно должны располагаться строго по горизонтали, а не под различными углами.

Полезно спрашивать ведущему себя, готовясь к презентации:

— не "Какие слайды нужны на презентации?", а "Нужны ли какие-то слайды на презентации?"

— не "О чем скажет этот слайд?", а "Что покажет этот слайд?"

Проектор. При демонстрации слайдов очень важно, чтобы оператор помнил о следующем:

- он должен вручную отобрать слайды в соответствии со сценарием, а затем, зарядив их в кассету, еще раз свериться со сценарием;

- он не должен делать каких бы то ни было сокращений или изменений в порядке демонстрации после генеральной репетиции;

- он должен избегать перезарядки слайдов во время презентации: лучше использовать вторую кассету или второй проектор;

- если какой-нибудь слайд необходимо показать дважды, то лучше сделать с него копию, вместо того, чтобы его искать, вынимать и вставлять в другое место;

- иметь фонарик, чтобы находить упавшие слайды;

- следить за тем, чтобы, показав слайд, не убрать его без вся­ких комментариев, особенно когда он достаточно сложен и требует пояснений;

- не стоять между экраном и проектором, так как, во-первых, отбрасывается тень, а во-вторых, часть слайда проецируется на лицо оператору и придает ему глупый вид, что совершенно отвлекает или, что еще хуже, смешит аудиторию;

- не оглядываться через плечо при смене слайда, чтобы убе­диться, правильный ли кадр демонстрируется: ведущий должен быть в этом уверен, если проводились репетиции;

- как только тема, связанная со слайдом, исчерпана, его нужно сразу убрать;

- лучше не пользоваться лазерным фонариком: он отвлекает как говорящего, поскольку ему надо увидеть цель и попасть в нее, так и аудиторию, которая блуждает взглядом по экрану в поисках пятна, невольно по ассоциации припоминая известные сюжеты фильмов с такими же красными кружочками на лбу живой мишени.

Белые доски. Обычно на досках оставляют изображения после окончания пояснений. Это ошибка: рисунок отвлекает слушателей.

Эпидиапроектор (ЭДП). Внимание выступающего от аудитории очень легко отвлекается, если ведущий беспокоится, в нужном ли порядке идут рисунки, правильно ли он их кладет и снимает, и т.п. Считается, что особыми преимуществами перед схемами эпидиап-роекторы не обладают, за исключением случаев, когда аудитория слишком велика: тогда схемы оказываются слишком малы, чтобы все смогли их рассмотреть. Однако, если ЭДП все-таки используется на презентации, то включать его не следует, пока не разместится рисунок, а при смене изображения его необходимо выключать. Если ведущий пользуется указкой, то ее кончик не должен бродить по экрану — надо указать на нужное место, ненадолго ее там задержать, а затем убрать. Не следует использовать указку как щегольскую тросточку, маршальский жезл, палочку для почесывания спины и т.п.

Сборные визуальные средства. Это обычно магнитные, прорезные или булавочные доски, на которых можно создавать изображения, добавляя по ходу действия различные детали. Ограничение этого вида визуального средства в том, что большую часть времени презентации придется вылавливать нужную деталь в куче других. В таких случаях лучше пользоваться "открывающейся" доской, которая вначале выглядит пустой, но по ходу объяснения заполняется путем снятия пустых карточек. Однако и здесь необходимо учитывать один психологический нюанс. Дело в том, что на ранних стадиях демонстрации открывание идет слишком медленно и аудитория быстро начинает скучать от созерцания большого количества неоткрытых карт. Полезно использовать такой прием: очень быстро снять первые карточки — тогда интерес возрастет и можно будет позволить себе действовать немного медленнее и продлить неизвестность.

Видеоролики. Хороший видеофильм — сам по себе уже надежный и полный вариант презентации. Это наиболее полная и сильная форма коммуникации. Видео привлекает внимание таким путем, который невозможен для печатного слова. Очень полезно при демонстрации видеороликов:

- избегать затягивания демонстрации: через какое-то время ви­део начинает становиться главной частью презентации, снижая важность и воздействие всего остального;

- сопротивляться искушению использовать хороший отрывок записи только потому, что он хороший, но его невозможно связать с предметом беседы;

- помнить, что видео — это движущееся изображение и оно должно показывать вещи, которые движутся. Там, где обычные фо­тографии выполняют свою задачу дешевле и лучше, лучше использовать их, а не видео;

- остерегаться оживленных комментариев к отрывкам без зву­ка: возникает проблема ориентироваться в том, что показывается на экране, и успевать за всем этим.

Отдельные предметы. Очень полезны отдельные вещицы, способные быть интересными для аудитории, имеющие отношение к презентации и которые можно достать из кармана или из-под стола. Интерес к презентации существенно возрастает, если на ней демонстрируют какие-то предметы, поскольку это:

- превращает абстрактную идею в конкретный физический объект;

- не требует утомительной подготовки;

- облегчает запоминание материала аудиторией.

Действующие модели. Демонстрация действующей модели — кульминация презентации. Если же модель вдруг не работает — то это почти катастрофа. Поэтому, если возможно, то нелишне иметь для страховки второй экземпляр модели, также тщательно проверенный и подготовленный.

В целом при работе с визуальными средствами полезно:

- не загораживать их во время использования;

- не оставлять их на виду после того, как закончена работа с ними;

- не отворачиваться от аудитории чаще, чем это необходимо;

- не демонстрировать ничего без пояснения;

- освоиться с ними, чтобы не копаться во время сообщений;

- убедиться, что они используются в периоды пониженного внимания аудитории;

- убедиться, что все они достаточно хорошо видны для всей аудитории.

Недостатки визуальных средств:

- их разработка требует много времени и значительных усилий;

- могут запутать и отвлечь внимание от того, что, собственно, нужно разъяснить, на то, как это подано;

- снижают гибкость презентации;

- стоят больших денег;

- если их демонстрация не удается, то она может полностью провалить презентацию.