Место pr в коммуникационных системах

Коммуникационная система - система, предназначенная для управления процессами передачи информации между другими системами. Это система, которая упорядочивает все потоки информации, перемещающиеся по организации таким образом, чтобы никакие данные не терялись.

Эта система с помощью, которой идет четкое распределение входящей в компанию, перемещающейся по компании и исходящей коммуникации.

Система коммуникации нужна для того, чтобы функции отделений и отделов быстрее выполнялись и как можно скорее конечные продукты попадали в руки клиентов.

Любая организация заинтересована в повышении эффективности коммуникаций. Повышение эффективности возможно на основе детального анализа используемой технологии коммуникаций и видении разрывов, нестыковок или провалов в коммуникационном процессе. Почти для всех организаций регулирование информационных потоков остается достаточно проблематичным явлением: информация не всегда попадает именно к тому лицу, к которому она должна попасть, а если и к тому, то не всегда своевременно.

Кроме того, в ряде организаций существует проблема неравномерной информационной нагрузки: кто-то страдает от ее избытка, а кто-то испытывает «информационный голод». Весьма важным и наиболее часто используемым направлением в совершенствовании коммуникационного процесса выступает оптимизация системы обратной связи, устранение коммуникационных барьеров, повышение точности передаваемой информации. Решением этих задач занимается PR отдел.

В качестве путей улучшения коммуникации можно выделить следующие методы:

· Управленческое регулирование:

o четкое определение и формулирование задач;

o формирование четкого представления о потребностях в информации начальника и подчиненных;

o планирование, реализация, контроль в направлении улучшения информационного обмена;

o обсуждения планов, задач, путей их решения.

· Совершенствование системы обратной связи:

o перемещение людей из одного подразделения организация в другое с целью обсуждения;

o опрос работников, в среде которых необходимо выявить четко ли доведены до них цели их деятельности, информированы ли они; с какими потенциальными и реальными проблемами сталкиваются или могут столкнуться стратегии перемен; получает ли их руководитель предложения.

· Совершенствование системы сбора информации с целью снижения тенденции фильтрации идей или их игнорирования на пути снизу вверх.

· Создание каналов информационных сообщений (стенная печать, статьи, радио и т.п.)

· Внедрение современных информационных технологий (электронная почта, видеоконференция и др.).

Управление коммуникациями необходимо строить на принципах, определяющих внимание руководителя к этой стороне его деятельности как менеджера, а также научный подход к формированию системы коммуникаций в организации. Рассмотрим данные принципы:

· принцип формирования структуры коммуникаций (отвечающей потребностям сотрудничества), партнерства и компетентности;

· принцип регулирования масштабов коммуникаций для определенных должностных лиц и подразделений;

· принцип рационального использования рабочего времени руководителя;

· принцип информационного обеспечения коммуникаций, распределение информации для установления и поддержания необходимых коммуникаций;

· принцип полномочий и ответственности;

· принцип регулирования коммуникативной нагрузки различных звеньев организации;

· принцип учета неформальных коммуникаций и использование их в процессе управления.

Современные средства коммуникации, которые могут использовать организации, представляют собой: электронную почту, голосовую почту, факс, телеконференцию, видеоконференцию, электронный обмен данными, интрасети.

Точные коммуникации снизу вверх оповещают менеджера о состоянии подчиненных, помогают ему правильно определить качества работников и открывают путь для более эффективных коммуникаций сверху вниз. В то же время существует проблема искажения коммуникаций, поступающих снизу вверх, потому что работники чаще будут говорить начальнику то, что он хочет услышать, а не то, что есть на самом деле.

Для улучшения восходящих потоков можно использовать ряд вспомогательных систем.

· Система действий, обозначаемая термином «политика открытых дверей», представляет собой готовность руководителя любого ранга выслушивать предложения рядовых работников.

· Система действий, называемая «выведением управления за пределы кабинета». Обход руководителем предприятия -- хороший способ познакомиться с положением дел непосредственно. Однако не рекомендуется делать это слишком часто.

Неформальные коммуникации связаны с неформальными группами и неслужебными вопросами, а также распространением слухов. Система слухов хорошо работает, так как использует многие каналы. Информация может дойти до огромного числа людей за короткий промежуток времени. Необходимо научиться пользоваться системой слухов и не препятствовать неформальной коммуникационной сети. Неформальные коммуникации могут возникать не только между членами неформальных групп. Хорошие личные взаимоотношения между теми или иными работниками облегчают неформальную передачу информации. Главное преимущество системы неформальных коммуникаций -- в ее большой гибкости, что нередко благоприятствует скорейшему распространению информации.