Виды и специфика организации и проведения текущих и представительских приемов

Эта форма работы применима к самым различным адресатам PR. Образ фирмы как хорошего члена общества обязательно включает в себя и проявление гостеприимства. Прием - жест именно порядочности фирмы, а не демонстрация ее возможностей с целью поразить общественность. Следует различать две основные разновидности приема: текущий и представительский прием.

Определения и идеи

ТЕКУЩИЙ ПРИЕМ осуществляется ежедневно и является составной частью распорядка дня или недели. Работа с посетителями, клиентами ведется как руководством фирмы, так и в подразделениях. Лучше, если такая работа будет осуществляться в специальном приемном офисе. Ведь не всегда желательно присутствие посторонних на рабочих местах, да и телефонные звонки, коллеги будут постоянно отвлекать внимание. Если же возможности оформления такого офиса нет, то необходимо выделить на рабочих местах зону или хотя бы уголок для приема. Они должны быть пространственно отделены от рабочих мест, оборудованы достаточно комфортабельно, желательны мягкая мебель, удобное освещение, возможность угощения посетителей чашкой кофе или чая. Под рукой должны быть необходимые раздаточные и рекламные материалы, сувениры и памятные знаки.

Целесообразно выделить определенное время в течение рабочего дня исключительно для приема , и о часах приема возможные посетители должны быть информированы.

Разновидностью приема является и прием руководством фирмы своих сотрудников. Такое время должно быть выделено обязательно и работники должны знать, что в такие-то дни и в такое-то время они могут рассчитывать на спокойную, не прерываемую текущими делами беседу с руководством, в том числе - по личным вопросам.

Руководство и персонал,, участвующий в текущем приеме, должны быть специально подготовлены, с особым вниманием на соблюдение организационной культуры и фирменного стиля.

ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИЙ ПРИЕМ носит эпизодический характер и обычно приурочен к знаменательным событиям, посещениям фирмы делегациями, высокими гостями - в порядке оказания особого внимания и почести отдельному лицу или делегации, но приемы могут проводиться иногда и независимо от событий и посещений.

Представительский прием может проводиться самостоятельно, а может и выступать частью других специальных событий: проводиться в рамках выставки, конференции, праздника, завершать переговоры и т.п.

Наиболее детально технология таких приемов выработана в дипломатическом протоколе и этикете - многовековом опыте организации публичного общения людей разных национальностей, конфессий. Поэтому мировой опыт PR проведения приемов (как, впрочем, и пресс-конференций, презентаций и т.п.) ориентируется именно на нормы дипломатического протокола и этикета.

Действительно, в странах с устоявшейся культурой предпринимательства, внешнеэкономических связей, где давно ценятся не только профессионализм и компетентность, деловая хватка бизнесмена, - любому новичку, не соблюдающему общепринятого протокола и этикета, придется столкнуться с большими проблемами и серьезными трудностями. Заключение сделок, прием делегаций, ведение переговоров и т.д., и т.п. - все это в современном деловом мире имеет свои традиции, условности, правила, нарушение которых чревато падением личного престижа, ограничение контактов и в конечном результате - немалыми экономическими потерями.

Существуют различные виды приемов. Наиболее формальный прием - КОНФЕРЕНЦИЯ. В этом случае речь идет, фактически, о расширенном совещании (собрании), посвященном какой-то проблеме или теме. Большей степенью неформальности обладают виды приемов, ориентированных преимущественно на организацию свободного общения.

Наиболее торжественными и самыми почетными являются ЗАВТРАК (lunch) и ОБЕД (dinner). Завтрак обычно проводится для ограниченного числа лиц, как правило, только мужчин. Продолжительность завтрака - 1,5 часа, начало, обычно, между 12-30 и 13-30. Форма одежды повседневная, кроме случаев, когда это специально оговаривается в приглашении. Меню обычно выдерживается в духе дипломатического протокола: одно-два блюда холодной закуски, одно горячее рыбное блюда и одно мясное, а также десерт - все с учетом национальных кухонь. Перед завтраком подается аперитив, охлажденное сухое белое вино к рыбе и комнатной температуры сухое красное вино к мясу, к десерту - охлажденное шампанское. По завершении завтрака подают кофе или чай, к которым предлагаются коньяк и ликеры.

Обед начинается обычно между 19-00и 21-00. Мужчин чаще всего приглашают с женами. Меню более обильно, чем при завтраке, обязательно первое блюдо. Продолжительность обеда 2-2,5 часа, из которых час-полтора проводятся за столом. Форма одежды - темный костюм, смокинг или фрак, для женщин - вечернее платье. Фактически разновидностью обеда является УЖИН. Отличие в начале (после 21-00) и обычном отсутствии первого блюда.

Разновидностью обеда является и ОБЕД-БУФЕТ, отличающийся тем, что блюда сервируются на одном большом столе, а гости сами (иногда с помощью официантов) кладут себе желаемое и рассаживаются за столиками, расположенными поблизости.

Пожалуй, наиболее распространенной формой приема является ФУРШЕТ. Длится он приблизительно два часа в период между 17-00 и 20-00. В меню могут быть холодные закуски, кондитерские изделия, фрукты, вина, крепкие напитки, минеральная вода.

К концу приема обычно подаются мороженое, кофе, шампанское. Преимущество такого приема в большей демократичности, возможности принять от 15-20 до нескольких сотен человек, в зависимости от помещения. Фуршет проходит стоя. Гости подходят к столам, сами кладут закуски на тарелки и отходят для свободного общения. Напитки разливаются официантами. Форма одежды - повседневная.

КОКТЕЙЛЬ отличается от фуршета тем, что столы не накрываются, а угощение разносится официантами.

Все большее распространение в последние годы получили приемы типа "БОКАЛ ШАМПАНСКОГО" (conpe de chaqmpaqne) или бокал вина" (vin d'Honner), которые начинаются в 12-00 и заканчиваются в 13-00, с подачей только вина и соков, возможно - орешков, маленьких бутербродов и пирожных. Прием проводится стоя, в повседневной одежде.

ЧАЙ организауется между 16-00 и 18-00 и, как правило, только для женщин. Накрывается один или несколько столов с подачей кондитерских изделий, фруктов, десертных и сухих вин, соков и минеральной воды, возможно - небольшого количества закуски (сандвичи с икрой, рыбой, сыром). Продолжительность - один-полтора часа.

Детали представительских приемов подробно прописаны в дипломатическом протоколе и этикете, литературы по которым в последнее время появилось немало. Но на некоторые особенности в плане технологии именно PR стоит обратить внимание.

Прежде всего, прием должен очень тщательно готовиться, начиная с хорошо продуманного списка приглашенных (присутствие конкурентов, кто-то приглашен с супругой, а кто-то - нет и т.п.), определения их количества. Поэтому составление списка должно поручаться опытному сотруднику и список обязательно должен быть согласован и утвержден непосредственно руководителем, устраивающим прием.

Приглашать на представительный прием устно или телефонограммой несколько неприлично. Приглашение должно быть письменным, желательно - полиграфического исполнения и персонфицировано. Его дизайн должен быть таким, чтобы такое приглашение можно было оставить на память как свидетельство и подтверждение статуса приглашенного. Такое приглашение само является предметом PR для приглашенного.