Особенности работы с печатными сми

Существует две большие группы ПР-документов: внутренние и внешние. Внешними ПР-документами являются все те документы, которые выступают в качестве продукта ПР-деятельности. Эти документы содержат всю информацию, которую организация хочет донести до своей целевой аудитории.

Общее при подготовке ПР-материалов:

описание предмета планируемого материала (информация о новом продукте)

ключевые идеи — сформулированное представление об основных идеях материала

объем и формат будущего материала (пресс-релиз, брошюра и т.д.)

назначение, цель материала (информировать, убеждать, напоминать)

целевые аудитории; тип целевой аудитории определяет форму и средство передачи сообщения

оригинальность — чем ваше сообщение будет отличаться от сотен других

временные рамки, крайний срок подачи готового материала

Что такое  мероприятие для прессы?  Пресс-конференция – это PR-мероприятие, целью которого является представление  информации СМИ. На мероприятии обычно выступают два-три докладчика, освещающие разные аспекты новостного повода. Продолжительность мероприятия в среднем 30-40 минут. Брифинг  - встреча для позиционного заявления, используется в экстренных, форс-мажорных ситуациях.[11]  Выступает два-три докладчика с короткими заявлениями. Длится это мероприятие 10-15 минут для докладов, около 20 минут для вопросов и ответов.  Семинар, «круглый стол» - мероприятие, проводимое для специализированных СМИ с целью углубленного знакомства с продуктами, технологиями и пр. По времени семинары длятся дольше остальных 1,5-2 часа. Так же выступают несколько докладчиков.  Пресс-тур, День открытых дверей – знакомство журналистов с бизнес-процессом компании, производством или процессом оказания услуг и т.п. [12] достаточно интересное и сложное  предприятие, требующее высокого профессионализма экскурсоводов или докладчиков. В зависимости от организации может длиться от 1 до 3 дней.   Пресс-клуб – регулярное общение с журналистами с привлечением топ-персон компании и рынка. На мероприятии присутствуют несколько VIP-персон, эксперты рынка и отрасли. Продолжительность 2-2,5 часа.. Кроме мероприятий  для прессы, есть еще мероприятия с участием прессы:  Презентация, церемония открытия – представление компании, товаров, услуг для клиентов, партнеров, прессы. Прием, коктейль – встреча с клиентами и партнерами по какому-либо поводу. На такого рода мероприятия приглашают, как правило, два-три лояльных журналиста.  Семинар, конференция – детальное представление компанией своих продуктов, товаров или услуг для клиентов и партнеров. Выставка - участие экспозиции компании в специализированной выставке. [13]              Организовывая мероприятия для прессы нужно помнить, что «мероприятие для светской прессы, избалованной «тусовками», нуждается в оригинальной концепции.»  Концепция должна быть рассчитана не только на повод, но и на аудиторию. Любое даже самое малюсенькое мероприятие должно быть тщательно продумано и подготовлено.             Программа мероприятия строится по принципу удобства для журналистов. Нужно учесть: -                    день недели. Наиболее удобны вторник, среда и четверг, т.к. есть  возможность провести работу по follow-up накануне мероприятия, а еженедельные издания смогут использовать информацию непосредственно на текущей неделе. -                    Время начала. Журналисты не ранние пташки, вряд ли пожалуют к вам в 8 утра, но ранние мероприятия имеют шанс стать достоянием общественности в это же день. Тут вам расставлять приоритеты. -                    Продолжительность. Не стоит затягивать мероприятия, это доставит некоторые неудобства и вам и гостям. Оптимальное время 40 минут – час. -                    Место. Лучше если это будет центр города, недалеко от метро. Если же выбранная площадка имеет неудобное расположении позаботьтесь о бесплатном транспорте и о парковке для автомобилей. -                    Неформальное общение. Журналисты наверняка захотят сделать мини-интервью или просто пообщаться с докладчиками. Удобнее всего это сделать во время фуршета, что тоже немаловажно предусмотреть. Не забудьте про пресс-материалы, которые также должны присутствовать, независимо от типа мероприятия. Туда входят: пресс-релиз, бэкграундер, программа  мероприятия и др. материалы, которые вы посчитаете нужными. Ну и в заключение о мероприятий для СМИ несколько советов от Энни Гартон [13]:                      Критически важно подготовиться к встрече с журналистами по двум причинам: чтобы не сказать не то, что нужно, и для уверенности в том, что скажите то, что нужно. 

                    То, что вы скажете журналистам, только в лучшем случае будет тем, что они напишут. 

                    Готовьтесь, готовьтесь, готовьтесь.                     Репетируйте, репетируйте, репетируйте.